2021_CBS_05203 - Digitale transformatie - Project digitale werkplek - Goedkeuring

Binnen de digitale transformatiestrategie is een van de grote basisfundamenten dat we werken aan onze digitale volwassenheid, zodat onze medewerkers promotoren worden voor ons digitaal verhaal, onder andere door de uitbouw van een digitale werkplek. Op dit moment is de digitale werkplek van medewerkers van de groep stad Antwerpen een versnipperd IT-landschap met het gebruik van vele (gratis) tools.
Dit zorgt voor verschillende problemen:

• Complexiteit voor de eindgebruiker
• Geen eenduidige digitale vergadertool
• Privacy- en security-risico’s zoals verhoogde mogelijkheid tot datalekken, inbreuken tegen GDPR, …
• Rechten- en informatiebeheer risico’s voornamelijk met gedeelde documenten in combinatie met persoonlijke accounts

Kortom, de huidige mogelijkheden zijn onvoldoende om een professionele digitale samenwerking te faciliteren.
Een digitale werkplek biedt voordelen: de gebruiker staat centraal, informatie is overal en op ieder toestel beschikbaar, we doen meer in minder tijd, we kunnen gericht en eenvoudig communiceren, en dit alles met optimale aandacht voor veiligheid.

Na een marktverkenning is de inzet van een specifiek softwarepakket de beste keuze om de veiligheidsrisico's te beperken tot een aanvaardbaar niveau, de stedelijke werking te professionaliseren en te zorgen voor efficiëntiewinsten.

De licenties zal Digipolis Antwerpen via het raamcontract van C-Smart afnemen. C-Smart fungeert als een aankoopcentrale voor software voor lokale besturen. C-smart ontzorgt de lokale besturen van de werklast en de tijd die een overheidsopdracht vereist. 

De prijsonderhandelingen zitten in een finaal stadium. In dit collegebesluit geeft het college de opdracht om deze onderhandelingen af te ronden zodat de medewerkers vanaf september 2021 de eerste digitale vergaderingen kunnen organiseren. De verdere functionaliteiten van het pakket worden aansluitend uitgerold. Hiervoor zal een implementatiepartner aan boord worden genomen. In dit collegebesluit geeft het college de opdracht om ook hiervoor onderhandelingen binnen een bestaand raamcontract te voeren met het oog op de start van het project in september 2021. De aankoopdienst van Digipolis Antwerpen weegt de bestaande raamcontracten momenteel tegenover elkaar af. V-ict-or, C-Smart en de steden Brugge en Aalter werpen zich op als aankoopcentrales en bieden raamcontracten aan. 

In het voortraject zijn er inschattingen gemaakt van de kosten maar deze zijn nog niet finaal omdat de onderhandelingen nog lopen en de zoektocht naar een implementatiepartner ook nog loopt. 

De inschattingen zien er als volgt uit voor de periode van het huidige meerjarenplan tot en met 2025:

De schatting van de bedragen die voorzien moeten worden zijn als volgt verdeeld:

Uit de eerste berekeningen blijkt dat in het lopende meerjarenplan 2.734.833 euro exploitatiemiddelen bij Digipolis Antwerpen kunnen heraangewend worden om de digitale werkplek te financieren. Het gaat hierbij ondermeer om licentiekosten en opslagkosten die door het nieuwe pakket opgevangen worden. Daarnaast zou er sowieso een meeruitgave van circa 717.000 euro moeten voorzien worden in het meerjarenplan om de huidige vergaderlicenties te betalen. Voorlopig werd dit voorzien tot eind augustus 2021.

De investeringskosten omvatten de kosten voor de externe partner, de externe medewerkers bij Digipolis en eenmalig de licentieprijzen in 2021. De licentieprijzen vormen de volgende jaren de exploitatiekosten. 
Na de initiële investering, heeft de introductie van het nieuwe softwarepakket ook een impact op de investeringsuitgaven. We verwachten 10% van de gevraagde investeringen te kunnen opvangen binnen de standaardtool, waardoor we meer investeringen kunnen realiseren.

Een aantal AG’s stappen mee in het nieuwe softwarepakket en voorzien hier eigen middelen voor.  Hun licenties zitten mee in de onderhandeling.  (circa 10% van het totale aantal).

Resolutie 556 van het bestuursakkoord 2019-2024 bepaalt dat de stad Antwerpen maximaal blijft inzetten op een verdere digitalisering van de eigen werking. 
Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) keurde het college goed om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren. Met de centralisatie van het IT-budget werden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd. 
Op 18 december 2020 (jaarnummer 10471) keurde het college goed om een groepsbrede digitale strategie uit te tekenen tegen het tweede kwartaal van 2021.
Op 4 juni 2021 (jaarnummer 4447) keurde het college digitale projecten ter uitvoering goed, waaronder de digitale werkplek.  Er werd afgesproken om de digitale werkplek als project apart te agenderen wanneer er meer zicht is op de kostprijs. 
Op 25 juni 2021 ligt de groepsbrede digitale strategie ter goedkeuring voor bij het college.  

Voor de opstartkosten in 2021 (370.275 euro investeringskosten) kan het aanmoedigingsfonds binnen de doelstelling digitalisering en innovatie, aangesproken worden. Er is voldoende krediet beschikbaar op budgetadres 2100/5380100000/211/ 2LWS060201PA5942. De nodige middelen voor de invoering van de digitale werkplek zijn momenteel niet voorzien in het meerjarenplan. Bij aanpassing meerjarenplan 4 zal worden voorgesteld hoe deze middelen voor verdere uitrol worden voorzien op de doelstelling innovatie en digitalisering.