2021_CBS_06206 - Stadsarchief - Raadpleging bestuursdocumenten - Akten burgerlijke stand - Goedkeuring

De districtscolleges zijn verantwoordelijk voor de bewaring van de registers van de burgerlijke stand. De districtscolleges keurden op volgende data goed 1) dat de openbare akten van de burgerlijke stand verplaatst worden naar het Felixarchief uiterlijk in de loop van 2022; 2) dat vervolgens elk jaar de nieuwe openbare akten van de burgerlijke stand verplaatst worden naar het Felixarchief; en 3) keurden het reglement op het raadplegen van de openbare akten van de burgerlijke stand goed.

De gemeente staat in voor de raadpleging van de openbare akten, indien deze (nog) niet op elektronische wijze beschikbaar zijn gesteld door het Rijksarchief. Het Verslag aan de Koning stelt dat: 'de oude papieren registers ook raadpleegbaar zijn bij de gemeente waar de akte werd opgemaakt, indien het college van burgemeester en schepenen hiertoe heeft beslist’, voor de stad Antwerpen te lezen als districtcolleges.
Wanneer deze registers worden overgedragen naar het stadarchief is er een regeling nodig voor de raadpleegbaarheid. Het stadsarchief valt onder de bevoegdheid van het college.

De gemeente kan een retributie voor opzoekingen opleggen. Het verslag aan de Koning bij het KB vermeldt als rechtsgrond hiertoe art. 13 van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten. De vergoeding voor een afschrift mag niet meer bedragen dan de kostprijs. Het is mogelijk een vergoeding aan te rekenen voor een abnormaal hoog aantal documenten, zodat misbruiken uitgesloten worden. 

Het stadarchief kan een reproductie afleveren voor genealogisch, historisch en wetenschappelijk onderzoek aan het geldende tarief, dit voor akten waarvan de juiste datum gekend is. De tarieven die het stadsarchief hanteert zijn vastgelegd in het retributiereglement 2020-2025 op kopieën en reproducties, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 17 december 2019 (jaarnummer 802). Klanten kunnen ook zelf met smartphone, tablet en andere tools foto’s van documenten nemen (zonder flits) voor eigen studie. De regeling daarrond zit eveneens vervat in hetzelfde retributiereglement.

De wet van 18 juni 2018, zoals gewijzigd door de wet van 21 december 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van geschillenoplossing (BS 2 juli 2018). 

Het KB van 17 maart 2021 over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand, de verkrijging van uittreksels en afschriften van en de raadpleging van akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (BS, 31 maart 2021). 

Het Bestuursdecreet van 17 december 2018. 

De gecoördineerde Grondwet verleent bij artikels 41, 162/2°, 170 § 4 en 173 aan de gemeenten fiscale autonomie. 

Artikel 139 van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

Artikelen 125, 126, 127 en 132 van de nieuwe gemeentewet, voor zover zij de registers van de burgerlijke stand betreffen.

De wet van 18 juni 2018 beoogt in haar Titel 2 de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand. Deze wet regelt de oprichting van een Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) en de vereenvoudiging van de bestaande procedures en akten. 

Deze wet van 18 juni 2018, zoals gewijzigd door de wet van 21 december 2018, heeft de familierechtbank de bevoegdheid ontnomen met betrekking tot het verlenen van toestemming om bepaalde opzoekingen te laten verrichten of een eensluidend afschrift of een uittreksel te laten geven over de afstamming van de personen op wie de akte betrekking heeft. 

Daarnaast werd de termijn van openbaarheid van de akten van de burgerlijke stand van 100 jaar gedifferentieerd. Voor huwelijksakten is de termijn voortaan 75 jaar en voor overlijdensakten 50 jaar. Voor de overige akten werd de termijn van 100 jaar behouden. 

Het KB van 17 maart 2021 waarin de nieuwe termijnen voor genealogisch, historisch en wetenschappelijk onderzoek zijn vastgelegd is gepubliceerd op 31 maart 2021 en is van kracht sinds 1 mei 2021. 

Dit KB regelt: 

• door wie en op welke wijze de afschriften en uittreksels voor akten van respectievelijk meer dan 50, 75 en 100 jaar oud afgeleverd worden (art. 29, § 2, derde lid oud BW); en 
• op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden (art. 79 oud BW). 

Volgens dit KB staan de gemeenten in voor het aanbieden van registers van de burgerlijke stand als er geen digitale kopie beschikbaar is via het Rijksarchief en zijn er bepalingen voor genealogisch, historisch en wetenschappelijk onderzoek. 

Het Verslag aan de Koning, toegevoegd aan het KB van 17 maart 2021 stelt volgende: Het zijn de ambtenaren van de burgerlijke stand die de afschriften en uittreksels afleveren uit de DABS. Wanneer het evenwel de openbare papieren registers betreft, kunnen dit ook andere diensten van de gemeente zijn. In heel wat gemeenten worden deze registers immers beheerd door de gemeentelijke archiefdienst.

Het college van burgemeester en schepenen beslist of de registers die openbaar zijn volgens deze nieuwe termijn overgedragen worden naar het gemeentearchief, maar omdat in Antwerpen de binnengemeentelijke territoriale decentralisatie werd ingevoerd ligt deze bevoegdheid bij de districtscolleges. 

Niet-openbare akten:
Dit zijn de akten van overlijden van minder dan 50 jaar oud, de akten van huwelijk van minder dan 75 jaar oud en alle overige akten van minder dan 100 jaar oud. De raadpleging van deze niet-openbare akten van de burgerlijke stand gebeurt enkel door het afleveren van afschriften en uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt. Voor de stad wordt dit geregeld door de dienst loketwerking.

Openbare akten:
Vanuit alle Antwerpse districtscolleges werd een reglement opgemaakt voor de raadpleging in het district. Daarnaast beslisten de districtscolleges om de openbare akten van de burgerlijke stand tegen uiterlijk 2022 en daarna systematisch over te dragen aan het stadsarchief.