Volgens artikel 56 § 3 1° van het Decreet Lokaal Bestuur is het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
De afgelopen 10 jaar realiseerden AG Vespa en Politiezone Antwerpen in samenwerking verschillende bouwprojecten zoals vooropgesteld in het Masterplan huisvesting.
AG Vespa werkt als vastgoedbedrijf aan een leefbare en aantrekkelijke stad door vastgoed-, onderhouds-, bouw- en stadsprojecten te realiseren op een efficiënte, doelgerichte, klantvriendelijke en transparante manier, in een weloverwogen evenwicht binnen de driehoek maatschappelijke relevantie, kwaliteit en rendabiliteit.
Politiezone Antwerpen wil met duurzame en gezonde huisvesting, die voldoet aan de noden van de medewerkers van Politiezone Antwerpen, een maximale toegevoegde waarde leveren aan de kernactiviteiten van Politiezone Antwerpen. Bij de huisvesting van het personeel van Politiezone Antwerpen worden gezondheid, comfort, veiligheid, flexibiliteit en autonomie van de eindgebruiker nagestreefd binnen een concept van duurzaamheid met het oog op een zo performant mogelijke werking van de politiediensten.
De visies van beide organisaties moeten samen tot projecten leiden, waarin beide invalshoeken nog sterker en evenwaardiger samengebracht worden.
Samen willen AG Vespa en Politiezone Antwerpen in co-creatie de bestaande samenwerking consolideren, optimaliseren en formeler vastleggen in een afsprakennota. Deze co-creatie wordt niet alleen nagestreefd tussen AG Vespa en Politiezone Antwerpen, maar ook met alle actoren en gecontracteerde partners, om zo een optimale huisvesting voor de werknemers van Politiezone Antwerpen te creëren. Verder werd volgende gemeenschappelijke doestelling opgesteld: “AG Vespa en Politiezone Antwerpen streven samen naar kwalitatieve, duurzame, functionele en architecturaal sterke gebouwen die een gezonde en performante werkomgeving realiseren voor alle medewerkers van Politiezone Antwerpen, waarbij een goede gebruikersbeleving en doeltreffend onderhoud in de beheerfase centraal staan.”
Deze afsprakennota vervangt geenszins voorgaande bestaande samenwerkingsovereenkomsten, maar legt een aantal concrete en praktische afspraken rond de manier van samenwerken vast.
De afsprakennota bestaat uit vier delen: algemene afspraken, routing projectproces, operationele afspraken en bijlagen. De algemene afspraken zijn vaste afspraken, terwijl de aanvullen de delen variabel zijn in functie van voortschrijdend inzicht, wijziging van interne processen, optimalisaties in data-uitwisseling, etc., in onderling overleg kunnen aangepast worden.
Op grond van artikel IV.6 van de gecoördineerde beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en AG Vespa (gecoördineerde tekst goedgekeurd bij gemeenteraadsbesluit van 28/3/2011 jaarnummer 349 en bij besluit van de raad van bestuur van AG Vespa van 20 mei 2011 A30) werd in 2009 een samenwerkingsovereenkomst gesloten met Politiezone Antwerpen (specifieke klantenrelatie).
Artikel 5.3.3 van de beheersovereenkomst 2015 - 2019 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa (gemeenteraadsbesluit van 26 mei 2015, jaarnummer 284).
Op 21 september 2009 keurde de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst goed tussen de stad Antwerpen en AG Vespa voor het beheer van het politiepatrimonium (jaarnummer 1419).
Op 19 juli 2013 keurde het college het Masterplan huisvesting, passend binnen de nieuwe beleidsvisie goed (jaarnummer 6702).
Op 4 september 2015 keurde het college het principe van de verticale bevoegdheidsverdeling eigenaars- en huurdersonderhoud politiepatrimonium goed, waardoor het beheer van de gebouwen van Politiezone Antwerpen in de portefeuille van AG Vespa kwam (jaarnummer 6999).
Op 10 juni 2016 keurde het college de samenwerkingsovereenkomst goed tussen de stad Antwerpen en AG Vespa voor het huurdersonderhoud, dagelijkse werking en inrichtingswerken in de politiegebouwen. In deze samenwerkingsovereenkomst wordt gesteld dat alle inrichtingswerken ten laste zijn van Politiezone Antwerpen (jaarnummer 4473).
Op 30 mei 2016 keurde de gemeenteraad de projectspecifieke samenwerkingsovereenkomst tussen stad Antwerpen - Politiezone Antwerpen en AG Vespa goed voor het project Mastergebouw Politiezone Antwerpen (jaarnummer 353).
Op 25 september 2017 keurde de gemeenteraad het addendum nr. 1 van de projectspecifieke samenwerkingsovereenkomst tussen stad Antwerpen - Politiezone Antwerpen en AG Vespa goed voor het project Mastergebouw Politiezone Antwerpen (jaarnummer 550).
Het college keurt de afsprakennota tussen Politiezone Antwerpen en AG Vespa met betrekking tot het optimaliseren van de samenwerking goed.