Evenement 3x3 Masters is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.
De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement).
Het project kadert in het bestuursakkoord 2019-2024 en meer bepaald de doelstelling sport.
Dit evenement wordt volgens het evenementenkader zoals goedgekeurd door het college op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) ingedeeld in categorie 5 (overige ondersteund publiek evenement) en wordt dus vrijgesteld van:
Volgende kostenposten zullen worden aangerekend:
Dit evenement komt tevens in aanmerking voor het ontlenen van promotioneel materiaal van de stad Antwerpen en Sporting A (in kader van de returnafspraken met de organisator).
De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:
Alle nodige documenten voor de opmaak van de bestelbon zijn door de organisatie aangeleverd en toegevoegd aan de bestelbon.
De gevraagde documenten voor de verantwoording voor de ontvangen ondersteuning zijn opgenomen in de afsprakennota en zullen door de organisatie worden ingediend bij de stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen uiterlijk 15 oktober 2021.
Dit besluit keurt de afsprakennota goed.
Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.
Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen, en manifestaties 2021-2025 goed.
Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Op 17 december 2019 (jaarnummer 716) keurde de gemeenteraad het retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Op 17 december 2019 (jaarnummer 775) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor het tijdelijk verwijderen en herplaatsen van straatmeubilair goed voor de periode van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2025.
De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en het kaderbesluit met de basisprincipes van het ondersteuningsbeleid (gemeenteraadsbesluit van 26 oktober 2020, jaarnummer 595) zijn van toepassing.
Evenementenbureau Sportizon wil zaterdag 24 en zondag 25 juli 2021 op de Groenplaats het jaarlijks basketbalevenement '3X3 Masters' organiseren. Voor deze tiende editie in Antwerpen kunnen basketters van alle leeftijden zich op voorhand online inschrijven voor het tornooi. Zaterdag 24 juli 2021 worden de kwalificatiewedstrijden gespeeld en op zondag 25 juli 2021 tussen 09.30 uur en 20.00 uur wordt op de Groenplaats de finale van de 3X3 Masters-tour gespeeld, dit alles op (verplaatsbare) terreinen van FIBA Europe, de Europese basketballiga.
Het evenement is gratis toegankelijk, maar indien de op het ogenblik van het evenement geldende richtlijnen opgelegd door de hogere overheden naar aanleiding van de uitbraak van het COVID-19 virus slechts een maximum aantal bezoekers tegelijkertijd op de eventsite toelaten, zal er toegangscontrole worden voorzien om deze corona-maatregelen te kunnen naleven.
De opbouw van dit evenement start op vrijdag 23 juli 2021 08.00 uur. Afbraak volgt op zondag 25 juli 2021 aansluitend op de laatste wedstrijd.
De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek, promotioneel en financieel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:
De gemeenteraad keurde in de zitting van 31 mei 2021 (jaarnummer 319) de derde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 goed. Daarin werd de nominatieve ondersteuning goedgekeurd.
Op 27 november 2015 (jaarnummer 9832) keurde het college het algemeen principe voor het uitbetalen van toelagekredieten exploitatiebudget aan derden goed.
De ondersteuning zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad Antwerpen.
De organisatie dient ten allen tijde rekening te houden met de door de overheid opgelegde maatregelen tegen de verspreiding van het Corona virus.
De organisatie bezorgd nog een inplantingsplan van bovenvermeld evenement aan de afdeling Openbare Orde van de Politiezone Antwerpen.
Eveneens zal er een duidelijk protocol rond het verloop en organisatie van het evenement overgemaakt worden aan de afdeling Openbare Orde van de Politiezone Anwerpen.
Zowel het inplantingsplan als het protocol dient 7 werkdagen voor aanvang evenement toe te komen op de dienst Openbare Orde van de Politiezone Antwerpen (via mail).
Uitbreiding van de terrassen op de Groenplaats is niet mogelijk tijdens het evenement daar de hele zone binnen de tramsporen wordt ingenomen door het evenement.
De eventorganisator dient het maximum aantal toegestane decibels strikt te volgen.
Zorgen voor voldoende toiletten.
Zorgen voor een open zicht en toegankelijkheid waarborgen voor horeca en hun terrassen.
De eventorganisator tracht in samenspraak met de stad plaats te voorzien op het eventterrein voor stockage van het meubilair van de uitbreidingsterrassen.
Standplaats ambulante handel Groenplaats 1 wordt opgeschort van 23 juli 2021 tot en met 25 juli 2021.
Standplaats ambulante handel Groenplaats 2 kan blijven staan tijdens het evenement. Is afgetoetst bij de organisator.
Het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85 dB(A). Het maximum geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92 dB(A).
Het aandeel van zware bastonen gemeten 2 meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB.
Voorwaarden ter bescherming tegen brand- en paniekrisico’s
Brandweer merkt op dat dit advies geen betrekking heeft op de controle/het nazicht van de naleving van de vereiste maatregelen om de verspreiding van COVID 19 te voorkomen.
De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.
Link naar standaardvoorwaarden:
https://assets.antwerpen.be/srv/assets/api/download/ac0f87a0-92f5-4cb7-a10c-3483ee53c8bb/standaardvoorwaardenJaar2020.pdf
Aanvulling op standaardvoorwaarden nr. 2001 - plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein.
Er mogen geen opstellingen op de nooduitgangen (evacuatieluiken) van de ondergrondse parking Groenplaats geplaatst worden. Een doorgang minimaal de breedte van de luiken moet gewaarborgd worden t.b.v. evacuatie.
Standaardvoorwaarden:
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 16 en 17 december 2019 (jaarnummers 715 en 716) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname. Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname (de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat
onderstaande zaken worden gerespecteerd.
Algemeen
Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt
ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn
en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de
organisator doorgerekend worden.
1. Documenten
• De organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van
water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan.
• Water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater.
2. Mobiliteit
• Lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van
20km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders
afgesproken.
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel
uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of
wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig.
• Het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones
van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten worden voorzien en moet
er hiervoor een inplantingsplan wordt opgemaakt.
3. Infrastructuur en activiteit
• De organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen.
• Bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de
boomwortels niet beschadigen.
• Bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte.
• Onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of
opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering.
• Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen.
• Bij het gebruik van vuurkorven op de gazons/graslanden moet grasbescherming worden voorzien
onder de korven.
• Ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…) zijn niet toegestaan,
verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan .
• Er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen.
• Er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk
toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen
veroorzaken worden gebruikt.
4. Groenadvies:
Klein evenement4. Milieu & veiligheid
• Bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst
worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie
van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop
opgeruimd. Dit geldt ook ook het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten
het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de
organisator doorgerekend.
• Het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te
bieden in de publiekszones.
5. Schade
Bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte
VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden
aan de organisator.
Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en
die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak zal aangerekend worden aan de
organisator.
Vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren
van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van
beschermingsmaatregelen of incidentele schade.
Onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen
door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het
niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones.
Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door
de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling
van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein . Dit bedrag, samen met alle
kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal
aangerekend worden aan de organisator van het evenement.
Schade aan ander parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt
berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen
door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van
materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen.
Schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.
Het college keurt de effectieve organisatie door Sportizon NV van het evenement 3X3 Masters zoals hierboven beschreven, op datum van zaterdag 24 en zondag 25 juli 2021 op de Groenplaats in Antwerpen goed. Sportizon NV dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Deze goedkeuring kan vervallen indien de hogere overheid beslist maatregelen te nemen of te verlengen in functie van de bescherming van de volksgezondheid, meer bepaald ter voorkoming van de verdere verspreiding van het covid 19-virus. Indien omwille van deze maatregelen een wijziging van de evenementenplanning noodzakelijk is, kan deze goedkeuring eveneens komen te vervallen. De stad Antwerpen kan in geen enkel geval aansprakelijk worden gesteld indien dergelijke maatregelen genomen of verlengd worden.
Het college keurt de afsprakennota die loopt van 9 juli 2021 tot en met 31 augustus 2021 goed met de organisator van het evenement, Sportizon NV, Radiatorenstraat 23 te 1800 Vilvoorde.
Het college keurt de uitbetaling van de ondersteuning van 15.000,00 EUR goed aan de organisator, Sportizon NV, Radiatorenstraat 23 te 1800 Vilvoorde.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/BOF |
|
| SB/EFMF |
|
| Milieuvergunningen |
|
| SB/EFMF/MF |
|
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
Ondersteuning 3x3 Masters Sportizon NV Ondernemingsnummer: NBE 0473.072.958 | 15.000,00 EUR | budgetplaats: 5373015000 budgetpositie: 6496600 functiegebied: 2BRS030301A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 2SA070719 budgetperiode: 2100 | 4505125963 |