Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle huidige en toekomstige studenten. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. De organisatie van StuDay is een van de manieren om Antwerpen als studentenstad op de kaart te zetten. Na 16 succesvolle edities valt StuDay immers niet meer weg te denken uit het Vlaamse studentenlandschap. Het evenement kent in Vlaanderen een grote naamsbekendheid.
Dit evenement wordt volgens het stedelijk evenementenkader ingedeeld in categorie 1 (eigen georganiseerde publieke evenementen van de groep stad Antwerpen).
De organisatoren houden zich aan de richtlijnen van de hogere overheden naar aanleiding van de uitbraak van het COVID-19 virus, zoals gecommuniceerd op https://www.info-coronavirus.be/nl/faqs/.
Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.
Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Op 17 december 2019 (jaarnummer 716) keurde de gemeenteraad het retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.
Op 20 april 2021 diende A-IVA Antwerpen Studentenstad een aanvraag in voor de organisatie van StuDay 2021 op donderdag 30 september 2021 op het Sint-Annastrand, de wandeldijk en de evenementenweide aan de Kastanjedreef op Linkeroever.
A-IVA Antwerpen Studentenstad staat sinds 28 mei 2020 beter bekend als STAN, Student & Antwerp. Zij organiseren samen met de stad Antwerpen en zijn onderwijspartners op donderdag 30 september 2021 van 12.00 uur tot 22.00 uur StuDay, het grootste studentenevenement in de provincie Antwerpen aan het begin van het academiejaar dat zo veel mogelijk Antwerpse studenten tegelijk samenbrengt. StuDay brengt een gevarieerd aanbod dat alle studenten aanspreekt: je kan er ontmoeten, eten en drinken, dansen, sporten, naar muziek luisteren, chillen en deelnemen aan tal van activiteiten zoals een rollerdisco. StuDay 2021 zal georganiseerd worden in twee waves zodat zoveel mogelijk unieke studenten bereikt worden.
De organisatie mikt voor de editie 2021 in totaal op 15.000 bezoekers.
De opbouw van het evenement start op maandag 27 september 2021 om 06.00 uur en het einde van de afbraak is voorzien op vrijdag 1 oktober 2021 om 19.00 uur.
Het evenement wordt georganiseerd conform de corona-protocollen die op het moment van het evenement van kracht zijn.
Planning
Er worden vier podia voorzien waaronder een livestage en twee DJ-stages. Op deze podia krijgen een aantal jongeren speelkansen via een wedstrijd en zullen daarnaast onder andere Faisal, Aili en Klaps optreden.
STAN werkt samen met een concessionaris die het eet- en drankaanbod verzorgt aan studentvriendelijke prijzen.
Uur | Activiteit |
11.30 uur | Start Bike Repair Shop en mobiliteitsdorp |
12.00 uur | Opening deuren wave 1 |
12.30 uur | Start hoofdpodium |
13.00 uur | Start dj podium op de weide en roller disco |
16.40 uur | Eind muziek op de verschillende podia – Einde voor wave 1 |
17.00 uur | Opening deuren wave 2 |
17.15 uur | Start hoofdpodium |
22.00 uur | Einde muziek op alle podia – einde evenement |
Duurzaamheid
Elk jaar zet STAN stappen om zijn werking duurzamer te maken. Ze kiezen bewust voor herbruikbare bekers, een flyerverbod, circulair gebruik van materialen en een uitnodiging voor de bezoekers om al trappend, stappend of trammend mee te komen vieren.
De organisatie voorziet een betalend aanbod van herbruikbare bekers. De concessionaris gebruikt deze bekers en serveert zijn voeding op biologisch afbreekbare recipiënten. Zo zorgen ze voor minder en beter gescheiden afval op StuDay.
Ter hoogte van de Jachthavenweg en fietsenparking zet de organisatie in op duurzame mobiliteit met diverse aanbieders die de studenten informeren over duurzame mobiliteitsopties en deelsystemen. Ze bieden ook tot 120 studenten een gratis nazicht aan in de Bike Repair Shop.
Mobiliteit
Linkeroever is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en/of deelsystemen. Verschillende mobiliteitspartners zetten zich extra in om studenten naar Linkeroever en terug te brengen.
De organisatie maakte hiervoor afspraken met De Lijn, DeWaterbus, de veerboot, Bird en de Voetgangerstunnel. Zo voorziet de voetgangerstunnel extra security doorheen de dag en kosten ritten van Bird naar Linkeroever slechts 1,00 EUR op 30 september 2021. Het ticket van DeWaterbus van 1,00 EUR kan je nadien zelfs omruilen voor een duoticket ter waarde van 5,00 EUR.
De studenten worden via verschillende kanalen op de hoogte gebracht hoe ze best te voet of met de fiets Linkeroever bereiken.
De lokale politie zorgt voor een goed verloop tijdens de drukste momenten, dit is bij het begin en einde van elke wave.
Veiligheid
Om de veiligheid te garanderen op het terrein zal de organisatie samenwerken met G4S event security. Zij zorgen voor ordehandhaving in samenwerking met de politie, bewaken de inkomzone en de doorgangen, zorgen ervoor dat herrieschoppers aan de politie worden overgedragen en controleren bezoekers zodat ze geen verboden middelen, drank van buitenaf of wapens mee binnen smokkelen.
Samen met de politie zorgt de security er ook voor dat studenten op een veilige manier het festivalterrein kunnen bereiken en nadien weer veilig naar huis kunnen gaan.
Communicatie naar bewoner en bezoeker
Er wordt op verschillende manieren naar bewoners en bezoekers gecommuniceerd over het evenement:
Reclame op festivalsite
In het verleden werd het stedelijk evenement StuDay geconfronteerd met bedrijven die in de onmiddellijke omgeving van het festivalterrein reclame maakten zonder een betalend partnership aan te gaan. Dit is vanzelfsprekend oneerlijke concurrentie ten opzichte van bedrijven die wel een partnership opnemen. Betalende partners zijn nodig om het evenement betaalbaar te houden. Daarom vraagt A-IVA Antwerpen Studentenstad de goedkeuring om binnen onderstaande perimeter op donderdag 30 september 2021 van 11.00 uur tot 23.00 uur geen ambulante standen of reclameacties op het openbaar domein toe te laten. De perimeter omvat volgende straten en parken: Thonetlaan, Jachthavenweg, Kastanjedreef, Wandeldijk, Gloriantlaan, Charles de Costerlaan, Frederik van Eedenplein, Blancefloerlaan, Beatrijslaan.
met extra voorwaarden (zie advies BW in bijlagen van het evenementendossier)
Om te voorkomen dat bezoekers in het water gaan moeten er op het strand stewards/beveiligers worden voorzien die dit bewaken en de mensen aanspreken als ze dit toch doen (kan bv ludiek in de vorm van redders zoals in Baywatch op een hoge stoel met megafoon,…). Het benodigde aantal moet worden onderzocht in een risicoanalyse.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 16 en 17 december 2019 (jaarnummers 715 en 716) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname. Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)
De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.
De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.
De nadruk van het mobiliteitsplan ligt op de duurzame verplaatsing naar Linkeroever. Er werden verschillende extra initiatieven uitgewerkt om de oversteek van rechter naar linkeroever in de kijker te zetten. Met verschillende partners werden (financiële) gunstige afspraken gemaakt voor het gebruik van multimodale vervoersmiddelen (combinaties velo, bird steps, waterbus, ..).
Duidelijk over de bereikbaarheid communiceren op de website en via andere kanalen. De extra mogelijkheden en voordelige transportmogelijkheden in de kijker zetten.
Op deze locaties zijn de gebruikelijke veiligheidsvoorwaarden (politie/brandweer) van toepassing en moet de gebruiker rekening houden met volgende bijkomende voorwaarden die specifiek van toepassing zijn op deze locatie.
1. De Wandeldijk wordt tijdelijk ter beschikking gesteld in de staat waarin hij zich bevindt van 30/9 tot 4/10 2021.
2. Het terrein wordt ter beschikking gesteld voor de organisatie van studay 2021 zoals beschreven in het e-formulier 147104, zonder dat een stilzwijgende verlenging mogelijk is.
3. Beschadigingen aan de openbare weg en/of private eigendommen, alsmede vervuilingen zijn ontoelaatbaar. Na afloop van het evenement dient het terrein netjes en in zijn oorspronkelijke staat te worden achtergelaten.
4. De gebruiker waarborgt een vrije doorgang van ten minste 4 meter breed en hoog voor de voertuigen van de hulp- en veiligheidsdiensten.
5. De stad Antwerpen neemt geen bewakingsplicht op zich. De gebruiker staat zelf in voor een degelijke en onafgebroken bewaking; hij is alleen aansprakelijk, ter algehele ontlasting van de stad Antwerpen, voor alle schade en ongevallen, die rechtstreeks of onrechtstreeks en aan gelijk wie of wat veroorzaakt zouden worden als gevolg van het gebruik van het terrein;
Specifieke voorwaarden:
6. De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele ongevallen en moet de nodige maatregelen treffen om deze te voorkomen; hij gebruikt de bedoelde terreinen op eigen kosten en risico en moet alle eventuele schade vergoeden.
7. De gebruiker sluit een polis burgerlijke aansprakelijkheid af die de risico’s dekt die een dergelijk evenement met zich meebrengen. De stad wijst alle verantwoordelijkheid af.
U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Ook de maatregelen, genomen door hogere overheden, die de verspreiding van het coronavirus tegengaan, zoals beschreven in de geldende Ministeriële Besluiten, omzendbrieven, politieverordeningen en protocollen, zijn van toepassing. De organisator ziet er op toe dat deze nageleefd worden tijdens de duur van het evenement (van opbouw tot afbouw) zoals de maatregelen op dat moment gelden.
Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
Het gemiddelde geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow wordt overschreden is hieraan niet voldaan;
Het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
Op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II.Dit houdt in dat:
1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
De meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan ten allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
Het aandeel van zware bastonen gemeten FOH dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 15 dB.
De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (MI@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van geluidsoverlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
Het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).
mits er rekening wordt gehouden met het advies dat te vinden is in de bijlage van het digitale evenementendossier.
Mits naleving van het evenementenkader en de politiecodex.
De organisatie dient ten allen tijde rekening te houden met de door de overheid opgelegde maatregelen tegen de verspreiding van het Coronavirus, die gelden op het moment dat het evenement zal plaatsvinden. Meer info op https://www.info-coronavirus.be/
graag aan de organisatie doorgeven dat afspraken omtrent de passage aan de horeca en handelszaken nodig zijn, alsook dat de toegankelijkheid van de omliggende zaken steeds gewaarborgd blijft.
Het college keurt de effectieve organisatie van StuDay 2021, zoals hierboven beschreven, op 30 september 2021 op het Sint-Annastrand, de wandeldijk en de evenementenweide aan de Kastanjedreef op Linkeroever door A-IVA Antwerpen Studentenstad goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. Deze goedkeuring kan vervallen indien de hogere overheid beslist maatregelen te nemen of te verlengen in functie van de bescherming van de volksgezondheid, meer bepaald ter voorkoming van de verdere verspreiding van het covid 19-virus. De stad Antwerpen kan in geen enkel geval aansprakelijk kan worden gesteld indien dergelijke maatregelen genomen of verlengd worden.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/BOF |
|
|
MV/Stadstoezicht
|
om voldoende toezicht te houden in de perimeter.
|
| SB/Groendienst | om het evenemententerrein gebruiksklaar en toegankelijk te maken. |
| STAN | om met de omliggende horeca afspraken te maken aangaande bereikbaarheid en overlast. |