2021_CBS_09929 - Consultancy en gebruik dashboard voor schoonmaak - Vastlegging krediet voor de periode januari tot en met december 2022 - Goedkeuring

Dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17/12/2018.

Deze vastlegging omvat de vastlegging 2022 op budgetplaats 5281000000 voor VSR-controles, consultancy schoonmaak en dashboard KPI's en financiële opvolging (GRIP). 

VSR- Controles

VSR-controles zijn een systeem dat de kwaliteit van het schoonmaakwerk volgens objectieve technische criteria vaststelt. Dit geautomatiseerde systeem speelt een belangrijke rol in het contact tussen de stad Antwerpen en het schoonmaakbedrijf, omdat hiermee op voorhand een minimum aanvaardbaar niveau wordt vastgelegd en een objectief onderscheid gemaakt wordt tussen goed en slecht schoonmaakonderhoud. Bovendien kunnen er tijdens de controles of aan de hand van het verslag signalen worden gegeven naar enerzijds het directe toezicht op de schoonmakers en anderzijds naar het overleg tussen de stad Antwerpen en het schoonmaakbedrijf over het gekozen programma van eisen en over mogelijk te nemen preventieve maatregelen. 
De VSR-controles worden gelopen door een gekwalificeerd medewerker. 

De raming voor de consultancy is gebaseerd op vier keer per jaar een controle van de gebouwen in volgende luiken binnen de raamovereenkomst:

• loketten en districten;
• huizen van het kind;
• musea;
• publieke gebouwen;
• technische gebouwen.

Voor de gebouwen in volgende luiken binnen de raamovereenkomst wordt twee keer per jaar een controle voorzien: 

• kinderdagverblijven;
• Atlas;
• politiezone Antwerpen.

Het totale bedrag voor de VSR-controles bedraagt 95.928,80 EUR inclusief btw.

Consultancy

In 2022 wordt de nieuwe raamovereenkomst schoonmaak uitgewerkt. Het is de bedoeling om de verschillende bestekken met betrekking tot schoonmaak samen te voegen in één grote aanbesteding en een verdere professionalisering van de schoonmaak mogelijk te maken. 

De dienst Stadsbeheer/Exploitatie en Facilitair Beheer/Schoonmaak verwacht dat er ongeveer 185 uur consultancy nodig zal zijn voor het opmaken van het nieuwe bestek en andere consultancyvragen vanuit de stad Antwerpen en haar partners. Het uurtarief voor consultancy bedraagt 96,80 EUR inclusief btw. Wanneer al deze uren worden ingezet, zal het totale bedrag voor consultancy 17.908,00 EUR inclusief btw bedragen.
Hiervan wordt al 11.938,67 EUR inclusief btw vastgelegd in deze bestelbon. Wanneer dit budget werd opgebruikt, zal een nieuwe bestelbon worden opgemaakt voor de overige uren. Het overige budget wordt nog niet vastgelegd, zodat dit nog flexibel kan ingezet worden voor andere opdrachten (zoals bijvoorbeeld bijkomende VSR-controles) indien dit niet nodig is voor de consultancy-opdracht.

Dashboard KPI's en financiële opvolging

De stad Antwerpen maakt gebruik van een dashboard (genaamd GRIP) voor de opvolging van de KPI's die werden vastgelegd en de financiële opvolging van de schoonmaak van zowel de forfaitaire bedragen als de extra werken. KPI's, of Key Performance Indicatoren zijn indicatoren waarmee de stad Antwerpen de prestaties van GOM kan nagaan om te kijken of ze voldoen aan de bestekeisen.

Maandelijks betaalt de stad Antwerpen een licentiekost voor deze toepassing (GRIP). De kost bedraagt 2.050,95 EUR inclusief btw per maand. De jaarkost voor deze licenties is 24.611,40 EUR inclusief btw.

Artikel 43 §4 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt dat als een raamovereenkomst is gesloten met één enkele deelnemer, de erop gebaseerde opdrachten aan hem worden gegund volgens de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.

Het college keurde op 26 juli 2019 (jaarnummer 6210) de gunning goed voor kwaliteitscontroles en -metingen van externe schoonmaakdiensten, op basis van bestek GAC_2019_00740, aan Atir België, Kunstlaan 56, 1000 Brussel met ondernemingsnummer BE0883.398.301.

Met dit besluit wordt de vastlegging van het krediet voor consultancy en gebruik van het dashboard voor schoonmaak controles en financiële opvolging voor de periode van januari tot en met december 2022 goedgekeurd.