2021_CBS_06851 - Stedelijk patrimonium. Stadhuis, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen - Nieuwe voorwaarden marktoproep - Goedkeuring

Artikel 56 §3 van het Decreet Lokaal Bestuur: “Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor:
1° de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.”

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa goed. Specifiek met betrekking tot het stedelijk patrimonium zijn onder andere volgende artikels van toepassing:

• in artikel 6 §3 wordt de opdracht aan AG Vespa voor het patrimoniumbeheer van het stedelijk patrimonium omschreven;
• in artikel 7, lastgeving stedelijk patrimonium, verleent de stad Antwerpen een volmacht aan AG Vespa om in het kader van de verhuur, concessieverlening of terbeschikkingstelling aan derden van stedelijk patrimonium, alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen (naamlening). In hetzelfde artikel geeft de stad Antwerpen volmacht aan AG Vespa om in het kader van de realisatie van bouw-, onderhouds- en publieke domein projecten alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen voor wat betreft het stedelijk patrimonium; onder deze lastgeving valt expliciet ook de bevoegdheid tot het nemen van alle beslissingen in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot het stedelijk patrimonium;
• in artikel 11 §2 staat dat in uitvoering van de beheersovereenkomst, de stad Antwerpen alle kosten die AG Vespa opneemt, ten laste neemt. 

Gelet op het feit dat de vorige oproep zonder resultaat is gebleven, wordt voorgesteld om een nieuwe marktoproep te lanceren voor de linkervleugel (zijde Suikerrui) van het stadhuis, waarbij de voorwaarden en procedure gewijzigd worden met het oog op het bereiken van meer potentiële kandidaten, als volgt:

Concessievoorwaarden

1. Voorwerp

Het voorwerp van de concessie betreft de ruimten op het gelijkvloers en in de kelderverdieping in de linkervleugel van het stadhuis (zijde Suikerrui), zoals aangeduid op de plannen in bijlage:

• gearceerd in rode kleur: gemengd gebruik;
• niet-gearceerd in rode kleur: exclusief gebruik voor de concessiehouder.

De centrale foyer op het gelijkvloers is een circulatieruimte, ook voor de werking van het stadhuis. De concessiehouder kan daar mits de nodige afspraken ook tijdens de openingsuren van het stadhuis activiteiten organiseren.

Het voorwerp van de concessie kan later aan alsdan te bepalen voorwaarden worden uitgebreid met (een deel van de) rechtervleugel van het stadhuis, zonder dat hierover garanties worden gegeven.

2. Duurtijd en verlenging

De concessie wordt afgesloten voor een periode van vijf jaar. 

De duurtijd van de concessie is bij het verstrijken van voormelde termijn mogelijk verlengbaar voor een zelfde periode van vijf jaar na positieve evaluatie. 

3. Bestemming

De concessiehouder voorziet een kwalitatieve bestemming en verbindt zich ertoe de bestemming zoals uitgewerkt in het projectvoorstel te realiseren.

De volgende activiteiten of functies zijn niet toegelaten:

• levensbeschouwelijke en politieke getinte activiteiten;
• activiteiten die imagoverlagend zijn of geluids- en of geurhinder met zich meebrengen;
• het uitbaten van een terras;
• een bestemming met een gelijkaardige invulling/concept als het bezoekerscentrum of het belevingscentrum 'The Antwerp Story' in Het Steen;
• een concept dat uitsluitend restaurant of café als hoofdfunctie heeft.

4. Concessievergoeding

Ingevolge het schattingsverslag van de afdeling Landmeters en Schatters van AG Vespa wordt de jaarlijkse concessievergoeding bepaald op 32.400,00 euro (excl.btw).

De kosten die betrekking hebben op de herstellingen, het onderhoud en het verbruik van de gemeenschappelijke delen en installaties zijn mee verrekend in de voormelde geschatte concessievergoeding.

5. Waarborg

De concessiehouder dient een waarborg te stellen ten belope van drie maanden concessievergoeding.

6. Belastingen en taksen 

Belastingen en andere kosten verbonden aan het gebruik en het genot van het goed, inclusief de onroerende voorheffing, zijn ten laste van de concessiehouder.

7. Onderhoud en herstellingen

De concessiehouder staat in voor het huurdersonderhoud van de ruimten die hij exclusief in gebruik heeft.  De stad Antwerpen staat in voor het eigenaarsonderhoud.

8. Nutsvoorzieningen
Het verbruik van gas, water en elektriciteit in de ruimten die de concessiehouder exclusief in gebruik heeft en waarvoor de concessiehouder niet zelf rechtstreeks een contract kan afsluiten, zal aan de concessiehouder worden aangerekend indien in deze ruimten individuele tellers of tussentellers en caloriemeters konden geplaatst worden.

9. Gemeenschappelijke kosten

De stad Antwerpen staat in voor de kosten verbonden aan het onderhoud, het verbruik en de herstellingen van de gemeenschappelijke delen en installaties (huurders- en eigenaarsonderhoud).

De gemeenschappelijke kosten en lasten bevatten onder meer:

• kosten voor het verbruik van water, gas, verwarming en verlichting;
• kosten voor het onderhoud (inclusief materiaal en benodigdheden), herstelling, verzekering en controle van de gemeenschappelijke installaties, zoals onder meer HVAC, het ventilatiesysteem, het alarmsysteem, de liften, gasinstallatie, het brandbeveiligingssysteem, het sanitair en het toegangssysteem;
• schoonmaak gemene delen (met uitzondering van schoonmaak na events of schoonmaak ingevolge nalatigheid van de concessiehouder).

10. Inrichting, verbouwingen en werken

De concessiehouder voorziet zelf in meubels en andere roerende goederen. Hij legt eventuele inrichtingswerken ter goedkeuring voor aan AG Vespa.

11. Samenwerking met het stadsbestuur

• de concessiehouder  organiseert zijn activiteiten in synergie met de dienstverlening van het stadsbestuur en de intrinsieke werking van het stadhuis;
• de concessiehouder stelt de polyvalente ruimte en de keuken in de kelderverdieping maximum 10 keer per jaar kosteloos ter beschikking aan de stad Antwerpen (principe van de stadsdagen);
• de concessiehouder zal de aangeduide contactpersoon van de stad Antwerpen informeren over de activiteiten die hij organiseert via een gemeenschappelijke agenda die door de stad Antwerpen zal worden gefaciliteerd;
• uit veiligheidsoverwegingen kan de stad Antwerpen, mits motivatie, de exploitatie tijdelijk sluiten. Deze verplichte sluiting zal als overmacht gelden;
• afgevaardigden van AG Vespa en de stad Antwerpen kunnen de nakoming van de contractuele verplichtingen van de concessiehouder ieder jaar evalueren.

12. Onderverhuur en sub-concessie

Onderverhuur en het toestaan van een sub-concessie is toegelaten mits voorafgaandelijke goedkeuring van het contract door AG Vespa.

Oproep (voornaamste principes)

De oproep wordt gelanceerd via een systeem van biedingen onder gesloten omslag. Iedere kandidaat dient een financieel bod en een projectvoorstel in.

Bij de beoordeling van de kandidaten houdt de jury rekening met de hierna opgesomde criteria. 

Beoordelingscriteria

Projectvoorstel (65%)

1. Inhoudelijk voorstel (40%)

Na de restauratie van het stadhuis wenst de stad Antwerpen de gelijkvloerse verdieping van het gebouw open te stellen voor haar bewoners, bezoekers en toeristen. De stad Antwerpen wenst bij voorkeur dat de toekomstige exploitatie een breed publiek aantrekt en levendigheid met zich meebrengt.
Het staat de exploitant vrij om een invulling of bestemming te voorzien in de kelderverdieping en in de foyer buiten de openingsuren van het stadhuis die niet bestemd zijn voor het grote publiek.

Beoordelingselementen:

• de mate waarin de exploitant een zo breed mogelijk publiek aantrekt en de voorgestelde activiteiten laagdrempelig zijn;
• de mate waarin het concept levendigheid met zich meebrengt;
• de openingsuren van de exploitatie en hoe deze openingsuren ervoor zorgen dat het stadhuis toegankelijk is voor het brede publiek;
• een link met de stad Antwerpen wordt positief gewaardeerd.

2. Inrichtingsvoorstel en plan van aanpak (weging 25%)

De invulling en inrichting van de ruimten leunen aan bij de algemene “look and feel” van het stadhuis waarbij de voorkeur wordt gegeven aan een authentieke uitstraling en duurzame materialen. De kandidaat-concessiehouder voegt een inrichtingsplan en moodboard toe aan het projectvoorstel.

De kandidaat bezorgt een plan van aanpak waarin hij de timing van de inrichtingswerken en de opstart van de exploitatie weergeeft. Hierbij gaat de voorkeur naar een snelle opstart van de exploitatie. Indien de streefdatum van februari 2022 voor de kandidaat-concessiehouder niet haalbaar is, zal de kandidaat aangeven welke mogelijkheden er zijn om minstens een gedeelte van de exploitatie reeds op te starten of een beperktere invulling te voorzien tegen februari 2022. 

Beoordelingselementen:

• de mate waarin de geplande inrichting een kwalitatieve uitstraling heeft en past bij de 'look and feel' van het stadhuis;
• het vooropgestelde moment van de opening van de exploitatie;
• de mate waarin de vooropgestelde timing van de opening (of gedeeltelijke opening) van de exploitatie realistisch is.

Financiële haalbaarheid (15%)

De inschrijver legt een degelijk onderbouwd businessplan voor. De jury beoordeelt de financiële haalbaarheid aan de hand van de voorgelegde documenten.

Bod (10%)

De inschrijver doet een voorstel van de jaarlijkse vergoeding die hij bereid is aan de stad Antwerpen te betalen. De minimale concessievergoeding bedraagt 32.400,00 euro (excl. btw).

Kennis en relevante ervaring (10%)

De kandidaat toont aan dat hij in staat is het voorgestelde project succesvol te volbrengen door middel van één of meerdere referenties.

Onderhandelingen en toewijzing 

Een jury bestaande uit medewerkers van AG Vespa, de stad Antwerpen en eventueel een extern jurylid, beoordeelt de verschillende projectvoorstellen.

AG Vespa heeft de mogelijkheid om alle, één of meerdere kandidaten uit te nodigen voor één of meerdere onderhandelingsronde(n), teneinde het (de) voorstel(len) te optimaliseren zodat deze beter beantwoorden aan de vooropgestelde doelstellingen en ambities.

AG Vespa behoudt zich ook het recht voor om de concessie meteen te gunnen, zonder het voeren van onderhandelingen, of om niet te gunnen.

Het college keurde op 25 oktober 2019 (jaarnummer 8652) goed om een publieke oproep te lanceren voor de exploitatie van de publieke ruimten op het gelijkvloers en de polyvalente ruimte in de kelderverdieping van het stadhuis.

Op 23 oktober 2020 (jaarnummer 8803) keurde het college principieel de voornaamste concessievoorwaarden en beoordelingscriteria voor het lanceren van de marktoproep goed. Het college gaf opdracht aan AG Vespa om de procedure te organiseren, af te handelen en de overeenkomst te sluiten.

De raad van bestuur van AG Vespa keurde op 18 december 2020 (jaarnummer 138) het bestek goed voor de exploitatie van het gelijkvloers en de kelderverdieping van het stadhuis. Gezien de opgelegde voorwaarden en vereisten werd de opdracht gekwalificeerd als een concessie voor diensten. Er werd gekozen om de procedure in één fase te organiseren met de mogelijkheid om onderhandelingen te voeren met de partijen die zich kandidaat hebben gesteld. 

Het bestek werd gelanceerd op 1 februari 2021. Geïnteresseerden konden een offerte indienen via e-tendering tot uiterlijk 3 mei 2021. Er werd uiteindelijk geen geschikte kandidaat gevonden zodat de procedure zonder resultaat werd stopgezet.