Terug2021_CBS_06943 - Tall Ships Races 2022 - Vastlegging krediet Host Port Fee 2021, voorschot evenementenbureau 2021 en aanpassing 2019 en 2020. Samenwerkingsovereenkomst. Ondertekening - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17/12/2018 is van toepassing.

The Tall Ships Races is een evenement dat vele duizenden bezoekers naar de Scheldekaaien brengt en de Antwerpenaren op een mooie, inspirerende manier eraan herinnert dat hun stad intens met de stroom en met de haven verbonden is. Dit evenement bouwt mee aan de uitstraling van de stad Antwerpen zowel in binnen- als buitenland. Het brengt heel wat bezoekers naar de stad Antwerpen.

De stad Antwerpen zal in samenwerking met het Havenbedrijf Antwerpen van 22 tot en met 25 juli 2022 dit evenement hosten.

Alle kosten voor de organisatie van het evenement worden, idem aan de vorige editie, initieel betaald door Havenbedrijf Antwerpen en vervolgens gedeeltelijk teruggevorderd van stad Antwerpen.

Omdat stad Antwerpen de btw niet kan recupereren en Havenbedrijf Antwerpen slechts voor 50% de btw kan recupereren, zal Havenbedrijf Antwerpen 25% van de btw, die normaal gezien betaald dient te worden door stad Antwerpen, op zich nemen.

Dit betekent dat Havenbedrijf Antwerpen alle facturen voor de organisatie van het evenement volgens verdeelsleutel 47,73% plus 21% btw zal terugvorderen van stad Antwerpen zodat het totaalbedrag voor beide partijen inclusief btw hetzelfde is.

Voor het huidige jaar 2021 zal het Havenbedrijf Antwerpen de facturen voor de host port fee 2021, alsook het tweede voorschot aan het evenementenbureau gedeeltelijk terugvorderen van stad Antwerpen volgens deze verdeelsleutel.

Gezien het reeds teruggevorderde gedeelte van stad Antwerpen berekend was met een verdeelsleutel waarbij het Havenbedrijf Antwerpen de btw nog volledig kon recupereren en hierdoor 50% van de btw, die normaal gezien betaald dient te worden door stad Antwerpen op zich zou nemen, zal een herziening van dit bedrag geregeld worden via een bijkomende terugvordering en dit voor de host port fee van 2019 en 2020, alsook voor het eerste voorschot aan het evenementenbureau van 2020.

De afspraken tussen stad Antwerpen en Havenbedrijf Antwerpen, inclusief de financiële afhandeling ten opzichte van de organisator Tall Ships Races International Limited en het evenementenbureau Balthazar Events, zijn opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst toegevoegd aan dit besluit.

In toepassing van Artikel 30 §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten worden de volgende voorwaarden bepaald voor het in-house-toezicht waardoor de opdracht buiten het toepassingsgebied van de wet overheidsopdrachten valt:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;

2° meer dan 80 % van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; en

3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Op 31 oktober 2019 (jaarnummer 8956) keurde het college de overeenkomst met Tall Ships Races International Limited goed, alsook de uitbetaling van de host port fee voor 2019.

Op 10 juli 2020 (jaarnummer 6037) keurde het college de correctiebestelling voor de host port fee van 2020 goed.

Op 11 december 2020 (jaarnummer 10325) keurde het college de vastlegging van het krediet voor het eerste voorschot aan het evenementenbureau goed.

De gemeenteraad keurde in de zitting van 31 mei 2021 (jaarnummer 319) de derde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 goed. Daarin werd het exploitatiebudget goedgekeurd.

Er is voldoende budget beschikbaar op 5373000000/6141/2BRS030301A00000/2SA070719.

De host port fee 2021 bedroeg 36.000,00 Britse pond. Het Havenbedrijf Antwerpen heeft  41.648,16 EUR overgemaakt aan Sail Training International. Hiervan vorderen zij 47,73% of  19.878,67 EUR plus 21% btw terug van stad Antwerpen.

Het tweede voorschot aan het evenementenbureau bedraagt 123.742,60 EUR. Het Havenbedrijf Antwerpen zal hiervan 47,73% of 59.062,34 EUR plus 21% btw terugvorderen van stad Antwerpen.

Het Havenbedrijf Antwerpen zal een bijkomend bedrag van 17.302,69 EUR inclusief btw terugvorderen van stad Antwerpen voor:

• host port fee 2019 - bedrag volgens nieuwe verdeelsleutel inclusief btw is 25.139,43 EUR - reeds betaald 23.833,44 EUR inclusief btw met bestelbon 4105049611 ter vervanging van bestelbon 4005359335 plus een correctiebestelbon 4105049937 - verschil 1.305,99 EUR inclusief btw;
• host port fee 2020 - bedrag volgens nieuwe verdeelsleutel inclusief btw is 24.460,26 EUR - reeds betaald 23.189,30 EUR inclusief btw met bestelbon 4105050319  - verschil 1.270,96 EUR inclusief btw;
• voorschot evenementenbureau 2020 - bedrag volgens nieuwe verdeelsleutel inclusief btw is 85.903,99 EUR - reeds betaald 71.178,25 EUR inclusief btw met bestelbon 4005429345 - verschil 14.725,74 EUR inclusief btw.

Er is voldoende marketing- en communicatiebudget beschikbaar op 5317600000/6141/2SBS060105A00000/2SA080119.