2021_CBS_10197 - Organisatie en logistieke ondersteuning - MAD festival 2022 - 6 tot en met 9 januari 2022 - Goedkeuring

• De site en gebouwen na de activiteiten steeds goed afsluiten;
• Bezoekers parkeren hun wagens buiten de site, fietsen op juiste plaats op de site; 
• Binnen de afgesproken zones blijven, ook bij het parkeren / laden en lossen;
• Bij het parkeren / laden en lossen steeds zorgen dat er een goede doorgang is voor het stadspersoneel en de hulpdiensten;
• Afval zelf afvoeren en niet op het terrein achter laten;
• Toegang in de dokken en over de dokdeuren is verboden, tenzij anders afgesproken;
• Elke schade of calamiteit direct melden aan sitebeheer;
• Na het einde van het evenement de site en gebouwen in de oorspronkelijke staat achterlaten, tenzij anders afgesproken.

• Gemaakte afspraken respecteren
• Principe geen transporten of opstellingen op graszone (wel wat is overeengekomen)
• Geen schade veroorzaken, afval achterlaten
• Respecteren van andere gebruikers, bezoekers

Standaardvoorwaarden 

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 16 en 17 december 2019 (jaarnummers 715 en 716) wordt voldaan.

Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname. Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad. 

De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement. 

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.

Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.

De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname

(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. 

Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend. 

Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.

Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.

Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat. 

De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud. 

Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

Na de nodige aanpassingen door de organisator kunnen we mits het naleven van de besproken voorwaarden voorwaardelijk akkoord gaan met dit evenement. 

Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat 

onderstaande zaken worden gerespecteerd.

Algemeen

Bij evenementen met een grote impact op het park/groenzone neemt de organisator ten laatste 

drie weken voor de opbouw van het evenement contact op met een verantwoordelijke van de 

groendienst voor een rondgang. Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt.

Zolang deze rondgang niet is gebeurd zal de groendienst geen definitief gunstig advies voor het 

evenement geven.

Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt 

ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn 

en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de 

organisator doorgerekend worden.

1. Documenten

• De organisator voegt bij zijn AGEV-aanvraag steeds een inplantingsplan, waarin duidelijk wordt 

aangegeven waar alle installaties/voorzieningen worden ingeplant, materialen gestockeerd 

en via welke toegangen en wegen de leveringen worden voorzien. Indien er voor het park een 

evenementenzonering is opgemaakt zal de organisator zich daar aan houden.

• Voor middelgrote of grote evenementen wordt er een slecht weer scenario verwacht. 

• De organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van 

water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan. 

• Water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater. 

2. Mobiliteit

• Lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 

20km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders 

afgesproken. Wanneer er veel verkeer in het park wordt verwacht, is het aanstellen van een 

steward, die de verkeersstroom in goede banen leidt, verplicht.

• Er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel 

uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of 

wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig. 

• Het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones 

van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten voorzien worden. Deze 

rijplaten moeten ook op het inplantingsplan worden vermeld.

3. Infrastructuur en activiteit

• Het plaatsen van zware infrastructuur of het opslaan van zwaar materiaal gebeurt steeds op 

rijplaten. Met uitdrukkelijke toestemming kan dit ook op asfaltverharding of elementverharding. 

• De organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen.

• Bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de 

boomwortels niet beschadigen.

• Bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte.

Groenadvies: 

Middelgroot en groot evenement

• Onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of 

opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering. 

Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen.

• Bij het gebruik van vuurkorven op de gazons/graslanden moet grasbescherming worden voorzien 

onder de korven.

• Ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…) zijn niet toegestaan, 

verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan .

• Er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen.

• Er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk 

toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen 

veroorzaken worden gebruikt.

4. Milieu & veiligheid

• Bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst 

worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie 

van bomen worden geplaatst. 

• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop 

opgeruimd. Dit geldt ook ook het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten 

het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de 

organisator doorgerekend.

• Het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te 

bieden in de publiekszones.

• Indien er kabels door de publiekszones lopen, moeten deze afgedekt zijn om de veiligheid van de 

parkbezoekers te garanderen.

5. Schade

Bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte 

VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ worden bepaald en doorgerekend worden 

aan de organisator.

Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en 

die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak zal aangerekend worden aan de 

organisator.

Vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren 

van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van 

beschermingsmaatregelen of incidentele schade.

Onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen 

door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het 

niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones.

Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door 

de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling 

van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein . Dit bedrag, samen met alle 

kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal 

aangerekend worden aan de organisator van het evenement.

Schade aan ander parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt 

berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen 

door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van 

materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen.

Schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.

Brandweer merkt op dat dit advies geen betrekking heeft op de controle/het nazicht van de naleving van de vereiste maatregelen om de verspreiding van COVID 19 te voorkomen.

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven. 

Link naar standaardvoorwaarden:

https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen

Extra aandacht voor standaardvoorwaarde 2124: grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen

“…”

•    Voor een tijdelijke inrichting met meer dan een gelijkvloers niveau of met een samengestelde oppervlakte groter dan 150 m² (meer dan 250 personen), moet de organisator een attest betreffende de stabiliteit kunnen voorleggen. Hierin moet onder andere worden vermeld tegen welke windsterkte de inrichting bestand is. 

“…”

Extra voorwaarde betreffende de vuurelementen:

De vuurelementen dienen te worden gekeurd en opgesteld buiten het onmiddellijke bereik van het publiek, op een stabiele ondergrond.

Gunstig. Mits naleving van de nautisch-technische voorwaarden opgelegd in punt F.

Adviesdocument in bijlage.

1.    De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele ongevallen en moet de nodige maatregelen treffen om deze te voorkomen; hij gebruikt het terrein op eigen kosten en risico en moet alle eventuele schade vergoeden.

2.    De gebruiker sluit een polis burgerlijke aansprakelijkheid af die de risico’s dekt die zijn evenement met zich meebrengt. De stad wijst alle verantwoordelijkheid af.

Het advies van de dienst Milieuvergunningen was op het ogenblik van agendering nog niet beschikbaar. Het zal, van zodra het bezorgd wordt, nog aan de toelatingsbrief toegevoegd worden.

Het advies van de dienst Bevolkingszorg was op het ogenblik van agendering nog niet beschikbaar. Het zal, van zodra het bezorgd wordt, nog aan de toelatingsbrief toegevoegd worden.

Het advies van de dienst AG Vespa Stadsprojecten was op het ogenblik van agendering nog niet beschikbaar. Het zal, van zodra het bezorgd wordt, nog aan de toelatingsbrief toegevoegd worden.