2021_RVBAGSO_00114 - Raad van bestuur - huishoudelijk reglement - aanpassing - Goedkeuring

Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd.

De statuten van het het autonoom gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen bepalen dat een huishoudelijk reglement van de raad van bestuur wordt opgesteld.

Volgens artikel 8 van de beheersovereenkomst wordt het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen.

Bij de start van de coronacrisis, op 24 maart 2020, keurde de raad van bestuur een aantal tijdelijke aanpassingen goed aan zijn huishoudelijk reglement zodat de besluitvorming maximaal via digitale besluitvorming kon verlopen (jaarnummer 2020_RVBAGSO_00040). Zolang fysieke vergaderingen verboden werden of er beperkingen aan werden opgelegd, kunnen alle beslissingen via digitale besluitvorming worden genomen, met uitzondering van de vaststelling van de jaarrekening en procedures waarbij geheime stemming noodzakelijk is.

Omdat de beperkingen aan fysieke vergaderingen ondertussen meer dan een jaar aanhouden en omdat gebleken is dat de raad van bestuur over voldoende tools beschikt om ook digitale vergaderingen te organiseren, is het aangewezen om de digitale of hybride vergaderingen in het huishoudelijk reglement te verankeren.

Digitaal vergaderen

Het decreet lokaal bestuur, noch de statuten of de beheersovereenkomst verplichten dat de raad van bestuur fysiek vergadert. De vergaderprocedure moet wel, zowel in het verleden als in de toekomst, voldoen aan de democratische voorwaarden. Daaronder valt onder andere het tegensprekelijk debat: elke bestuurder kan op elk moment tussenkomen en moet zijn standpunt voldoende kenbaar kunnen maken aan alle andere bestuurders voor er gestemd wordt.

De huidige tools maken het mogelijk om een vergadering van de raad van bestuur zowel volledig digitaal als hybride te organiseren. Dit gebeurt met respect voor de privacy van de bestuurders en naleving van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). De vergaderingen zijn niet openbaar en worden niet opgenomen.

• Er wordt een artikel 18 tris ingevoerd dat digitaal en hybride vergaderen uitdrukkelijk opneemt. Het principe blijft een fysieke vergadering maar de voorzitter kan beslissen om digitaal te vergaderen. Elke bestuurder kan steeds vragen om digitaal deel te nemen aan een fysieke vergadering. Die verloopt dan hybride.
• Een handtekenlijst is niet mogelijk wanneer digitaal wordt vergaderd. Het volstaat dat ondubbelzinnig wordt vastgesteld wie aanwezig was en deelnam aan de stemming. De secretaris houdt tijdens de vergadering een aanwezigheidslijst bij en neemt dit mee op in de notulen. Artikel 19 wordt in die zin aangepast.
• Geheime digitale stemming wordt steeds georganiseerd via een digitale toepassing die voldoet aan de geheimhouding. De toepassing moet vooraf worden goedgekeurd door de data protection officer.  Hoofdstuk 10 wordt in die zin aangepast.
• De schriftelijke digitale besluitvorming blijft behouden naast digitaal vergaderen.

Agendapunten digitaal ter beschikking
Artikel 15 van het huishoudelijk reglement wordt in overeenstemming gebracht met de werkwijze zoals de agendapunten ter beschikking worden gesteld, naar analogie met het reglement bestuurlijke organisatie van de stad Antwerpen, voor de gemeenteraad.

In artikel 17 wordt een overbodige herhaling geschrapt.

Artikel 16 van de statuten bepaalt dat de raad van bestuur zijn interne werking kan regelen in een huishoudelijk reglement, binnen de grenzen van de statuten en de toepasselijke regelgeving.