2022_RVBAGSO_00011 - Patrimonium vastgoedprojecten - SO/17/1472442 - Stedelijke basisschool De Vlinderboom afdelingen Rups en Cocon - Te Boelaarpark 3 en Arthur Matthyslaan 82-86, 2140 Borgerhout - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid - Gunning Perceel 1 + budgetverhoging - Goedkeuring

Gunning

De offerte bedraagt € 2 302 160,46 incl. btw.

Dit perceel was voorzien en werd geraamd op € 1 946 872,36 incl. btw.

Het verschil bedraagt € 355 288,10.

Reden overschrijding raming:

Doordat beide afdelingen in gebruik blijven tijdens de uitvoering van de werken, was een sterk doorgedreven fasering - beide primaire fases zijn nog eens onderverdeeld in de nodige tussenfases (maakte deel uit van het gunningscriterium plan van aanpak) - noodzakelijk om de werken met een minimum aan overlast voor de scholen georganiseerd te krijgen. Deze doorgedreven fasering heeft een grote impact op de prijzen. Enerzijds vraagt dit veel meer coördinatie en toezicht van de hoofdaannemer, anderzijds zorgt dit er ook voor dat alle werken en dus hoeveelheden opgesplitst worden in kleine stukjes en beetjes. Zowel voor de hoofdaannemer als de onderaannemers betekent dit een aanzienlijke hypotheek op het rendement  en dus de gehanteerde prijzen. De architect heeft hier bij zijn raming in de mate van het mogelijke mee proberen rekening te houden. Maar dit bleek achteraf zeer moeilijk in te schatten. 

Daarnaast heeft corona ook een grote impact op de bouwsector. Dit is door verscheidene aannemers gemeld in de tweede fase van de aanbestedingsprocedure en is ook tijdens de onderhandelingen aan bod gekomen. De prijzen van talrijke bouwmaterialen zoals hout, metaal, producten op basis van olie, elektronica zijn in de loop van 2021 sterk gestegen. Ook zijn in het afgelopen jaar het aantal openstaande vacatures aanzienlijk gestegen (volgens gegevens Confederatie Bouw tot 18.500 in december 2021, 7000 meer dan één jaar geleden), waardoor vele bouwbedrijven noodgedwongen hun werken dienen te beperken, met de nodige prijsstijgingen tot gevolg zeker voor de aannemers technieken (door een aantal inschrijvers werd tijdens de 2de fase gemeld dat het bijna niet mogelijk was om voor de onderdelen technieken prijzen te krijgen). Dat is ook  merkbaar in huidig dossier. De grootste verschillen tussen de laatste raming en de te gunnen offerte zitten in de technische installaties (hvac en elektriciteit), zie onderstaande tabel ter verduidelijking:

Impact projectkost:

Door bij de gunning van dit perceel over te gaan naar status gunning, genereren we een nieuwe projectkost. De erelonen en werkingsmarge worden bij deze status ook aangepast. De aanpassing van het ereloon is niet het gevolg van een hogere gunningsprijs. Het ereloon werd immers reeds geforfaitariseerd in september 2021 nadat de architect het aanbestedingsdossier had gefinaliseerd. In de finale aanbesteding was de bouwkost nog licht gestegen ten aanzien van de goedgekeurde bouwkost bij de scope- en budgetwijziging (d.d. 28/05/2021), waardoor ook het ereloon nog is gestegen in deze fase.

In onderstaande tabel staat een oplijsting van de verschillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. btw). Een deel van de bouwkost is gebaseerd op een raming van PAT/VP.

Het budget, opgenomen in de meerjarenplanning 2020-2025, categorie DB is niet toereikend.

Agion

Het dossier betreft een Agion dossier.

Het werd ingediend op de reguliere pot 2021.

Er is reeds een principeakkoord.

Het bedrag van het principeakkoord bedraagt € 1 000 000.

Op basis van het huidig goed te keuren gunningsbedrag zal op de reguliere pot van 2022 een verhoging van de middelen aangevraagd worden. Het bedrag van deze verhoging wordt geraamd op € 737 210,28 waardoor het totale subsidiebedrag voor dit project € 1 737 210,28 zou bedragen. Momenteel wordt deze verhoging nog niet opgenomen in de masterplanning. Dit zal pas gebeuren na indienen van het gunningsdossier bij Agion en hun officiële bevestiging van de verhoging.

Gezien de projectkost ? € 250 000 incl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

Op 23/02/2018 heeft de raad van bestuur het projectvoorstel van bovenvermeld project goedgekeurd voor een totale projectkost van € 2 425 381,17. 

Op 2/07/2018 besliste het directiecomité om Architectenbureau Vanhecke en Suls bvba, Schoonselstraat 5, 2610 Wilrijk aan te stellen voor het opmaken van de opdrachtdocumenten voor bovenvermelde opdracht.  

Op 26/04/2019 heeft de raad van bestuur de wijziging van scope, budget en timing van  bovenvermeld project goedgekeurd voor een totale projectkost van € 1 822 765,89. 

Op 28/05/2021 heeft de raad van bestuur de wijziging van scope, budget en timing van  bovenvermeld project goedgekeurd voor een totale projectkost van € 2 601 982,07

Het project omvatte volgende percelen:

• perceel 1: werken via mededingingsprocedure met onderhandelingen;
• perceel 2: toegangscontrole;
• perceel 3: aanpassingswerken speelheuvel.

Na de beslissing van de raad van bestuur van 28/05/2021 wijzigde de inhoud van perceel 2. De werken toegangscontrole werden opgenomen in perceel 1. De aanduiding perceel 2 werd  behouden, maar dan voor voorbereidende / aanpassingswerken aan de data-installatie in de afdeling Cocon.

Deze beslissing betreft de gunning voor de werken van perceel 1.
Bij deze gunning wordt de status van de projectfiche op ‘gunning’ gezet.

Gunning

De gunningsprocedure waarvoor gekozen is de mededingingsprocedure met onderhandeling. Een aantal specifieke omstandigheden hebben een grote impact op de complexiteit van de opdracht, waardoor voorafgaandelijke onderhandelingen noodzakelijk zijn: 

1. de school is gelegen in het park (privédomein met openbaar karakter). Dit heeft beperkende gevolgen en leidt tot specifiek te treffen maatregelen (aangereikt door de Groendienst, beheerder van het park) voor de werftoegang en de mogelijkheid tot inrichting van een werfzone (buiten het schoolterrein); 
2. de te renoveren gebouwen blijven in gebruik tijdens uitvoering van de werken, waardoor de werken gekenmerkt worden door specifieke veiligheids- en werfinrichtingsvereisten; 
3. de renovatiewerken zullen opgesplitst worden in 2 fases. Elke fase wordt op zijn beurt onderverdeeld in de nodige tussenfases met strikte deadlines en de nodige interne en externe verhuisbewegingen.

Architectenbureau Vanhecke en Suls bvba maakte hiertoe het bestek SO/17/1472442 op. Er werd gewerkt met twee gunningscriteria: prijs en plan van aanpak. De gekozen procedure bestaat uit twee fases: een eerste fase betreft het indienen van een aanvraag tot  deelneming, de tweede fase betreft de indiening van de eigenlijke offertes (enkel met de weerhouden kandidaten van de eerste fase)

Op 17/06/2021 werd een aanvraag tot indiening deelneming gepubliceerd. Op 05/08/2021 werd door volgende aannemers een kandidatuurstelling ingediend: 

1. Aanneming Vegaudi bvba, Pulsebaan 41 b1 te 2242 Pulderbos; 
2.  Bouwbedrijf Floré nv, Schaarbeekstraat 21 te 9120 Melsele;
3. Bouwbedrijf Menbo nv, Spijker 65 te 2910 Essen;
4. Dillen Bouwteam nv, Puttestraat 15 te 2490 Balen;
5. Monument Goedleven nv, Pauwelslei 186 te 2930 Brasschaat;
6. Pit Antwerpen nv, Starrenhoflaan 27 te 2950 Kapellen;
7. Swinnen nv, KMO-straat 9 te 2490 Balen.

Op 23/08/2021 heeft de Manager Vastgoed de selectiebeslissing met betrekking tot de ingediende kandidatuurstellingen goedgekeurd.  Uit het onderzoek van de ingediende aanvragen tot deelneming bleken 5 van de 7 kandidaten aan de selectiecriteria te voldoen. Op 31/08/2021 werd bijgevolg aan volgende kandidaten gevraagd worden om een offerte in te dienen: 

1. Bouwbedrijf Floré nv, Schaarbeekstraat 21 te 9120 Melsele; 
2. Dillen Bouwteam nv, Puttestraat 15 te 2490 Balen;  
3. Monument Goedleven nv, Pauwelslei 186 te 2930 Brasschaat; 
4. Pit Antwerpen nv, Starrenhoflaan 27 te 2950 Kapellen; 
5. Swinnen nv, KMO-straat 9 te 2490 Balen.

Op 04/11/2021 werd door volgende aannemer een eerste offerte ingediend:

1. Monument Goedleven nv, Pauwelslei 186 te 2930 Brasschaat.

Deze aannemer werd uitgenodigd voor onderhandelingsgesprekken, aansluitend werd gevraagd om op 22/12/2021 een definitieve bieding in te dienen.

Uit het prijsonderzoek kwam geen abnormaal karakter naar voren bij de totale offertebedragen of bij de niet-verwaarloosbare posten.

De te gunnen offerte van Monument Goedleven nv bedraagt €  2 302 160,46 incl. 6% btw.

Planning perceel 1

De uitvoering van perceel 1 wordt opgesplitst in 2 fases:

• fase 1 - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid afdeling Rups (Te Boelaarpark 3):
  • voorziene startdatum: 01/07/2022;
  • voorziene einddatum: 31/08/2023.
• fase 2 - werken (brand)veiligheid en bewoonbaarheid afdeling Cocon (Arthur Matthyslaan 82-86):
  • voorziene startdatum: 01/07/2023;
  • voorziene einddatum: 04/04/2025.

In toepassing van artikel 38, van de wet van 17 juni 2016, zal de opdracht gegund worden volgens de mededingingsprocedure met onderhandeling, omdat de opdracht niet kan worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico's.