2022_RVBAGSO_00013 - Samenwerkingsovereenkomst Vastgoed - AG Vespa - AG Stedelijk Onderwijs - Projectbegeleidingskost AG Vespa voor het begeleiden van bouwprojecten in het masterplan patrimonium 2020-2025 - Goedkeuring

De prognose van begeleidingskost voor de vermelde 8 bouwprojecten (opsomming zie argumentatie) bedraagt voor de periode 2020-2025  2.719.294,89€ incl. btw.

Patrimonium startte de oefening om uit de projectkosten van de 8 projecten de reeds ingeschatte projectbegeleidingskost volgens de oude methodiek te halen en deze te vervangen door de nieuwe projectbegeleidingskosten, berekend volgens de nieuwe methodiek.

Hieronder een oplijsting van de projectbegeleidingskosten die reeds voorzien waren in het masterplan in de periode 2020 - 2025:

Bovenstaande projectbegeleidingskosten worden vervangen door het nieuw geraamde bedrag van projectbegeleidingskost door AG Vespa, nl. 2.719 294,89 € incl. btw. voor de periode 2020-2025. De bedragen, opgenomen in de masterplantool zijn dus toereikend. 

Gezien verschillende projecten doorlopen na 2025, werd ook een inschatting gemaakt van projectbegeleidingskost na 2025, nl. € 1 048 819,30:

Gezien de projectbegeleidingskost > € 250 000 incl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

Niet van toepassing

Op 28 mei 2021 keurde de raad van bestuur de nieuwe samenwerkingsovereenkomst goed tussen AG Vespa en AG Stedelijk Onderwijs.

Daarin werd een nieuwe methodiek voor de berekening van de begeleidingskost vooropgesteld. De methodiek leidt tot een categorisering per project, gebaseerd op een aantal parameters (complexiteit, fasering, …). De categorie van het project bepaalt de benodigde VTE's op jaarbasis. De som van alle benodigde VTE's per project per jaar geeft het contingent per jaar. Dit contingent wordt vermenigvuldigd met de integrale kost van een projectleider bij AG Vespa. Dat leidt tot een begeleidingskost per jaar.

Volgende uitgangspunten werden gehanteerd:

• De overeenkomsten van lopende projecten blijven behouden (exclusief 3 projecten);
• Nieuwe projecten worden verrekend op basis van VTE prestaties (full cost);
• Begeleiding start bij nieuwe projecten vanaf ambitienota en loopt tot en met definitieve oplevering;
• Bij 3 lopende projecten (die nog in de opstartfase zijn) wordt de nieuwe werkwijze toegepast vanaf 2021 (de begeleidingskost in 2020 wordt nog volgens de oude berekeningswijze afgerekend).

Bij de start van deze samenwerkingsovereenkomst werd de projectbegeleidingskost door AG Vespa geraamd op :

• 1.360.669 euro excl. btw voor de lopende projecten die reeds ver gevorderd zijn (goedgekeurd door de raad van bestuur in de projectovereenkomsten). Voor deze projecten blijft de forfaitair bepaalde begeleidingskost gelden. De projectbegeleidingskost blijft voor deze projecten dan ook vervat in de projectkost.
• 2.844.072 euro excl. btw voor alle projecten af te rekenen volgens de nieuwe methodiek (gemiddeld 3,7 VTE voor de periode 2021-2022-2023 en gemiddeld 4,3 VTE voor de periode 2024-2025). Dit betrof 3 lopende projecten die nog niet ver gevorderd zijn en 6 nieuwe projecten.

In het besluit van de nieuwe samenwerkingsovereenkomst werd beargumenteerd dat de berekeningswijze volgens de nieuwe methodiek het AG Stedelijk Onderwijs meer zal kosten dan de berekening volgens de oude methodiek van de forfaitair vastgelegde bedragen per project. 

Op 26 november 2021 keurde de raad van bestuur de review 2021 van het masterplan goed. In afwachting van het financiële voorstel van AG Vespa omtrent de begeleidingskost, werd dan ook reeds een inschatting gemaakt van de extra begeleidingskost voor de periode 2020-2025 in het masterplan voor de projecten waarvoor werd afgesproken dat deze volgens de nieuwe methodiek afgerekend zouden worden. Deze extra kost werd geraamd op ca. 1,2 miljoen euro. Voor de reeds lopende projecten blijft de projectbegeleidingskost in de individuele projectbudgetten zitten.

Ondertussen zijn de parameters die tot een categorisering leiden bepaald, alsook de categorieën zelf en de daarbij horende VTE inschatting. Op basis hiervan heeft AG Vespa een prognose opgemaakt van de begeleidingskost voor volgende projecten voor de periode 2020-2025 (dit betreffen projecten waarvoor AG Vespa al gestart is met een haalbaarheidsstudie en waarvoor er reeds een ambitienota en/of projectvoorstel voor werd opgemaakt / goedgekeurd):

De 3 lopende projecten die nog in opstartfase zitten en die volgens de nieuwe methodiek zullen worden afgerekend:

• Quebecstraat
• Dullingen paviljoen
• Everaertsstraat

 5 nieuwe projecten:

• Bosuil (projectvoorstel goedgekeurd)
• Notelaarstraat (projectvoorstel goedgekeurd)
• Stuivenbergsite HBO5 (projectvoorstel goedgekeurd)
• Stedelijk Lyceum Expo Boomsesteenweg 270 (ambitienota goed te keuren op raad van bestuur januari 2022)
• Santiagostraat (ambitienota goed te keuren op raad van bestuur januari 2022)

Opmerking:

Bij de start van de nieuwe samenwerkingsovereenkomst werd uitgegaan van 6 nieuwe projecten. Ondertussen werd 1 van de 6 geschrapt: het betreft een relatief klein project waar AG Stedelijk Onderwijs zelf het bouwheerschap voor zal opnemen, met name Flor Alpaertstraat - Stedelijk basisonderwijs - Fruithof.

De begeleidingskost waarvoor goedkeuring wordt gevraagd in dit besluit gaat bijgevolg over 8 bouwprojecten.

Samenwerkingsovereenkomst tussen AG VESPA en AG Stedelijk Onderwijs, goedgekeurd door de raad van bestuur van AG SO op 28 mei 2021.

Niet van toepassing