Raadplegen In zijn omzendbrief van 1 juli 2011 stelt de Vlaams minister van Bestuurszaken dat onder 'het raadplegen van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister' uitdrukkelijk wordt verstaan:
"het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister zonder dat de bedoelde diensten rechtstreeks toegang krijgen tot de bevolkingsregisters of het rijksregister. Deze rechtstreekse toegang blijft exclusief voorbehouden voor de gemeentelijke diensten die daartoe de nodige machtiging hebben verworven". De toelevering van de informatie uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister gebeurt door de gemeentelijke diensten die gemachtigd zijn om zich toegang te verschaffen tot de bevolkingsregisters en het rijksregister.
Met brief van 30 september 2013 laat Vlaams minister van Bestuurszaken weten dat de federale minister van oordeel is dat de diensten van de districten als 'gemeentelijke diensten' moeten worden beschouwd in de zin van artikel 5 van het voormelde KB, gelet op het feit dat ze specifieke gemeentelijke bevoegdheden uitoefenen. Deze diensten kunnen bijgevolg de bevolkingsregisters raadplegen voor doeleinden die verband houden met de hen toegewezen specifieke bevoegdheden. In dergelijke gevallen hoeft de raadpleging van de bevolkingsregisters door de diensten van de districten niet het voorwerp uit te maken van een gemeenteraads- of een collegebeslissing.
In het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van een specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen (bijvoorbeeld voor het uitnodigen van jubilarissen, of nieuwe inwoners van het district) is een raadpleging van de bevolkingsregisters door het districtscollege evenwel enkel mogelijk indien dit geregeld wordt in een gemeenteraads- of collegebeslissing, net zoals dit geld voor het college van burgemeester en schepenen en voor het OCMW-bestuur.
Het college keurde op 8 november 2013 (jaarnummer 11253) goed dat dat de gemeentelijke diensten in zijn opdracht de bevolkingsregisters kunnen raadplegen telkens deze raadpleging kadert in de uitvoering van beslist en geregeld beleid inzake specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen binnen de bevoegdheden van stad, OCMW en districten als openbaar bestuur.
Het districtscollege keurt in uitvoering van voornoemde collegebeslissing goed dat het raadplegen van de bevolkingsregisters noodzakelijk is in de uitvoering van beslist en geregeld beleid binnen de bevoegdheden van het district als openbaar bestuur.
Voorwaarden - de gegevens mogen enkel gebruikt worden om de doelstelling te bereiken die in het districtscollegebesluit is aangegeven. In geen geval mag een afzonderlijk lid van het college, een raadslid of een personeelslid deze gegevens op persoonlijke titel of voor andere doeleinden gebruiken of ze ter beschikking stellen van derden die erom verzoeken;
- in geen enkel geval mogen de gemeentelijke diensten gevolg geven aan een vraag tot het raadplegen van de bevolkingsregisters van een individueel lid van het college, een raadslid of een personeelslid of voor andere doeleinden dan dewelke die passen binnen het beslist beleid van stad of district. Uit elke communicatie-actie moet duidelijk blijken dat dit initiatief uitgaat van het bestuur en dat het geen privé-initiatief is van de burgemeester, een schepen of raadslid;
- bij de raadpleging van de bevolkingsregisters mogen alleen die gegevens getoond worden die voor het doeleinde relevant zijn;
- er dient rekening te worden gehouden met het proportionaliteitsbeginsel : indien een doeleinde kan bewerkstelligd worden op een minder privacyschendende manier (bijvoorbeeld door het informeren van de burger via de website, het stedelijk infoblad, huis-aan-huis bedeling van informatiebrochures, ...) dient deze wijze voorrang te krijgen.
Beslist en geregeld beleid Het districtscollege keurde een aantal acties goed in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen. Om deze beslissingen te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk voor volgende acties over de respectieve gespecifieerde gegevens uit de bevolkingsregisters en/of vreemdelingenregisters te kunnen beschikken:
- VIERING 100-JARIGEN: NAAM, VOORNAAM, GEBOORTEDATUM, ADRES
- HUWELIJKSJUBILEA: NAMEN EN VOORNAMEN ECHTGENOTEN, PLAATS EN DATUM HUWELIJK, ADRES
- ONTHAAL NIEUWE INWONERS: NAAM, VOORNAAM, ADRES, INSCHRIJVING SEDERT 1 JANUARI 2021