Overeenkomstig artikel 56, §3, 1° van het Decreet Lokaal Bestuur is het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
De collegiale brief heeft tot doel de tijdelijke invoer te regelen van het schilderij van Peter Paul Rubens 'Portret van een dame met een halssnoer' vanuit Groot-Brittannië (Londen), met vrijstelling van borgstelling en btw, zonder vermelding van rubriek, zonder invoervergunning en zonder aanbreng van herkenningstekens.
Als gevolg van de Brexit is het werk niet in vrij verkeer in de EU. Voor een vrijstelling van invoerrechten eist de Belgische Administratie van Douane en Accijnzen een verklaring dat het college zich borg stelt voor eventuele betaling van de belasting en eventuele boetes.
Het artikel 43, b) van de Verordening (EG) nr. 1186/2009 van de Raad van 16 november 2009 betreffende de instelling van een communautaire regeling inzake douanevrijstellingen en het artikel 36, 22° van het Koninklijk besluit nr. 7 van 29 december 1992, met betrekking tot de invoer van goederen voor de toepassing van de belasting over de toegevoegde waarde.
In februari 2020 kreeg het Rubenshuis het schilderij 'Portret van een dame met een halssnoer' van Rubens, in bruikleen van een particulier verzamelaar.
In 2021 veranderde het schilderij van eigenaar en werd het bruikleen bestendigd tot 26 april 2022.
Om de opstelling van het Rubenshuis te behouden tot de sluiting in 2023 werd overeengekomen het bruikleen te verlengen tot 15 januari 2023.
Op 21 oktober 2021 keurde het directiecomité van het AG Culturele Instellingen Antwerpen - Erfgoed de bruikleenovereenkomst goed (jaarnummer 163).
Voor het transport van buiten de EU vroeg het Rubenshuis in 2020 vrijstelling van invoerrechten bij de federale overheid. Het college keurde de collegiale brief en verbintenis goed op 20 september 2021 (jaarnummer 4050). De vrijstelling werd toegekend voor twee jaar.
Om deze vrijstelling te verlengen vraagt het Rubenshuis aan de stad Antwerpen opnieuw een borgstelling via een collegiale brief aan de federale overheid (FOD Financiën - Douane en accijnzen).
Het college keurt de verbintenis en de collegiale brief met de aanvraag voor verlenging van borgvrijstelling betreffende de invoer van bruikleen van 'Portret van een dame met halssnoer' aan de FOD Financiën Douane en Accijnzen goed.