2022_CBS_00902 - Digitale transformatie - Bijsturing beheersbudget - Goedkeuring

Het beheersbudget is voorzien om de bedrijfseenheden de vrijheid te geven om kleine, dringende IT investeringen te doen buiten de projectlevenscyclus. Aangezien het gaat om een beperkt budget worden deze investeringen met de nodige zin voor prioriteit afgewogen. 

Op basis van de realisatie 2021, dient het beheersbudget bijgestuurd te worden vanaf 2022. Zo stellen we een realistisch bedrag voorop dat effectief besteed en gefactureerd wordt met de nodige prioriteit en efficiënte inzet.

Voor enkele bedrijfseenheden werd het beheersbudget wat opgetrokken ten opzichte van de effectieve facturaties van vorig jaar.

• Bestuurszaken: Het beheersbudget is half februari goedgekeurd en de werkwijze was ook nieuw waardoor het even heeft geduurd voordat deze gekend was (eerste bestelling pas in juni ’21). We hebben nu al enkele geplande aankopen die wachten op de activatie van het budget en die bedragen al meer dan de voorgestelde 10.000,00 euro.
• Financiën: Er is extra budget nodig om mandagen mee te financieren voor niet-SAP ondersteuning. Deze mandagen werden in 2021 nog gepresteerd op versiebeheer.

Op basis van de effectieve bestedingen zijn er nog bijsturingen mogelijk doorheen het jaar.

Daarnaast blijkt het opportuun om reeds een deel van het budget te reserveren voor hardware-bestedingen. Deze projecten kennen momenteel een langere administratieve doorlooptijd omdat er een budgetverschuiving moet plaatsvinden tussen het centrale budget dat momenteel op software staat en het benodigde hardwarebudget. Minstens 10% van het beheersbudget werd in 2021 uitgegeven aan hardware. Om de administratieve procedure te vereenvoudigen, reserveren we alvast 10% van de beheersbudgetten voor hardware-aankopen. Ook hier zijn nog bijsturingen in mogelijk doorheen het jaar.

(*) Op basis van de uitgaven van 2021 werd gekozen voor een ander percentage.

Om de hardware-bestellingen van 2021, die in 2021 niet meer administratief verwerkt konden worden, te bestellen in 2022, dient er in totaal 102.311,00 euro op hardware voorzien te worden. De overdracht van het saldo op het beheersbudget 2021 (323.178,73 euro), zal hiervoor gedeeltelijk (102.311,00 euro) worden ingezet.

Het beschikbaar saldo van de overdracht 2021 dat na deze beweging overblijft (220.867,73 euro), vloeit terug naar het centrale projectbudget. Als het beheersbudget in de loop van het jaar onvoldoende blijkt, kan er geëvalueerd worden om nog bijkomend budget uit het centrale projectbudget hiervoor aan te wenden.

De aanpassing van het budget via Interne kredietaanpassing en de vastlegging van de beheersbudgetten zullen in een afzonderlijk besluit worden voorgelegd aan het college.

Op 18 december 2020 (jaarnummer 10471) keurde het college de voorgestelde klantgerichte aanpak van de vorming van de digitale transformatiestrategie van de stad goed. Er werd beslist dat alle IT-projecten onder regie van de Chief Digital Officer (CDO) centraal worden opgevolgd in een projectlevenscyclus. Het college gaf ook de opdracht aan de CDO, de directeur van Digipolis Antwerpen en de bedrijfsdirecteurs om het exploitatiebudget te optimaliseren om zo maximaal ruimte te creëren om nieuwe investeringsprojecten op te kunnen starten door het vrijgekomen budget bij de aanpassing van het meerjarenplan over te hevelen naar het investeringsbudget.

Op 17 februari 2021 (jaarnummer 00024) keurde het managementteam van de stad Antwerpen het beheersbudget per bedrijfseenheid goed.

Op 2 april 2021 (jaarnummer 02654) keurde het college de vastlegging van de beheersbudgetten 2021 voor een bedrag van 560.000,00 euro goed.