2022_CBS_01128 - Stedelijk patrimonium. Harmonie. Mechelsesteenweg 216, 2018 Antwerpen - Restauratie zaal Harmonie, Oranjerie en conciërgewoning. Studieopdracht. Aanvullende dienst. Wijziging van de opdracht. Vastlegging ereloon - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De keuze om voor bepaalde werkzaamheden beroep te doen op raamovereenkomsten in plaats van deze op te nemen binnen het grotere geheel van het restauratiedossier laat toe enerzijds om marktconforme, competitieve prijzen te bedingen voor specifieke producten, waarvoor het bovendien wenselijk is waar mogelijk een gelijkvormige, stadsbrede infrastructuur te voorzien, anderzijds de kosten te beperken vanwege het externe studiebureau door enkel voor de initiële voorontwerpfase beroep te doen op hun creatieve inzet, maar de aanbestedingsprocedure slechts eenmalig te doorlopen bij afsluiten van de raamovereenkomst en niet project per project, alsook de relatief beperkte coördinatie bij uitvoering in eigen beheer op te nemen met de diverse raamcontractanten.

Voor volgende werkzaamheden werd beroep gedaan op raamovereenkomsten van de stad Antwerpen of Digipolis Antwerpen:

• drinkwaterfonteinen;
• vlaggenmasten;
• camerabewaking;
• gordijnen vergaderzalen en zuid-gerichte kantoren conciërgewoning;
• beamer en projectiescherm grote zaal;
• theatertechnieken grote zaal (patchkast, aansluitpunten kolommen, theaterspots);
• toegangscontrole: sloten binnen- en buitendeuren;
• toegangscontrole: badgelezers en programmatie sturingsprogramma;
• CO2 blustoestellen ter hoogte van elektrische borden;
• signalisatie: veiligheidspictogrammen en wayfinding bezoekers;
• wachtbuis glasvezelnetwerk MANAP;
• zonnewering halfrond boograam grote zaal.

Ereloon als percentage op de bouwkost en gehonoreerde ontwerpfases

Op basis van addendum, goedgekeurd op 16 december 2016 door college (jaarnummer 11041), wordt het ereloonpercentage voor de inrichting van het project Harmonie vastgelegd op 9,5% van de overeenkomstige bouwkost. 

Voor de losse inrichting worden de prestaties vanwege het extern studiebureau beperkt tot de fase voorontwerp (20%). Dit percentage wordt toegepast op alle nevenaannemingen uitgevoerd via raamovereenkomst, uitgezonderd voor volgende werken wordt een afwijkend fase-percentage toegekend:

• Toegangscontrole (sloten, badgelezers en programmatie): het uitwerken van een gedetailleerd sleutelplan met de afbakening van diverse functionele zones (publiek/niet-publiek) in relatie tot het wijzigende gebruik van Zaal Harmonie (als stadsloket, bij een evenement, bij gebruik van vergaderinfrastructuur door externen,…), de selectie van het type sloten (afhankelijk van gebruik en graad van beveiliging) en de routing van bekabeling tussen badgelezers, sloten en sturingscomponenten vereist meer inzet van het studiebureau dan begrepen kan worden binnen de fase voorontwerp, waardoor ook de fase ‘bestek’ (30%) bijkomend wordt toegekend.
• CO2 poederblussers: de afstemming met diverse adviesorganen (GPD, Brandweer) met het oog op een afdoende spreiding van noodzakelijke blusmiddelen, alsook de intekening hiervan op plan en positionering in het gebouw vereist meer inzet dan begrepen kan worden binnen de fase voorontwerp, waardoor ook hier de fase ‘bestek’ (30%) bijkomend wordt toegekend.
• Wachtbuis MANAP: de wachtbuis voor de levering en plaatsing van het glasvezelnetwerk van de stad (MANAP) werd gelijklopend uitgevoerd tijdens de restauratiewerkzaamheden met begeleiding door het extern studiebureau van het volledige traject, waardoor alle fases voor studiekost aangerekend dienen te worden (100%)

Ereloon signalisatie en wayfinding lokettenzaal 

Voor de wayfinding van personeel en bezoekers binnen de publiek toegankelijke lokettenzaal werd een intensief ontwerptraject doorlopen door extern studiebureau Atelier Kempe Thill in samenspraak met gebruikers en uitvoerend raamovereenkomstleverancier Sign & Display. Bij dit traject moest een afweging gemaakt worden tussen enerzijds een ingetogen esthetiek die aansluit bij het monumentale karakter van de lokettenzaal en anderzijds voldoende zichtbaarheid én leesbaarheid voor alle bevolkingsgroepen. Vermits de kostprijs voor de fysieke signalisatie-onderdelen niet in verhouding staat tot de conceptuele inzet die hieraan voorafgegaan is, noch de verregaande begeleiding van de ontwerpers bij het integreren en positioneren van de signalisatie in situ, werd overeengekomen met de ontwerpers deze prestaties aan te rekenen tegen regie-tarief, conform bepaling 5.3 van de modelovereenkomst.

Er wordt door de ontwerpers een gedetailleerde urenstaat voorgelegd. Op deze uurlonen is een jaarlijkse prijsherziening door indexaanpassing van toepassing, conform bepaling 5. Honoraria, § indexaanpassing van de modelovereenkomst. De prijsherziening op basis van de coëfficiënt voor de consumptie-index tussen jaar van aanbesteding en jaar van uitvoering van de regie-prestaties bedraagt een toename van 16%. 

De algemene veiligheidssignalisatie in de niet-publieke gebouwdelen, eveneens uitgevoerd via raamovereenkomst met Sign & Display, werd niet begeleid door extern studiebureau Atelier Kempe Thill, maar in eigen beheer opgenomen: hier worden dan ook geen prestaties voor vergoed.

Met het collegebesluit van 23 november 2018 (jaarnummer 10339) werden de principes bestellen en goedkeuren voor de stad aangepast.
Het college keurde onder meer goed om  – met ingang van 1 januari 2019 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad als volgt te regelen (bedragen exclusief btw):

• Uitgaven exploitatie en investering, < € 5.500: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum:
1. De algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de administratie van stad en OCMW Antwerpen;
2. De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;

Uitgaven exploitatie en investering, > € 5.500: goedkeuring door het college na centraal visum.

In toepassing van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen voor aanvullende opdrachten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen wanneer de verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen en tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De wijziging van de opdracht mag het voorwerp van de opdracht niet wezenlijk wijzigen en blijft beperkt tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

In overeenstemming met de modelovereenkomst, afgesloten met extern studiebureau Atelier Kempe Thill, hoofdstuk 5§3 'vergoedingen volgens uurloon' zullen bijkomende werken die uitdrukkelijk aan de ontwerper gevraagd worden en niet vallen onder de opdracht van deze overeenkomst vergoed worden volgens uurloon tot een maximum van 5% van het initiële ereloon mits voorlegging van een omstandige en gemotiveerde opgave van de inzet van de betrokken medewerkers. In overeenstemming met diezelfde modelovereenkomst, hoofdstuk 5 worden indexaanpassingen toegepast op de opdrachten die tegen vaste kostprijzen worden uitgevoerd zoals: grondonderzoek, regie-uren, enzovoort. De index van de consumptieprijzen is hierbij van toepassing. 

Voor de voltooiing van de inrichting en herbestemming van Zaal Harmonie tot Districtshuis Antwerpen werd beroep gedaan op diverse raamovereenkomsten welke als nevenaanneming buiten het algemene restauratie- en inrichtingsdossier uitgevoerd werden. Voor de begeleiding van deze werkzaamheden door extern studiebureau Atelier Kempe Thill dienen de nodige erelonen vastgelegd te worden.

1. Bijkomende studieopdracht – nevenaannemingen via diverse raamovereenkomsten

Een overzicht van de bouwkosten, uitgevoerd als nevenaannemingen buiten het restauratiedossier via diverse raamovereenkomsten, en bijhorend ereloon voor studiekosten kan opgesteld worden als volgt:

Bijkomende studieopdracht – nevenaanneming toegangscontrole via raamovereenkomst bij Digipolis Antwerpen

Voor de realisatie van de toegangscontrole (enerzijds levering van de sloten, anderzijds de plaatsing van badgelezers en programmatie van bijhorend besturingssysteem) werd beroep gedaan op de raamovereenkomst met Securitas NV welke afgesloten werd met Digipolis Antwerpen. De betaling van deze prestaties verliep via een toelage van de stad aan Digipolis Antwerpen. De toelagen werden verrekend op budgetplaats 5174535000.

Een overzicht van de bouwkosten voor toegangscontrole, uitgevoerd als nevenaanneming via deze raamovereenkomst, en bijhorend ereloon voor studiekosten kan opgesteld worden als volgt:

Bijkomende studieopdracht – nevenaanneming signalisatie afgerekend volgens regie-uren

Voor de realisatie van de signalisatie en wayfinding werd beroep gedaan op de raamovereenkomst met Sign & Display. De prestaties van extern studiebureau Atelier Kempe Thill voor begeleiding van deze werken werden vergoed volgens uurloon, af te rekenen in regie op basis van een gemotiveerde urenstaat vanwege de ontwerpers. Het uurloon, zoals vastgelegd in de modelovereenkomst, is vatbaar voor herziening volgens jaarlijkse indexaanpassing.

Een overzicht van het ereloon voor studiekosten bij de signalisatie en wayfinding kan opgesteld worden als volgt:

Hoofdstuk 5 van de modelovereenkomst bepaalt dat de vergoedingen volgens uurloon tot een maximum van 5% van het initiële ereloonbeperkt zijn. Het initiële ereloon bedraagt 368.925,62 EUR, exclusief 21% btw (zitting van 9 juli 2010, jaarnummer 8459). De totale vergoedingen volgens uurtarief bedragen 6.960,00 EUR, exclusief 21% btw, wat zich verhoudt als 1,89% van het initiële ereloon en daarmee onder de drempel van 5% blijft.

Overzicht Bijkomende studieopdracht

Het totaal van de bijkomende studieopdracht voor de nevenaannemingen bedraagt 12.523,90 EUR + 2.630,02 EUR (21% btw) = 15.153,92 EUR, inclusief 21% btw.

2. Beperking aanvullende opdracht tot 50% van de hoofdopdracht

In toepassing van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, beperkt deze wijziging van de opdracht zich tot een bedrag niet hoger dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht. Hiertoe onderstaand overzicht ter verduidelijking:

Het ereloon voor de basisopdracht wordt bepaald op 730.563,58 EUR, exclusief 21% btw. Het ereloon ingevolge aanvullende diensten, inclusief het ereloon naar aanleiding van de uitgevoerde werken in nevenaanneming via diverse raamovereenkomsten, bedraagt 317.330,81 EUR, exclusief 21% btw en verhoudt zich als 43,44% ten opzichte van de basisopdracht.

3. Bijkomende vastlegging ereloon

Voor een betaling van de erelonen met betrekking tot het losse en vaste meubilair werden kredieten vastgelegd. De werken in nevenaanneming via diverse raamovereenkomsten betreffen werken die niet begroot waren binnen het oorspronkelijke bouwbudget en waarvoor afzonderlijke bestelbonnen opgemaakt werden. Deze werden dan ook niet niet ingecalculeerd bij de initiële vastlegging van erelonen, waardoor nu bijkomend krediet dient vastgelegd te worden. 

De uitgave voor de betaling van het ereloon bij bovengenoemde begeleidingskosten bedraagt 12.523,90 EUR + 2.630,02 EUR (21% btw) = 15.153,92 EUR, inclusief 21% btw en zal verrekend worden op het investeringsbudget 2022.