2022_CBS_03052 - Leidraad GAC_2021_02000. Catering van recepties, evenementen en leveren van warme maaltijden - Leidraad en procedure - Goedkeuring

Om de verschillende entiteiten van de aankoopgroep in de mogelijkheid te stellen om te voorzien in catering of warme maaltijden in het kader van een receptie, klein evenement, ... wenst de aanbestedende overheid over een overeenkomst te beschikken die tegemoet komt aan deze behoefte.

Tot op heden gebeuren bestellingen/opdrachten voor catering decentraal. Dit heeft als gevolg dat bestellingen voor cateringdiensten weinig uniform zijn, te veel tijd vergen, overheadskosten met zich meebrengen (zowel voor de aanbestedende overheid als voor inschrijvers) en dat (lokale) handelaars uit het oog worden verloren. 

Om aan deze nadelen tegemoet te komen, stelt de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale voor om hiervoor de sui generis-procedure GAC_2021_02000 uit te schrijven.

In het kader van deze sui generis-procedure zal een pool van dienstverleners aangelegd worden die in aanmerking komen voor deelopdrachten. De toegang tot deze pool staat gedurende de looptijd (onbepaalde duur) open voor alle geïnteresseerde ondernemers die voldoen aan de voorwaarden die in de leidraad worden gesteld. Deze sui generis-procedure vertoont in dat opzicht de kenmerken van het kwalificatiesysteem. Naar aanleiding van een verzoek van een kandidaat om in de pool te worden opgenomen, zal de aanbestedende overheid (onder het beheer van de gemeenschappelijke aankoopcentrale) onderzoeken op de dienstverlener betrouwbaar is (in die zin worden de uitsluitingsgronden nagekeken) en of de prijzen marktconform zijn (in die zin worden de ingediende catalogi / prijslijsten / menukaarten onderworpen aan een prijsonderzoek). Dit onderzoek en de beslissing die in dat kader wordt genomen (toelating of weigering om in de pool te worden opgenomen), zal plaatsvinden binnen een termijn van 15 kalenderdagen, onverminderd de mogelijkheid om een aanvraag te laten regulariseren en om over het ingediende voorstel te onderhandelen, in welke gevallen de beslissingstermijn wordt verlengd.

Gedurende de looptijd van deze overeenkomst (onbeperkte duur), zal de opdracht jaarlijks opnieuw aangekondigd worden. De voorwaarden tot toetreding kunnen enkel gewijzigd worden indien deze opnieuw voorgelegd worden aan en goedgekeurd worden door het college. Het systeem zal bovendien minstens elke twee jaar worden geëvalueerd, onder meer in het licht van de hogervermelde doelstellingen.

De methode van toewijzing van deelopdrachten wordt bepaald door de waarde ervan. De deelopdrachten met een relatief lage waarde worden rechtstreeks toegewezen aan de cateraar van wie het aanbod, de voorwaarden en de bijhorende modaliteiten het best aansluiten bij de behoefte en noden van de bestellende dienst; de deelopdrachten met een hogere waarde worden toegewezen via een minicompetitie op basis van op voorhand vastgelegde criteria; voor de duurste opdrachten wordt een afzonderlijke overheidsopdracht gevoerd.

In toepassing van artikel 89, §1, eerste lid, 4° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij een procedure sui generis met voorafgaande bekendmaking omdat het een opdracht voor sociale en andere specifieke diensten opgesomd in bijlage III betreft.

In toepassing van de artikelen 2, 6° en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aanvullende aankoopactiviteiten verricht die bestemd zijn voor andere aanbesteders die in de opdrachtdocumenten zijn aangeduid.

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.

Artikel 56, §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Bij deze leidraad treedt de stad op als aankoopcentrale voor de aankoopgroep van de stad Antwerpen. Indien andere entiteiten dan de stad in het kader van deze overeenkomst deelopdrachten wensen te plaatsen, zal dat gebeuren in eigen naam en voor eigen rekening. De vastleggingen voor die deelopdrachten zullen dan ook op de eigen budgetten gebeuren.