2022_CBS_04413 - Digitale transformatie - Digitale projecten en versiebeheertellers - Goedkeuring

Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) keurde het college goed om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren. Met de centralisatie van het IT-budget werden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd.

Op 18 december 2020 keurde het college goed om alle IT-projecten centraal op te volgen in een projectlevenscyclus (jaarnummer 10471). Het uitgangspunt is dat het eigenaarschap van de projecten bij de bedrijfseenheden ligt. Daarnaast is een centrale regie van de totale projectenportefeuille noodzakelijk om ervoor te zorgen dat:

• er naar een globale digitale strategie toegewerkt wordt;
• de kwaliteit verhoogt door onder andere kruisbestuiving te creëren tussen projecten;
• er maximale efficiëntie wordt gecreëerd binnen de totale portefeuille.

Het college besliste in hetzelfde besluit ook om het exploitatiebudget te optimaliseren en transparant te maken. Het exploitatiebudget is enkel bedoeld om de bestaande technische systemen draaiende te houden, niet om functioneel noodzakelijke wijzigingen door te voeren. 

Op 2 juli 2021 (jaarnummer 5396) keurde het college de digitale transformatiestrategie goed. 

Op 30 mei 2022 keurde de gemeenteraad de aanpassing 5 van het meerjarenplan 2020-2025 goed (jaarnummer 281).

Het eigenaarschap van de digitale projecten ligt bij de bedrijfseenheden. Zij dienen projectvoorstellen in. Deze werden grondig besproken op de klankbordgroep digitale transformatie en voorgelegd aan de stuurgroep digitale transformatie.

Projecten in opstart (voortrajecten)

De projecten in opstart zijn de eerste keer voorgesteld aan de klankbordgroep en worden na goedkeuring door het college verder uitgewerkt tot business cases. De klankbordgroep geeft in deze fase vooral feedback over mogelijke kruisbestuiving met andere projecten en hoe het project te aligneren op de digitale transformatiestrategie. 50 voortrajecten worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college. Het gaat om:  

• 28 projecten met rechtstreekse impact op de stadsgebruiker; 
• 14 projecten om onze werking efficiënter te maken;
• 3 projecten om huidige applicaties te vervangen;
• 5 dataprojecten.

Vier voortrajecten hiervan worden gefinancierd met middelen uit het life cycle management budget of het smart city budget.

Projecten ter uitvoering (business cases)

De projecten ter uitvoering passeerden een tweede keer bij de klankbordgroep en werden daarop waar nodig bijgeschaafd om in lijn te zijn met de digitale transformatiestrategie. Er werd naar synergie tussen de projecten gezocht om meerwaarde en efficiëntie te creëren. Er werden afspraken gemaakt rond de scope, timing en budget met het oog op een efficiënte en effectieve, tijdige oplevering.  

Het gaat om 29 projecten:

• 15 projecten met rechtstreekse impact op de stadsgebruiker; 
• 10 projecten om onze werking efficiënter te maken;
• 4 projecten om huidige applicaties te vervangen.

Deze projecten worden ter goedkeuring voorgelegd en kunnen dan de detailanalyses starten om een gedetailleerde gunning in de markt te zetten. De uitvoering kan starten nadat de detailanalyse is afgerond. Zowel de verantwoordelijke bedrijfseenheid als AG Digipolis Antwerpen engageren zich om de voorgestelde scope volgens planning en budget op te leveren. Deze worden opgevolgd in de maandelijkse projectstatusrapportering op basis van een gedetailleerd projectplan inclusief resource toewijzing (stadsdiensten en AG Digipolis Antwerpen). Twee projecten worden gefinancierd met middelen vanuit het architectuurfonds of het smart city budget. Het totale budget voor de projecten die gefinancierd worden met het gecentraliseerde projectbudget bedraagt 5.137.660,47 euro. 

Projecten met belangrijke wijziging in scope, timing en/of budget

Het college keurde eerder ook projecten goed ter uitvoering. Bij de verdere detailanalyse of uitvoering is echter gebleken dat veertien projecten een uitgebreidere scope, een significant andere timing en/of budget wensen. Deze aanpassingen werden reeds gerapporteerd naar de stuurgroep digitale transformatie en worden ook ter goedkeuring voorgelegd aan het college. 

Opgeleverde projecten (januari 2022 - 15 mei 2022)

In de bijlage zit de lijst van 47 projecten die eerder door het college werden goedgekeurd en dit jaar werden opgeleverd. 

Tellers voor versiebeheer

Er zijn ook dringende, noodzakelijke investeringen die de bestedingslimiet van het beheersbudget (10.000,00 euro inclusief mandagen Digipolis) overschrijden en die niet als een project worden gedefinieerd, bijvoorbeeld in het kader van wetswijzigingen of dringende organisatiewijzigingen. Het gaat hier om de functionele run the business. Als deze investeringen niet worden gedaan kan de business niet werken. Deze investeringen werden in het verleden opgenomen binnen de exploitatie, oftewel de technische run the business. Dit was niet in lijn met de beleids- en beheerscyclus regelgeving (BBC) en wordt nu correct toegepast. Om snel in te kunnen spelen op deze dringende, noodzakelijke investeringen kunnen er versiebeheerfiches worden opgemaakt zonder vastgelegde einddatum. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden:

• Het gaat steeds om dringende investeringen die niet in de projectlevenscyclus of binnen het beheersbudget kunnen opgenomen worden.
• Het gaat steeds om noodzakelijke investeringen. Als deze niet gebeuren, komt de continuïteit van de processen in het gedrang.
• Er wordt concreet gemaakt hoeveel resources er nodig zijn op jaarbasis. Deze worden jaarlijks bijgestuurd op basis van de effectieve bestedingen van het voorgaande jaar.
• Er wordt maandelijks gerapporteerd over de inspanningen van de voorbije maand in de projectstatusrapportering. 
• Nieuwe fiches worden steeds voorgelegd aan het college, samen met de business cases en nieuwe voortrajecten.
• Nieuwe fiches volgen dus in eerste instantie de projectlevenscyclus (klankbordgroep uitdaging) zodat de benodigde resources ingeschat kunnen worden, tot goedkeuring van de fiche door het college.

Op dit moment is er de noodzaak gecapteerd voor zeven versiebeheerfiches, opgesomd in de bijlage.

Uitgebreide informatie in de bijlage

Het overzicht met de projecten en de versiebeheertellers zit als bijlage bij dit besluit. Er zijn tabbladen met:

• de voortrajecten (projecten in opstart):
• de business cases (projecten ter uitvoering);
• de gewijzigde projecten;
• de opgeleverde projecten en;
• de gevraagde tellers voor versiebeheer.

In het overzicht van de business cases is ook de kostprijs van de mandagen opgenomen. De mandagen zijn inschattingen van interne mandagen bij AG Digipolis Antwerpen en van mandagen bij de stedelijke diensten die nodig zijn om het project te realiseren. Deze mandagen zijn onderdeel van de algemene werkingskosten. Ze vertegenwoordigen een belangrijk onderdeel van de totale kostprijs van een project dat ook in beeld gebracht dient te worden. Als er bij AG Digipolis Antwerpen niet voldoende interne medewerkers zijn om de projecten te realiseren, worden deze aangevuld met externe medewerkers. Deze kost wordt doorgerekend aan de stad Antwerpen en wordt betaald met projectbudget. Deze kosten zijn mee begroot in het projectbudget.

In het projectbudget zijn ook recurrente kosten voor de rest van de legislatuur begroot. Voordien werden deze recurrente kosten ook transparant gerapporteerd, maar niet consequent budgettair voorzien waardoor er tekorten ontstonden in de algemene werkingskosten. De stad Antwerpen wil dit uniform maken en bij elk project de recurrente kost voor de rest van de legislatuur mee opnemen. Langs de andere zijde zal bij elke aanpassing meerjarenplan met de kam door de algemene werkingskosten gegaan worden om optimalisaties te realiseren en aldus het totale projectbudget terug aan te vullen.

De budgetten voor voorliggende projecten en voor de versiebeheerstellers zijn in het meerjarenplan 2020-2025 voorzien op het budgetadres 5380100000/211/2LWS060201A00000 budgetperiode 2022-2025 (gecentraliseerd projectbudget), 5380100000/211/2LWS060102PA6131 budgetperiode 2022-2025 (architectuurfonds) en 5380100000/211/2LWS060302PA6129 budgetperiode 2022-202 (smart city). De budgetten zijn voorzien in de 5^e aanpassing van het meerjarenplan. De budgetten zullen vanuit het centrale budgetadres verschoven worden naar de verschillende projectnummers (interne kredietaanpassing). De vastlegging van de geactualiseerde bedragen zal, in volgende besluitvorming, worden voorgelegd aan het college.

De verschuiving van de voorziene middelen voor de recurrente kosten vanuit het investeringsbudget naar de contractbegroting exploitatie, zal bij de volgende aanpassing van het meerjarenplan aan het college worden voorgelegd.