2022_CBS_05784 - Winter in Antwerpen 2022-2023 - Toewijzing standplaatsen consumptie en aanvullende modaliteiten fase 2 - Goedkeuring

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) hief de gemeenteraad het gebruikersreglement betreffende de inschrijving- en exploitatievoorwaarden van de kerstmarkt op; en keurde het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed.

Het college legt een aantal modaliteiten vast voor de standplaatsen op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen, volgens de bepalingen van het nieuwe reglement voor standplaatsen.

Op 6 mei 2022 (jaarnummer 3467) keurde het college het concept en de aanvullende modaliteiten, meer bepaald voor de consumptiechalets, goed voor de Winter in Antwerpen 2022-2023.

Het college legde in eerste fase de algemene modaliteiten van de kerstmarkt en van de productcategorie “consumptie” vast. In tweede fase, na toewijzing van de consumptiechalets, legt het college de specifieke modaliteiten voor de productcategorie “koopwaar” vast.

Kennisname toewijzing consumptiechalets

Kandidaat-standhouders konden zich inschrijven vanaf vrijdag 13 mei 2022 tot en met maandag 13 juni 2022 voor de productcategorie “consumptie”. Na inschrijving werden alle kandidaat-standhouders gecontroleerd op geldig ondernemingsnummer, unieke inschrijving en openstaande schulden ten opzichte van de stad Antwerpen. Kandidaat-standhouders met een openstaande schuld konden zich regulariseren door hun openstaande schuld ten opzichte van de stad Antwerpen onmiddellijk te betalen. Deze tweede kans had succes bij enkele kandidaat-standhouders die initieel niet door de selectie waren geraakt.

Op dinsdag 21 juni 2022 vond een proefbieding plaats, alwaar de geselecteerde kandidaat-standhouders hun logins konden testen en de werking van de veiling konden uittesten. Negen van de 98 kandidaat-standhouders hebben deelgenomen aan deze proefbieding. Tijdens deze proefbieding werd gewerkt met fictieve loten: de gebruikte categorieën, instelprijzen en biedstappen waren verschillend van de effectieve bieding. Het doel van de proefbieding bestaat er voornamelijk in om kandidaat-standhouders hun logins te laten testen, alsook vertrouwd geraken met de werking van een online veiling.

Op woensdag 22 juni 2022 vond de effectieve openbare bieding plaats onder begeleiding van een gerechtsdeurwaarder voor de toewijzing van de standplaatsen onder de productcategorie ‘consumptie’.

De volgende standhouders kregen een consumptiechalet toegewezen: 

Loten 14, 16, 17, 25, 27, 29, 32, 33 hebben geen bod ontvangen en worden geschrapt. Deze zullen ook niet meer opnieuw worden aangeboden. De veiling bracht 735.000,00 euro exclusief btw op. Dit bedrag wordt rechtstreeks geïnvesteerd in het evenement Winter in Antwerpen 2022-2023.

Herbruikbaar cateringmateriaal

In het modaliteitenbesluit fase 1 van Winter in Antwerpen 2022-2023, dat werd goedgekeurd op 6 mei 2022 (jaarnummer 3467), werd meer toelichting gegeven over de aanpak omtrent herbruikbaar cateringmateriaal. Er werd eveneens gesteld dat de types herbruikbaar cateringmateriaal en bijhorende afwaskosten in volgende fase zouden worden vastgelegd.

Er zal gewerkt worden met vier types herbruikbare bekers. In de tabel worden ook de colliverpakking en afwaskosten per doos meegegeven: 

De types herbruikbare recipiënten voor voeding en bijhorende afwaskosten zijn nog niet gekend. Hiervoor zal de stad Antwerpen een nieuwe raamovereenkomst in de markt plaatsen. Van zodra de types en kosten gekend zijn, zullen deze worden bekend gemaakt. De werkwijze en mate van ondersteuning zal exact hetzelfde zijn als voor de herbruikbare bekers.

Productcategorieën en subcategorieën

Koopwaar zijn geschenkartikelen, mode-artikelen of alle andere handelswaren die niet bestemd zijn voor onmiddellijke consumptie ter plaatse. Dat laatste is een belangrijke nuance voor voedingsartikelen: alle voedingsartikelen zijn voorverpakt en bedoeld om mee naar huis te nemen.

De productcategorie koopwaar wordt onderverdeeld in volgende subcategorieën:

Goede doelen

“Goede doelen” is een bijzondere subcategorie binnen de productcategorie koopwaar. De toewijzing gebeurt op dezelfde manier met een jury en volgens dezelfde criteria.

De stad Antwerpen voorziet twee standplaatsen waar producten of diensten kunnen worden aangeboden voor een goed doel, dus met een niet commercieel karakter. Welke goede doelen kunnen zich registreren?

• goede doelen met een sociaal en menslievend karakter, een maatschappelijke doel of met als doel de verdediging en promotie van de natuur, of opgericht bij een humanitaire catastrofe/ramp;
• goede doelen met een zekere duurzaamheid (geen feitelijke verenigingen), gegroeid uit een privé-initiatief, met een goed afgebakende organisatiestructuur (met minstens een raad van bestuur die regelmatig samenkomt). 

De stad Antwerpen stelt twee standplaatsen van drie meter voor goede doelen ter beschikking voor een kortere termijn dan de volledige periode van de kerstmarkt. De exacte data voor de kortere huurperiodes zijn:

• vrijdag 9 december tot en met donderdag 15 december;
• vrijdag 16 december tot en met donderdag 22 december;
• vrijdag 23 december tot en met donderdag 29 december;
• vrijdag 30 december tot en met zondag 8 januari.

Startende ondernemingen

“Startende ondernemingen” is een bijzondere subcategorie binnen de productcategorie koopwaar. De toewijzing gebeurt op dezelfde manier met een jury en volgens dezelfde criteria.

Deze categorie is voor startende bedrijven die zich maximaal vijf jaar geleden als handelaar hebben ingeschreven in de Kruispuntbank van de Ondernemingen. Om deze bedrijven een kans te geven om deel te nemen aan het evenement, voorziet de stad één standplaats van drie meter voor een startende onderneming.

De stad Antwerpen stelt één standplaats voor startende ondernemingen ter beschikking voor een kortere termijn dan de volledige periode van de kerstmarkt. De data voor de kortere huurperiodes zijn dezelfde als deze voor de subcategorie “goed doelen”.

Accommodatie kerstmarkt

De accommodatie voor de kerstmarkt werd in de eerste fase van de aanvullende modaliteiten vastgelegd. 

Tijdens de kerstmarkt wordt de accommodatie door de stad Antwerpen voorzien. Eigen accommodatie is niet toegestaan. De accommodatie voor de kerstmarkt bestaat uit: een houten chalet met verkoopluik, deur en een verwarmingstoestel. In elke chalet wordt door de stad Antwerpen elektriciteit voorzien. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten. Het stroomverbruik is beperkt tot 3.600 Watt per chalet van 3 meter (monofase, 16A – 220V) voor koopwaarchalets.

Op elk plein voorziet de stad Antwerpen een kraantje waar standhouders stromend water kunnen halen. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten.

Inschrijvingen koopwaar

De inschrijvingen voor de productcategorie “koopwaar” op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen 2022- 2023 lopen vanaf maandag 25 juli 2022 tot en met zondag 28 augustus 2022.

Toewijzing: modaliteiten jury koopwaar

De toewijzing van de standplaatsen voor de productcategorie “koopwaar” (inclusief voor de standplaatsen "goede doelen" en "startende ondernemingen"), zal gebeuren via een jury op dinsdag 6 september 2022. Na het verstrijken van de inschrijvingsdatum zal een jury oordelen over de kandidaturen op basis van een aantal criteria, die verbonden zijn aan een puntensysteem. Na het beoordelen van de criteria voor alle kandidaten, stelt de jury een puntenrangschikking op. De jury is verplicht tot motivering en toelichting van de score. Het college keurt de uiteindelijke toewijzing goed.

De kandidaat-standhouder maakt een uitgebreid dossier met alle nodige documenten, foto’s, attesten en certificaten om de kandidatuur te kunnen beoordelen volgens bovenstaande gunningscriteria. De kandidaat-standhouder mailt het dossier naar winterinantwerpen@antwerpen.be. Indien het dossier te weinig informatie bevat om te kunnen beoordelen, dan is de inschrijving onvolledig. Bij een onvolledige inschrijving, brengt de stad Antwerpen de kandidaat-standhouder hiervan op de hoogte en beschikt de kandidaat-standhouder over zeven kalenderdagen om de kandidatuur te vervolledigen, tenzij de kandidaat-standhouder zich op minder dan zeven kalenderdagen voor het einde van de inschrijvingsperiode inschrijft. In dat geval heeft de kandidaat-standhouder slechts de tijd tot het einde van de inschrijvingsperiode om de kandidatuur te vervolledigen. Als de ontbrekende of incorrecte informatie niet binnen de voorgeschreven termijn wordt aangeleverd of gecorrigeerd, wordt de inschrijving geweerd.

Vaste standplaatsvergoeding en waarborg

Voor de productcategorie koopwaar geldt een vaste standplaatsvergoeding, op basis van de afmeting van de chalet:

De waarborg (vrij van btw) wordt eveneens bepaald op basis van de afmeting van de chalet en is al deels vastgelegd bij de aanvullende modaliteiten voor de productcategorie consumptie.

Inplantingsplan Winter in Antwerpen

Na jurering van de koopwaarchalets, zal het inplantingsplan voor Winter in Antwerpen, met aanduiding van de standplaatsen, definitief worden vastgelegd.

Communicatie en overleg met lokale horeca

De stad Antwerpen heeft in 2022 ingezet op meer overleg en communicatie met de lokale horeca op de site. De stad Antwerpen ondernam onderstaande acties: 

• Op 8 april 2022 organiseerde de stad Antwerpen een overleg met de horeca-uitbaters, detailhandel en horeca Antwerpen. In dit overleg werden de events van de zomer en de Winter in Antwerpen overlopen. Deelnemers hadden in dit overleg de kans om in overleg te gaan met de stad Antwerpen. 
• Op 13 mei 2022 communiceerde de stad Antwerpen door middel van een nieuwsbrief over de biedingen.
• Op 25 mei 2022 communiceerde de stad Antwerpen door middel van een nieuwsbrief. Horeca-uitbaters, detailhandel en voormalige chalethouders ontvingen met dit schrijven de voorwaarden van het evenemententerras en de voorwaarden voor de biedingen voor de consumptiechalets. Daarnaast werden de horeca-uitbaters en de gekende chaletshouders uitgenodigd voor een infosessie op 1 juni 2022. 
• Op 1 juni 2022 ging er een nieuwe infosessie door met betrekking tot de Winter in Antwerpen. 

De horeca-uitbaters werden betrokken en via verschillende kanalen geïnformeerd, nét om hen alle kansen te geven om ook te kunnen bieden zowel bij de proefbieding als bij de effectieve veiling voor de consumptiechalets.

Het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen dat door de gemeenteraad werd goedgekeurd op 25 april 2022 (jaarnummer 249), bepaalt dat het college voor het evenement kennis neemt van de toewijzing van standplaatsen op basis van een openbare bieding enerzijds, en een aantal modaliteiten vastlegt anderzijds.

De geraamde inkomsten voor de standgelden van de consumptiechalets worden geboekt op budgetplaats 5373000000, budgetpositie 702 en functiegebied 2BRS030301A00000.