2022_CBS_05541 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Linkerwoofer. 9 en 10 juli 2022. Boeienweide Linkeroever - Goedkeuring

De voorwaarden en richtlijnen zoals besproken in het AGEV-overleg van 10 mei 2022 en de eventuele bijkomende voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden. 

Voor de opening van het evenement, op vrijdag 8 juli 2022, wordt een veiligheidsrondgang georganiseerd met aanwezigheid van de verschillende AGEV-partners.

De organisator dient rekening te houden met de afgesproken voorwaarden: 

1. de wekelijkse donderdagmarkt kan tijdens de opbouw van het evenement gehouden worden op het kermisterrein;
2. de jaarlijkse kermis kan doorgaan met het aangepaste kermisplan én de kermisnijveraars kunnen gebruik maken van de aanwezige elektriciteitskasten op het terrein.

Graag ruim op voorhand de horeca en handelszaken in de omgeving op de hoogte brengen van dit event en de mogelijke implicaties voor hen. Toegang en zicht naar de handel en horecazaken steeds vrijwaren. Gelieve rekening te houden met de uitbreidingsterrassen of stockage ruimte te voorzien in de nabije omgeving.

Groenadvies bij evenementen Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd. Samenvatting voor eerste bladzijde besluit / vergunning (rest integraal over te nemen in de vergunning):

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park én in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur & activiteit, milieu & veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend.

1. Vereiste documenten

De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.

De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid op het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur & activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…).
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

 5. Milieu & veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

 6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. 

Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat bestaat uit: 1 hulppost (min. 18m²) met 4 hulpverleners en 1 verpleegkundige, 2 bestafte ambulances en 1 BLS-ploeg op het terrein.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

• de exploitant stelt kosteloos aan alle bezoekers gehoorbescherming voor éénmalig gebruik ter beschikking;
• het maximaal geproduceerde geluidsniveau mag 100 dB(A) LAeq,60min niet overschrijden. Als het maximaal geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAeq,15min niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
• op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAeq,60min, continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:

1° De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).

2° De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.

3° De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.

4° De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.

• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
• de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid;
• de geregistreerde gegevens worden ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid gedurende een periode van ten minste een maand.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

• het waargenomen geluid 2 meter vóór de gevels van de dichtstbijgelegen woningen mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 90 dB(C);
• het aandeel van zware bastonen (gemeten FOH) dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” gelijk blijft aan of kleiner is dan 15 dB;
• de organisator dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
• de organisator zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (MI@antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
• het is raadzaam om bij voorbaat de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).

Brandweer merkt op dat dit advies geen betrekking heeft op de controle/het nazicht van de naleving van de vereiste maatregelen om de verspreiding van COVID 19 te voorkomen.

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven. 

Link naar standaardvoorwaarden: https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen .

Extra voorwaarden op standaardvoorwaarden nr. 2201 - plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein.

De betonstrook die loopt van de inkom richting Schelde en dan links weg naar het Thonetje, dient te allen tijde vrij te blijven inclusief de aansluiting van deze betonstrook op de Thonetlaan. Deze betonstrook dient te allen tijde vrij te zijn van opstellingen, voertuigen,… opdat de hulpdiensten deze strook kunnen gebruiken. Het Thonetje dient te allen tijde bereikbaar te zijn voor de hulpdiensten. 

Er dient zowel in het noorden als het zuiden van terrein een toegang voor de hulpdiensten voorzien te worden. Deze toegang dient minstens 4m breed en 4m hoog voorzien te worden. 

Extra voorwaarden op standaardvoorwaarden nr. 2224 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.

Alle tijdelijke constructies (podium, tenten, PA toren, …) dienen na plaatsing gunstig gekeurd te worden door een erkend onafhankelijk keuringsorganisme. Op vraag dienen de gunstige keuringsattesten voorgelegd te kunnen worden.

Extra voorwaarden op standaardvoorwaarden nr. 2283 – potentieel risico-evenement

• Op de festivalsite mogen volgens de capaciteitsberekening niet meer dan +/- 16.300 personen tegelijkertijd toegelaten worden. 
• De organisator ziet hierop toe en neemt hiervoor de nodige maatregelen.
• De organisator weet op elk moment hoeveel publiek aanwezig is op de afgesloten evenementensite.

De nooduitgangen dienen op afdoende hoogte aangeduid en verlicht te worden opdat ze duidelijk leesbaar zijn zowel overdag als bij duisternis. De nooduitgangen dienen bemand te worden met stewards. 

Alle nooduitgangen dienen steeds toegankelijk te zijn: wanneer bijvoorbeeld de zone voor kinderanimatie gesloten wordt, dient de nooduitgang die in deze zone valt (nooduitgang 03) nog steeds toegankelijk te blijven voor de bezoekers die op dat moment aanwezig zijn op het eventterrein.

De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.

Bij oververzadiging van de afgesloten evenementensite communiceert de organisator dit op verschillende locaties naar het publiek (indien nodig ook buiten de evenementensite).

De organisator zorgt voor systeem van publieksinformatie dat eenvoudige boodschappen aan het publiek kan bezorgen. De informatiebronnen zijn strategisch opgesteld zodat ze kunnen bijdragen tot de massabeheersing. Ze zijn bedienbaar door de organisator of zijn medewerkers. De informatiebronnen worden gebruikt met vooraf besproken boodschappen of aangepast aan de noodzaak.

Zie bijlage C toegevoegd aan dit besluit.

Standaardvoorwaarden

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 16 en 17 december 2019 (jaarnummers 715 en 716) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname. Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

Er mag geen schade toegebracht worden aan de openbare weg of straatmeubilair en het wegnemen van straatmeubilair dient tijdig aangevraagd worden

Duurzame bereikbaarheidsinformatie op de website plaatsen.

Signalisatieplan van hoe de omleidingen (fiets/voet) op terrein zullen worden gehangen uploaden.