De gemeenteraad keurde op 29 juni 2020 (jaarnummer 361) de oprichting goed van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen, en stelde de statuten vast.
De gemeenteraad keurde op 23 november 2020 (jaarnummer 665) de beheersovereenkomst tussen het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen en de stad Antwerpen goed.
De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen van 18 november gaf zijn goedkeuring aan de wijze waarop het autonoom gemeentebedrijf voorziet in een systeem van organisatiebeheersing, onder voorbehoud van latere goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
Het college van burgemeester en schepenen keurde op 11 december 2020 (jaarnummer 9829) de wijze waarop het autonoom gemeentebedrijf voorziet in een systeem van organisatiebeheersing goed.
De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen van 16 november 2022 gaf zijn goedkeuring aan de aanpassingen aan de organisatiebeheersing, onder voorbehoud van latere goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
Een autonoom gemeentebedrijf is decretaal niet verplicht om een systeem van organisatiebeheersing te voorzien. Bij gebrek aan dergelijk systeem treedt echter artikel 234, §2 verplicht in werking. Dit decretaal vastgelegde verplichte vangnet is echter niet optimaal. Aan autonome gemeentebedrijven wordt dus aangeraden te bepalen welke modaliteiten en controles op het gebied van organisatiebeheersing zij opportuun achten.
In artikel 10 van de beheersovereenkomst tussen de stad en AG Digipolis Antwerpen is opgenomen dat :
"Het agentschap voorziet in een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat ontworpen is om een redelijke zekerheid te verschaffen omtrent:
Dit organisatiesysteem behelst minstens de regels met betrekking tot:
Deze regels worden ook ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Na evaluatie van het huidige systeem werd de organisatiebeheersing geactualiseerd en bijgewerkt. Digipolis is opgezet als een kostendelende vereniging en geniet van een btw-vrijstelling. Om van deze vrijstelling te kunnen genieten is het van belang dat Digipolis een organisatiebeheersing systeem uitbouwt om de correcte naleving van de regels rond de kostendelende vereniging te garanderen. Voorts is Digipolis de IT-partner van de groep stad Antwerpen en is het haar taak de IT-infrastructuur en projecten efficiënt te beheren. Met dit nieuwe voorstel wordt hieraan tegemoet gekomen.
Artikel 234 § 2 van het Decreet over het Lokale Bestuur luidt als volgt: "Zolang het autonoom gemeentebedrijf geen eigen regels heeft vastgesteld voor het aangaan van verbintenissen, de kredietbewaking, de wetmatigheidscontrole of de ondertekening van de girale betalingsorders, zijn artikel 266, 267, 269 en 272, § 1, tweede en derde lid, van toepassing op het autonoom gemeentebedrijf."
Het college geeft zijn goedkeuring aan de aangepaste afspraken over het aangaan van verbintenissen, kredietbewaking, wetmatigheidscontrole en de ondertekening van girale betalingsorders binnen het AG Digipolis Antwerpen, zoals beschreven in bijlage.