2022_CBS_09580 - Organisatiebeheersing - Aanpassing afspraken aangaande verbintenissen, wetmatigheidscontrole en ondertekening girale betalingsorders - Goedkeuring

De gemeenteraad keurde op 29 juni 2020 (jaarnummer 361) de oprichting goed van het  autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen, en stelde de statuten vast.  

De gemeenteraad keurde op 23 november 2020  (jaarnummer 665) de beheersovereenkomst  tussen het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen en de stad Antwerpen goed. 

De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen van 18 november gaf zijn goedkeuring aan de wijze waarop het autonoom gemeentebedrijf voorziet in een systeem van organisatiebeheersing, onder voorbehoud van latere goedkeuring door het college van  burgemeester en schepenen. 

Het college van burgemeester en schepenen keurde op 11 december 2020 (jaarnummer 9829) de wijze waarop het autonoom gemeentebedrijf voorziet in een systeem van organisatiebeheersing goed.

De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen van 16 november 2022 gaf zijn goedkeuring aan de aanpassingen aan de organisatiebeheersing, onder voorbehoud van latere goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.

Een autonoom gemeentebedrijf is decretaal niet verplicht om een systeem van  organisatiebeheersing te voorzien. Bij gebrek aan dergelijk systeem treedt echter artikel 234,  §2 verplicht in werking. Dit decretaal vastgelegde verplichte vangnet is echter niet optimaal. Aan  autonome gemeentebedrijven wordt dus aangeraden te bepalen welke modaliteiten en  controles op het gebied van organisatiebeheersing zij opportuun achten. 

In artikel 10 van de beheersovereenkomst tussen de stad en AG Digipolis Antwerpen is opgenomen dat :  

"Het agentschap voorziet in een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat ontworpen is om een redelijke zekerheid te verschaffen  omtrent: 

• het effectief en efficiënt beheer van de risico’s binnen het agentschap; de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering binnen het  agentschap;  
• de naleving van de regelgeving en de procedures binnen het agentschap; de effectieve en efficiënte werking van de diensten binnen het agentschap; de bescherming van de activa binnen het agentschap; 
• de betrouwbaarheid van de rapportering; 
• de naleving van dienstverleningsovereenkomsten die afgesloten worden in  het kader van de dienstverlening aan de leden. 

Dit organisatiesysteem behelst minstens de regels met betrekking tot: 

• het aangaan van verbintenissen; 
• de kredietbewaking; 
• de wetmatigheidscontrole; 
• de ondertekening van de girale betalingsorders.” 

Deze regels worden ook ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en  schepenen. 

Na evaluatie van het huidige systeem werd de organisatiebeheersing geactualiseerd en bijgewerkt. Digipolis is opgezet als een kostendelende vereniging en geniet van een btw-vrijstelling. Om van deze vrijstelling te kunnen genieten is het van belang dat Digipolis een organisatiebeheersing systeem uitbouwt om de correcte naleving van de regels rond de kostendelende vereniging te garanderen. Voorts is Digipolis de IT-partner van de groep stad Antwerpen en is het haar taak de IT-infrastructuur en projecten efficiënt te beheren. Met dit nieuwe voorstel wordt hieraan tegemoet gekomen.

Artikel 234 § 2 van het Decreet over het Lokale Bestuur luidt als volgt: "Zolang het autonoom  gemeentebedrijf geen eigen regels heeft vastgesteld voor het aangaan van verbintenissen,  de kredietbewaking, de wetmatigheidscontrole of de ondertekening van de girale  betalingsorders, zijn artikel 266, 267, 269 en 272, § 1, tweede en derde lid, van toepassing  op het autonoom gemeentebedrijf."