Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) keurde het college goed om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren. Met de centralisatie van het IT-budget werden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd.
Op 18 december 2020 keurde het college goed om alle IT-projecten centraal op te volgen in een projectlevenscyclus (jaarnummer 10471). Het uitgangspunt is dat het eigenaarschap van de projecten bij de bedrijfseenheden ligt. Daarnaast is een centrale regie van de totale projectenportefeuille noodzakelijk om ervoor te zorgen dat:
Op 2 juli 2021 (jaarnummer 5396) keurde het college de digitale transformatiestrategie goed.
Op 18 november 2022 (jaarnummer 9198) keurde het college een lijst digitale projecten goed om uit te voeren en gaf de opdracht om uit de lijst van projecten in opstart, de projecten die in de planning van het eerste kwartaal van 2023 passen, te begroten en deze in december ter goedkeuring voor te leggen aan het college.
Op 28 november 2022 keurde de gemeenteraad de aanpassing 6 van het meerjarenplan 2020-2025 (jaarnummer 665) goed.
Het eigenaarschap van de digitale projecten ligt bij de bedrijfseenheden. Zij dienen projectvoorstellen in. Deze werden grondig besproken op de klankbordgroep digitale transformatie en voorgelegd aan de stuurgroep digitale transformatie.
De projecten in opstart (voortrajecten) zijn de eerste keer voorgesteld aan de klankbordgroep. De klankbordgroep geeft in deze fase vooral feedback over mogelijke kruisbestuiving met andere projecten en hoe het project te aligneren op de digitale transformatiestrategie.
De 19 voortrajecten die in de planning passen voor opstart in Q1 2023, werden na het college van 18 november becijferd. Het totaalbedrag is 362.228,50 euro.
De budgetvraag voor 2023 ziet er in detail als volgt uit:
| Kostprijs mandagen Digipolis Antwerpen | 253.890, 00 euro |
| Projectbudget - vraag aan het college | 108.338,50 euro |
| Totaal | 362.228,50 euro |
Om deze voortrajecten te realiseren is er een budgetvraag van 108.338,50 euro aan het college.
De mandagen zijn inschattingen van interne mandagen bij AG Digipolis Antwerpen. Deze mandagen zijn onderdeel van de algemene werkingskosten. Ze vertegenwoordigen een belangrijk onderdeel van de totale kostprijs van een project dat ook in beeld gebracht dient te worden. Als er bij AG Digipolis Antwerpen niet voldoende interne medewerkers zijn om de projecten te realiseren, worden deze aangevuld met externe medewerkers. Deze kost wordt doorgerekend aan de stad Antwerpen en wordt betaald met projectbudget. Deze kosten zijn mee begroot in het projectbudget.
Deze voortrajecten en de details zitten in de bijlage bij dit besluit.
De voortrajecten voor de Mijn Antwerpen app worden nog becijferd en worden gefinancierd met het aanmoedigingsfonds.
In het aangepaste meerjarenplan 6 dat door het college aan de gemeenteraad werd voorgelegd op 28/11/2022, is er voldoende budget voorzien om de budgetvraag te honoreren. Het gaat om budgetadressen 2023-2025/5380100000/211/2LWS060201A00000 en 2023-2025 /5380100000/211/2LWS060102A00000.
Bij de volgende aanpassing van het meerjarenplan zullen de eventuele nodige verschuivingen aan het college worden voorgelegd.
De vastlegging van de projecten in bijlage zal via individuele besluitvorming aan het college worden voorgelegd.
Het college keurt de voorgestelde lijst van 19 projecten in opstart goed.