Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) keurde het college goed om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren. Met de centralisatie van het IT-budget werden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd.
Op 18 december 2020 keurde het college goed om alle IT-projecten centraal op te volgen in een projectlevenscyclus (jaarnummer 10471). Het uitgangspunt is dat het eigenaarschap van de projecten bij de bedrijfseenheden ligt. Daarnaast is een centrale regie van de totale projectenportefeuille noodzakelijk om ervoor te zorgen dat:
Op 2 juli 2021 (jaarnummer 5396) keurde het college de digitale transformatiestrategie goed.
Op 4 november 2022 besliste het college om de aanpassing 6 van het meerjarenplan 2020-2025 (jaarnummer 8885) ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
Het eigenaarschap van de digitale projecten ligt bij de bedrijfseenheden. Zij dienen projectvoorstellen in. Deze werden grondig besproken op de klankbordgroep digitale transformatie en voorgelegd aan de stuurgroep digitale transformatie.
Projecten in opstart (voortrajecten)
De projecten in opstart zijn de eerste keer voorgesteld aan de klankbordgroep. De klankbordgroep geeft in deze fase vooral feedback over mogelijke kruisbestuiving met andere projecten en hoe het project te aligneren op de digitale transformatiestrategie. De lijst met deze projecten zit in de bijlage bij dit besluit.
Deze voortrajecten zijn nog niet becijferd en er is nog niet gekeken of deze voortrajecten in de planning passen voor opstart in Q1 2023. Er wordt het akkoord gevraagd om deze oefening te maken. Begin december wordt het resultaat van deze oefening ter goedkeuring voorgelegd aan het college.
Projecten ter uitvoering (business cases)
De projecten ter uitvoering passeerden een tweede keer bij de klankbordgroep en werden daarop waar nodig bijgeschaafd om in lijn te zijn met de digitale transformatiestrategie. Er werd naar synergie tussen de projecten gezocht om meerwaarde en efficiëntie te creëren. Er werden afspraken gemaakt rond de scope, timing en budget met het oog op een efficiënte en effectieve, tijdige oplevering. Er werd ook geprobeerd om voor het eerst kosten/baten analyses en KPI's mee te geven. Dit is nog een aspect waarin de organisatie moet groeien.
Het gaat om 25 projecten waarvan:
Deze projecten worden ter goedkeuring voorgelegd en dan kunnen de detailanalyses starten om een gedetailleerde gunning in de markt te zetten. De uitvoering kan starten nadat de detailanalyse is afgerond. Zowel de verantwoordelijke bedrijfseenheid als AG Digipolis Antwerpen engageren zich om de voorgestelde scope volgens planning en budget op te leveren. Deze worden opgevolgd in de maandelijkse projectstatusrapportering op basis van een gedetailleerd projectplan inclusief resource toewijzing (stadsdiensten en AG Digipolis Antwerpen).
Om deze projecten te realiseren is er een budgetvraag van 3.514.814,81 euro euro aan het college. Twee projecten vragen geen middelen uit de centrale projectfinanciering. Voor de Mijn Antwerpen app zijn er middelen voorzien via het aanmoedigingsfonds digitalisering. Voor het project rond business intelligence voor cultuur zijn er enkel interne mandagen nodig.
De budgetvraag ziet er in detail als volgt uit:
| 2023 | 2.860.379,84 euro |
| 2024 | 27.280,00 euro |
| Recurrent vanaf 2024 | 295.352,07 euro |
| Recurrent vanaf 2025 | 331.802,90 euro |
| Totaal | 3.514.814,81 euro |
In het overzicht van de business cases (bijlage) is ook de kostprijs van de mandagen opgenomen. De mandagen zijn inschattingen van interne mandagen bij AG Digipolis Antwerpen en van mandagen bij de stedelijke diensten die nodig zijn om het project te realiseren. Deze mandagen zijn onderdeel van de algemene werkingskosten. Ze vertegenwoordigen een belangrijk onderdeel van de totale kostprijs van een project dat ook in beeld gebracht dient te worden. Als er bij AG Digipolis Antwerpen niet voldoende interne medewerkers zijn om de projecten te realiseren, worden deze aangevuld met externe medewerkers. Deze kost wordt doorgerekend aan de stad Antwerpen en wordt betaald met projectbudget. Deze kosten zijn mee begroot in het projectbudget.
In het projectbudget zijn ook recurrente kosten voor de rest van de legislatuur begroot. Voordien werden deze recurrente kosten ook transparant gerapporteerd, maar niet consequent budgettair voorzien waardoor er tekorten ontstonden in de algemene werkingskosten. De stad Antwerpen wil dit uniform maken en bij elk project de recurrente kost voor de rest van de legislatuur mee opnemen. Langs de andere zijde zal bij elke aanpassing meerjarenplan met de kam door de algemene werkingskosten gegaan worden om optimalisaties te realiseren en aldus het totale projectbudget terug aan te vullen.
De uitgebreide informatie zit in de bijlage bij dit besluit.
In het aangepaste meerjarenplan 6 dat door het college aan de gemeenteraad wordt voorgelegd op 28/11/2022, is er voldoende budget voorzien in dit meerjarenplan om de budgetvraag te honoreren. Het gaat om budgetadressen 2023-2025/5380100000/211/2LWS060201A00000
en 2023-2025 /5380100000/211/2LWS060102A00000.
Bij de volgende aanpassing van het meerjarenplan zullen de eventuele nodige verschuivingen aan het college worden voorgelegd.
De vastlegging van de projecten in bijlage zal via individuele besluitvorming aan het college worden voorgelegd.
Het college keurt de voorgestelde lijst van projecten ter uitvoering goed.
Het college geeft de opdracht om uit de lijst van projecten in opstart, de projecten die in de planning van het eerste kwartaal van 2023 passen, te begroten en deze in december ter goedkeuring voor te leggen aan het college.