Terug
Gepubliceerd op 12/09/2022

2022_CBS_07419 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Highland games 18 september 2022. Hof De Bist in Ekeren - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 09/09/2022 - 09:00 Stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2022_CBS_07419 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Highland games 18 september 2022. Hof De Bist in Ekeren - Goedkeuring 2022_CBS_07419 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Highland games 18 september 2022. Hof De Bist in Ekeren - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Aanleiding en context

De Antwerp Highlanders organiseren sinds 2013 in park Hof De Bist de Highland games. Dit omvat spelen als koffer lopen, touwtrekken, boom flippen, band flippen, tonnen houden, weight of distance, atlas stones, steen stoten en hoog werpen. Op zondag 18 september 2022 wil de organisatie tussen 10.00 uur en 19.00 uur weer Schotse spelen, met de nodige randanimatie zoals een roofvogelshow, Ierse dans, muziekoptredens, ridderspelen, kindergrime en een Schotse markt, naar Antwerpen brengen. Dit wordt gerealiseerd door de Antwerp Highlanders en vrijwilligers. Deze editie belooft groter te worden dan voorgaande edities. Ze verwachten 8.000 bezoekers.

De opbouw start op vrijdag 16 september 2022 om 10.00 uur. De afbraak is ten laatste beëindigd op dinsdag 20 september 2022 om 19.00 uur. 

De bezoekers kunnen parkeren op een veld op de hoek van de Prinshoeveweg en de Oude Landen. Van daar uit vertrekt een pendelbus naar Hof De Bist. De organisatie voorziet ook voldoende fietsenstallingen in de nabije omgeving. 

Argumentatie

Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van de stad Antwerpen. 

De toegang is gratis toegankelijk.

Het evenement werd onderzocht door alle bevoegde stadsdiensten op vlak van veiligheid en kreeg een positieve opportuniteitsbeoordeling van het evenemententeam omwille van de aantrekkingskracht voor zowel lokale inwoners als toeristen. 

Volgens het stedelijk evenementenkader valt dit evenement onder een categorie 5 (ondersteunde niet-commerciële evenementen). 

Juridische grond

Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.

Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.

Op 16 december (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 17 december 2019 (jaarnummer 716) keurde de gemeenteraad het retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed. 

Adviezen

MV - Bevolkingszorg Gunstig advies

U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. 

Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat bestaat uit: 1 ambulance, 1 hulppost (18m²) met 1 hulpverlener en 1 BLS-ploegen op het terrein.

SW - Milieuvergunningen Gunstig onder voorwaarden

Het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85 dB(A). 

Het aandeel van zware bastonen gemeten 2 meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB.

Brandweer - preventie Gunstig advies

Brandweer merkt op dat dit advies geen betrekking heeft op de controle/het nazicht van de naleving van de vereiste maatregelen om de verspreiding van COVID 19 te voorkomen.

Brandweer geeft voor het evenement een standaard advies.

De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde  informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd. De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen)

Politiezone Antwerpen/Openbare Orde/Evenementen Gunstig advies
SB - Logistiek - Bijzondere opdrachten en feestmateriaal Gunstig advies

Standaardvoorwaarden
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan.
Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.
Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad Antwerpen.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,...)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad Antwerpen, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

SB - EFMF - evenementen Gunstig advies
OS - Business en Innovatie Gunstig advies
SB - EFMF - Acquisitie Gunstig advies
SB - EFMF - district Ekeren Gunstig advies
TV - 252 cc Ekeren Gunstig onder voorwaarden

Indien de toegangswegen tot kasteel Hof De Bist vrij kunnen worden gehouden, en ook de parkeerplaatsen voor de dienstwagens van de stad op de parking van het park.

SB - Groendienst Ekeren Gunstig onder voorwaarden

Gunstig mits het naleven van de standaardvoorwaarden.

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. 

Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park én in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig.

Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur & activiteit, milieu & veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend.

1.    Vereiste documenten

  • De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
  • De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2.    Rondgang

  • Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
  • Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
  • De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3.    Mobiliteit

  • Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
  • De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
  • Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
  • Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
  • Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid op het inplantingsplan).
  • Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

4.    Infrastructuur & activiteit

  • Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
  • De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen.
  • Spanriemen  van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
  • Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
  • Er mag geen vuur worden gemaakt.
  • Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…).
  • Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
  • Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5.    Milieu & veiligheid

  • Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
  • Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
  • Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6.    Schade

  • Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
  • Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ bepaald en doorgerekend aan de organisator.
  • Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

Beleidsdoelstellingen

5 - Bruisende stad
1SBR07 - Evenementen versterken de verschillende troeven van de stad op lokaal, nationaal en internationaal niveau
1SBR0702 - Het faciliteren van evenementen en filmproducties over het ganse grondgebied onderstreept de verschillende troeven van de stad
1SBR070201 - Het is eenvoudig, klantvriendelijk en efficiënt om digitaal evenementen- en filmtoelatingen aan te vragen

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van Highland games door Antwerp Highlanders, zoals hierboven beschreven, op 18 september 2022 in park Hof De Bist in Ekeren goed. Antwerp Highlanders dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Artikel 2

Het college geeft opdracht aan:

DienstTaak
SB/L/BOF om logistieke ondersteuning te verlenen volgens order dossiers DUM 11254, 11252, 10363.
LP/OO/Pom parkeerverbodsborden te plaatsen op de parking van Hof de Bist.

Artikel 3

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.