Terug
Gepubliceerd op 24/10/2022

2022_CBS_08608 - Wagenpark stad Antwerpen - Bestek GAC_2019_01095 Raamovereenkomst voor het aanstellen van drie voorkeur leasingmaatschappijen. Deelopdracht 20/2021. Aanstellen van leasingmaatschappij voor de huur van één voertuig. Wijziging opdracht 1 (dossier VC2201/20) - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 21/10/2022 - 09:00 Stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Afwezig

Koen Kennis, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2022_CBS_08608 - Wagenpark stad Antwerpen - Bestek GAC_2019_01095 Raamovereenkomst voor het aanstellen van drie voorkeur leasingmaatschappijen. Deelopdracht 20/2021. Aanstellen van leasingmaatschappij voor de huur van één voertuig. Wijziging opdracht 1 (dossier VC2201/20) - Goedkeuring 2022_CBS_08608 - Wagenpark stad Antwerpen - Bestek GAC_2019_01095 Raamovereenkomst voor het aanstellen van drie voorkeur leasingmaatschappijen. Deelopdracht 20/2021. Aanstellen van leasingmaatschappij voor de huur van één voertuig. Wijziging opdracht 1 (dossier VC2201/20) - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Aanleiding en context

Op 10 januari 2020 (jaarnummer 182) keurde het college de gunning van perceel 2 'huren voertuigen op korte termijn', de stopzetting van perceel 1 'leasen voertuigen op lange termijn' en de heraanbesteding als bestek GAC_2019_01095 goed.

Op 26 juni 2020 (jaarnummer 5575) keurde het college de gunning goed voor het aanstellen van een pool van leveranciers van drie voorkeur leasingmaatschappijen op basis van bestek GAC_2019_01095 en neemt de volgende firma's op in de pool: 

  • J&T Autolease NV, Noordersingel 19, 2140 Antwerpen met ondernemingsnummer BE 0417.736.438;
  • KBC Autolease NV, Professor Van Overstraetenplein 5, 3000 Leuven met ondernemingsnummer BE 0422.562.385;
  • Alphabet Belgium Long Term Rental nv, Ingberthoeveweg 6, 2630 Aartselaar met ondernemingsnummer BE 0438.973.597.

Op 10 maart 2021 (jaarnummer 00026) keurde het managementteam het nieuwe afwegingskader voertuigen met privégebruik of mobiliteitskrediet goed.

Op 17 december 2021 (jaarnummer 10198) keurde het college bestek, procedure en gunning goed voor het aanstellen van een leasingmaatschappij voor de huur van één voertuig, deelopdracht 20/2021, goed aan de firma Alphabet Belgium Long Term Rental nv, Ingberthoeveweg 6, 2630 Aartselaar met ondernemingsnummer BE 0438.973.597

Op 20 december 2021 werd de bestelling voor het leasen van het voertuig, Mini Cooper S E Countryman, geplaatst bij de firma Alphabet Belgium Long Term Rental nv, Ingberthoeveweg 6, 2630 Aartselaar met ondernemingsnummer BE 0438.973.597.
Het voertuig is nog niet geleverd.

Op 14 juni 2022 lichtte de leverancier van het voertuig de aanbestedende overheid in over een stijging van de prijs van het voertuig.
Door een wijziging in het aanbod, een vereenvoudiging van de offertestructuren, is het bestaande model niet meer leverbaar.
Dit is onder andere te wijten aan het wereldwijde grote tekort aan grondstoffen, materialen en onderdelen met ongekende kostenstijgingen tot gevolg.

Dit heeft een aanzienlijke impact op deze opdracht, die volgens de opdrachtnemer redelijkerwijze niet kon worden voorzien bij het indienen van de offerte dan wel de sluiting van de opdracht en volgens hem een wijziging aan de opdracht rechtvaardigt.

Argumentatie

Door de Oekraïnecrisis, is er een wereldwijde tekort aan 'kabelbomen', een essentieel onderdeel van het bestelde voertuig, Mini Cooper S E Countryman.

De kabelboom is een essentieel onderdeel om alle elektronica in de wagen aan te sturen. Een kabelboom is specifiek op maat van élke afzonderlijke auto. De productie is hierdoor nog grotendeels manueel. Dit onderdeel is onvoldoende leverbaar omdat deze in verschillende fabrieken geproduceerd wordt, echter allemaal in Oekraïne.

De leverancier van het voertuig heeft als oplossing bijkomende productie voorzien van kabelbomen in andere landen. Om het productieproces in te korten van minimaal 12 maanden naar enkele maanden heeft de leverancier enkele opties, die gelinkt zijn aan de kabelboom, moeten reduceren met als gevolg twee nieuwe offertestructuren:

  •  Experience (nieuwe standaarduitrusting)
  • Maximized (enige beschikbaar pakket)

Dit heeft impact op de bestelde configuratie van het desbetreffende voertuig - Mini Cooper S E Countryman.
enkel het pakket 'Maximized' voldoet aan het minimale niveau van gewenste functionaliteiten van het voertuig.

Gelet op de stijging van de aankoopprijs, doorgevoerd door de leverancier van het voertuig, verzoekt de opdrachtnemer om de volgende prijsverhoging te hanteren:

  • Mini Cooper S E Countryman: +103,70 EUR inclusief btw/maand.

Het verzoek van de opdrachtnemer werd grondig en aan de hand van verschillende objectieve documenten onderbouwd.

Het nieuwe leasebedrag 597,73 EUR inclusief btw/maand valt binnen het voorziene budget voor de functie Strategisch Coördinator zoals goedgekeurd door het managementteam op 10 maart 2021 (jaanummer 2021_MT_00026).

Aan de voorwaarden voor een wijziging op basis van artikel 38/9 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 wordt voldaan. De omstandigheden waarnaar verwezen wordt, waren onvoorzienbaar op het moment van de intekening van de opdracht. De aanzienlijke prijsstijging van onder andere de grondstoffen is tot stand gekomen na de indiening van de offerte voor deze opdracht, zodat de opdrachtnemer er toen redelijkerwijze geen rekening mee heeft kunnen houden.

Juridische grond

In toepassing van artikel 38/9 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 kan de opdracht op vraag van de opdrachtnemer worden gewijzigd, voor zover de opdrachtnemer kan aantonen dat de herziening noodzakelijk is geworden door omstandigheden die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van zijn offerte, deze omstandigheden niet konden worden ontweken en de gevolgen ervan niet konden worden verholpen niettegenstaande hij al het nodige daartoe heeft gedaan. De wijziging kan bestaan uit hetzij een verlenging van de uitvoeringstermijn hetzij, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening of de verbreking van de opdracht. 

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 56, § 3, 4° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Algemene financiële opmerkingen

De opdrachtnemer vraagt een prijsaanpassing op een deelopdracht.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de bovenvermelde wijziging 1, een prijsaanpassing van 103,70 EUR inclusief btw per maand voor deelopdracht 20/2021 op basis van bestek GAC_2019_01095, raamovereenkomst voor het aanstellen van een leasingmaatschappij voor de huur van één voertuig aan de firma Alphabet Belgium Long Term Rental nv, Ingberthoeveweg 6, 2630 Aartselaar met ondernemingsnummer BE 0438.973.597, goed.

Artikel 2

De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
OmschrijvingBedragBoekingsadresBestelbon
Prijsaanpassing op basis van bestek GAC_2019_01095 - raamovereenkomst voor het aanstellen van een leasingmaatschappij voor de huur van één voertuig bij de firma:

Alphabet Belgium Long Term Rental nv,
Ingberthoeveweg 6,
2630 Aartselaar

ondernemingsnummer: BE 0438.973.597
bankrekeningnummer: BE35 3101 6002 5737
597,73 EUR inclusief btw per maandbudgetplaats:5200000000
budgetpositie:61413
functiegebied:2SBS080508A00000
subsidie:SUB_NR
fonds:INTERN
begrotingsprogramma:2SA080112
budgetperiode:2200-2300-2400-2500
bestelbon volgt later
Prijsaanpassing op basis van bestek GAC_2019_01095 - raamovereenkomst voor het aanstellen van een leasingmaatschappij voor de huur van één voertuig bij de firma:

Alphabet Belgium Long Term Rental nv,
Ingberthoeveweg 6,
2630 Aartselaar

ondernemingsnummer: BE 0438.973.597
bankrekeningnummer: BE35 3101 6002 5737
597,73 EUR inclusief btw per maand
budgetplaats:5200000000
budgetpositie:61413
functiegebied:2SBS080508A00000
subsidie:SUB_NR
fonds:INTERN
begrotingsprogramma:2SA080112
budgetperiode:2600-2700

mits goedkeuring van de opmaak van het meerjarenplan door college en gemeenteraad
bestelbon volgt later