2022_CBS_08191 - Selectieleidraad GAC_2022_02106 - Raamovereenkomst schoonmaak van gebouwen - Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring

De stad Antwerpen heeft een groot aantal locaties in gebruik.  Deze locaties zijn zeer divers zowel qua ligging, oppervlakte, functionaliteit en gebruikers waardoor ze een divers en typisch karakter hebben. Een groot aantal van deze locaties zijn publieksgebonden locaties, zoals bijvoorbeeld kinderkribbes, districtshuizen, musea, bibliotheken, sportzalen en politiekantoren. Andere locaties zijn niet toegankelijk voor het publiek, maar huisvesten de medewerkers van de ondersteunende logistieke diensten.

De stad Antwerpen hecht veel belang aan het onderhoud van al deze gebouwen. Niet alleen is het duurzaam onderhoud ervan een belangrijk aspect, maar ook het welzijn van gebruikers, burgers en medewerkers is erg belangrijk. 

Omwille van de specificiteit van deze gebouwen en de daarbij horende specifieke schoonmaakbehoeften, kiest de stad Antwerpen ervoor deze schoonmaaktaken uit te besteden. Hiervoor werden in het verleden raamovereenkomst GAC_2018_00613 uitgeschreven, welke op 30/9/2023 ten einde loopt.

Om de continuïteit in het schoonmaken van de gebouwen te verzekeren, vraagt de stedelijke bedrijfseenheid Stadsbeheer om een nieuwe overeenkomst op te maken.  Gezien de wettelijke verplichting tot overname van het personeel, staat de gegunde firma voor een aanzienlijke investering en een hele uitdaging om alle nieuwe personeelsleden vertrouwd te maken met hun SOP's (standaard operationele procedures), etc.  In dat opzicht wordt de raamovereenkomst dan ook gesloten voor een periode van 6 jaar (3 jaar met mogelijks 3 stilzwijgende verlengingen van telkens 1 jaar).

De opdracht GAC_2022_02106 "Raamovereenkomst voor schoonmaak van gebouwen"  is opgedeeld in twee percelen:

Perceel 1: gebouwen van stad Antwerpen en OCMW: verschillende typen van gebouwen, zoals administratie, werkplaatsen, enzovoort; 
Perceel 2: gebouwen van andere afnemers van de aankoopgroep.

Financiële en economische draagkracht
De kandidaat kan een jaaromzet met betrekking tot schoonmaak van gebouwen (exclusief glazenwas) aantonen over de laatste 3 boekjaren, van ten minste 5 miljoen euro excl btw voor perceel 1 en tenminste 2 miljoen euro excl btw voor perceel 2. Bij kandidaatstelling voor beide percelen zijn deze bedragen cumulatief te rekenen.

Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid 
Om zijn beroepsbekwaamheid aan te tonen, bezorgt de kandidaat :

1. (op 15 punten) minstens 5 en maximaal 10 referenties met gezamenlijke jaarlijkse contractwaarde van 5 miljoen euro excl. btw voor perceel 1 en (cumulatief) 2 miljoen euro excl. btw voor perceel 2, uitgevoerd tijdens de laatste 3 jaren, en met betrekking tot specifieke schoonmaakprocessen van gebouwen met historische waarde, gebouwen met kwetsbare doelgroepen, en administratieve gebouwen met schoonmaak tijdens de kantooruren;
2. (op 15 punten) SOP's voor begeleiding van medewerkers, nieuwe medewerkers en jobstudenten/werkstudenten, alsook SOP's voor kwaliteitsborging van uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden en het ABSU lidmaatschap certificaat.  De beoordeling van de SOP’s gebeurt op basis van volledigheid, efficiëntie, en raakpunten met de visie en belangen van de aanbestedende overheid.

Een kandidaat moet voldoen aan het financiële selectiecriterium.  Daarnaast moet de kandidaat voor de technische bekwaamheid minimaal de helft scoren op eis 1 en 2, en minimaal de helft scoren voor het totaal van de technische bekwaamheid.  Indien meer dan 5 kandidaten voldoen, worden per perceel enkel de 5 hoogst scorende kandidaten geselecteerd.

In toepassing van artikel 38, §1, eerste lid, 1°, c) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij mededingingsprocedure met onderhandeling omdat de opdracht niet kan worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s.

Overeenkomstig en binnen de grenzen van artikel 71 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten legt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers selectiecriteria op als voorwaarde voor deelname.

In toepassing van de artikelen 2, 6° en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aanvullende aankoopactiviteiten verricht die bestemd zijn voor andere aanbesteders die in de opdrachtdocumenten zijn aangeduid. 

In toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten nadere regels bepalen omtrent de mogelijkheid tot één of meer verlengingen van de opdracht. De volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, moet over het algemeen beperkt blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht. De verlenging mag geen aanleiding geven tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht.

In toepassing van artikel 43 § 2 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, is de duur van een raamovereenkomst, alsook van de opdrachten die erop gebaseerd zijn, beperkt tot vier jaar, behoudens in uitzonderlijke en behoorlijke gemotiveerde gevallen, met name op grond van het voorwerp van de raamovereenkomst

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.

Bij deze raamovereenkomst treedt de stad op als aankoopcentrale voor de aankoopgroep van de stad Antwerpen. Indien andere entiteiten dan de stad afnemen op deze raamovereenkomst, zal dat gebeuren in eigen naam en voor eigen rekening. De vastleggingen voor die deelopdrachten zullen dan ook op de eigen budgetten gebeuren.