2022_CBS_08131 - Samenwerking stadsarchief en uitgeverij Politeia - Archiefhandboek - Goedkeuring

Sinds 2008 werkt het stadsarchief samen met de uitgeverij Politeia aan een handboek (college van 20 juni, jaarnummer 7680). Medewerkers van het stadsarchief leveren inhoudelijke en redactionele bijdragen bij een losbladig handboek over hedendaags document- en archiefbeheer voor lokale besturen. Deze samenwerking liet toe om in de praktijk gegroeide expertise over informatiebeheer gestructureerd vast te leggen ten behoeve van opleiding en kwaliteitsbewaking. Vermits het logo van de stad Antwerpen prominent op de voorpagina zichtbaar was en de band van een aantal auteurs en redacteurs met de stad Antwerpen duidelijk werd vermeld, droeg deze publicatie ook bij tot het imago van Antwerpen als een centrum van innovatie.

Een deel van de redactie wordt nu opgenomen door een privépersoon. De teksten worden nu ook niet meer gepubliceerd in een losbladig werk maar in afzonderlijke pockets én als digitaal handboek. Deze wijzigingen dienen vastgelegd te worden met een besluit.

De personeelsinzet vanwege het stadsarchief vormt jaarlijks ongeveer 3 weken werk door één medewerker. Als vergoeding ontvangt het stadsarchief 5% van het netto zakencijfer voor deze publicaties verminderd met de vergoedingen die Politeia rechtstreeks aan de auteurs overmaakt. Politeia betaalt een auteursvergoeding aan derden van 10,00 euro per pagina en vervult ook de fiscale verplichtingen met betrekking tot de auteursrechten. Het stadsarchief krijgt 3 exemplaren van elke analoge publicatie. Alle medewerkers van het stadsarchief en alle informatiebeheerders van de stad krijgen ook toegang tot het digitale handboek. Zo'n toegang kost normaal ongeveer 249,00 euro per jaar voor drie gebruikers.

Het is aangewezen dat het stadsarchief blijft meewerken aan deze publicatie. Vele teksten zijn immers in het verleden geschreven vanuit de Antwerpse praktijk en door bij deze publicatie betrokken te blijven kan het stadsarchief ook het eigenaarschap van deze teksten blijven bewaken.  De duidelijke verwijzingen naar de stad Antwerpen versterken het imago van de stad als een stad van innovatie en digitaal werken. Het feit dat alle informatiebeheerders van de publicatie kunnen gebruik maken, zorgt voor een brede verspreiding van de principes van goed informatiebeheer.

Het stadsarchief engageert zich tot: 

• het bijwonen van de redactievergaderingen waarop de inhoudelijke lijnen bepaald worden;
• het nalezen van de drukproeven;
• het schrijven van 1 of 2 bijdragen per jaar;
• aankondiging van de nieuwe pockets op haar communicatiekanalen.

De uitgever engageert zich tot:

• volledige taalrevisie;
• opmaak en ontwerp, correcties van de proeven, druk en afwerking;
• publiciteit, promotie en marketing;
• verkoop, distributie en de gehele klantenzorg;
• naleving van alle wettelijke vereisten.