Terug
Gepubliceerd op 11/10/2022

2022_CBS_08132 - Samenwerkingsovereenkomst met vzw meemoo, Vlaams Instituut voor het archief - Digitalisering en bewaring van audiovisuele archieven. Ondertekening - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 07/10/2022 - 09:00 Stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Afwezig

Karim Bachar, schepen

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2022_CBS_08132 - Samenwerkingsovereenkomst met vzw meemoo, Vlaams Instituut voor het archief - Digitalisering en bewaring van audiovisuele archieven. Ondertekening - Goedkeuring 2022_CBS_08132 - Samenwerkingsovereenkomst met vzw meemoo, Vlaams Instituut voor het archief - Digitalisering en bewaring van audiovisuele archieven. Ondertekening - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Aanleiding en context

Op 25 januari 2016 keurde de gemeenteraad (jaarnummer 8) de samenwerkingsovereenkomst goed met het Vlaams Instituut voor Audiovisuele Archivering (VIAA). Dit instituut zorgt voor het digitaliseren van het grootste deel van de analoge geluids- en beelddragers bewaard in de verschillende Antwerpse erfgoedinstellingen en archieven.

In september 2018 besliste de Vlaamse Regering om VIAA, PACKED en Lukas in één organisatie onder te brengen. In 2020 kreeg deze organisatie een nieuwe naam: meemoo, Vlaams instituut voor het archief.

Op 2 december 2021 startte meemoo het overleg over de actualisatie van de samenwerkingsovereenkomst met de stad Antwerpen. Bij dit overleg werden enerzijds het AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en anderzijds de stad Antwerpen vertegenwoordigd door de dienst Bestuurszaken/Stadsarchief, betrokken. Voor de instellingen die horen bij het AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed zal één kaderovereenkomst gesloten worden tussen meemoo en het AG. Voor het materiaal dat nu en in de toekomst bewaard zal worden in het stadsarchief is een nieuwe ondertekening nodig vanwege de stad Antwerpen.

De protocolovereenkomst betreffende de uitwisseling van materiaal en metadata tussen de stad Antwerpen en meemoo werd goedgekeurd op het college van 29 juli 2022 (jaarnummer 6265).

De nieuwe samenwerkingsovereenkomst zal bij ondertekening (onverminderd artikel 10.2) de voorgaande overeenkomst, inclusief alle bijlagen en addenda, vervangen.

Argumentatie

Meemoo digitaliseert gratis beeld en geluid van zijn contentpartners in cultuur, media en overheid, en organiseert de instroom van hun bestaande digitale collecties. De stad Antwerpen beschikt niet over de middelen en de infrastructuur om deze bijzondere collecties met hoge technische vereisten te digitaliseren. Dit materiaal wordt duurzaam bewaard in hun archiefsysteem, waar de contentpartners het materiaal kunnen beheren en klaarmaken voor hergebruik. Voor de bewaring dient een minimale prijs betaald te worden. Meemoo ontsluit zelf het materiaal maar zal in de toekomst ook een raadpleegmodule ter beschikking stellen om enkel het materiaal van de stad Antwerpen aan elke geïnteresseerde te tonen. Met deze overeenkomst werkt de stad Antwerpen ook mee aan het project om Vlaams erfgoed in beeld en geluid meer te promoten bij het brede publiek.

Deze overeenkomst biedt de mogelijkheid om analoge beeld- en geluidsdragers te laten digitaliseren. Deze digitalisering moet wel voorbereid worden door medewerkers van de stad maar het blijft veel goedkoper dan op eigen kosten te digitaliseren. Deze voorbereiding onder de vorm van registratie en inventarisatie is immers een onderdeel van de reguliere taak van het archief.

Deze overeenkomst biedt ook de mogelijkheid de gedigitaliseerde bestanden tegen een zeer redelijke kostprijs veilig op te slaan en ter beschikking te stellen.

Vermits het stadsarchief ook een aantal Vlaamse topstukken bewaart, kunnen deze documenten ook via deze overeenkomst gedigitaliseerd worden en een ruimere aandacht krijgen.

Juridische grond

Artikel 124 paragraaf 1, lid 3 van de wet van 17 juni 2016 op de overheidsopdrachten bepaalt dat de werken, levering en diensten die uitsluitend ten behoeve van onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling wordt geplaatst en niet met het oogmerk winst op te leveren dan wel de kosten van onderzoek en ontwikkeling te dekken, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure.

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 56 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur: §5 het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor de zorg voor het gemeentearchief waaronder de titels.

Algemene financiële opmerkingen

De bewaarkost wordt voor 2023 geraamd op 2900 euro op budgetplaats 5163500000 (budgetpositie 6141, functiegebied 2SBS010105A00000, subsidie SUB_NR, intern fonds, begrotingsprogramma 2SA080113 voor de budgetperiode 2300). Omdat er elk jaar meer bewaard wordt, zal de bewaarkost elk jaar vermoedelijk met 15 % stijgen. De bestelbon zal goedgekeurd worden door de administratief goedkeurder.

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt goed dat de voorliggende samenwerkingsovereenkomst tussen stad Antwerpen en vzw meemoo de samenwerkingsovereenkomst, goedgekeurd op 25 januari 2016, tussen stad Antwerpen en VIAA vervangt.

Artikel 2

Het college keurt de samenwerkingsovereenkomst en het topstukkenaddendum tussen stad Antwerpen en vzw meemoo goed.

Artikel 3

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.

Bijlagen