Terug
Gepubliceerd op 19/09/2022

2022_CBS_07623 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Students on Stage - Sint-Jansplein - 26 september 2022 - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 16/09/2022 - 09:00 Stadhuis - Tania Stremersch - bz_besluitvorming_mailbox@antwerpen.be
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Verontschuldigd

Karim Bachar, schepen

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2022_CBS_07623 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Students on Stage - Sint-Jansplein - 26 september 2022 - Goedkeuring 2022_CBS_07623 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Students on Stage - Sint-Jansplein - 26 september 2022 - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Aanleiding en context

Op 24 mei 2022 diende Unifac vzw, de overkoepelende studentenvereniging van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen, Kleine Kauwenberg 15, 2000 Antwerpen, een aanvraag in om 'Students on Stage 2022'  op 26 september 2022 te organiseren op het Sint-Jansplein in Antwerpen.

Tijdens dit evenement stellen de studentenverenigingen, die aan de Universiteit Antwerpen verbonden zijn, zichzelf voor aan de nieuwe studenten. Ze maken promotie voor hun club door snacks en drank uit te delen en er wordt muziek gespeeld om een gezellige sfeer te creëren.

'Students on Stage 2022' start op maandag 26 september 2022 om 12.00 uur en eindigt om 19.00 uur.

De opbouw start op zondag 25 september 2022 om 12.00 uur en de afbraak is afgerond om uiterlijk 23.00 uur op maandag 26 september 2022.

Er worden 6000 bezoekers verwacht waarvan 3000 op het drukste moment.

Het programma verloopt als volgt op maandag 27 september 2021:

  • 12.00 uur: opening voor het publiek, start verkoop en muziek;
  • 19.00 uur: einde verkoop en muziek, bezoekers worden verzocht om het terrein te verlaten, begin opkuis;
  • 23.00 uur: einde afbraak en opkuis.

Argumentatie

De dienst Stadsbeheer/Evenementen Film Markten en Foren geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement Students on Stage 2022.

Het is een vaste waarde op de Antwerpse studentenkalender en de voorbije edities werden steeds gunstig geëvalueerd. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen beleid van Antwerpen als studentenstad.

Dit evenement wordt volgens het evenementenkader ingedeeld in categorie 5 (overige ondersteunde publieke evenementen).

Juridische grond

Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.

Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.

Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 17 december 2019 (jaarnummer 716) keurde de gemeenteraad het retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Adviezen

Antwerpen Studentenstad (STAN) Gunstig advies
OS - Business en innovatie Gunstig onder voorwaarden

Mits de horeca en handelszaken in de omgeving op de hoogte worden gebracht van dit event en de mogelijke implicaties voor hen. Toegang en zicht naar de handel en horecazaken steeds vrijwaren.

SB - EFMF - Ambulante Handel Gunstig onder voorwaarden

Zorg er wel voor dat u de locatie voor de standplaats ambulante handel vrij houdt en geen hinder veroorzaakt voor deze standplaats, zie de exacte locatie van deze standplaats op de afbeelding in bijlage.

OS - advies taxi's Gunstig advies
SB - EFMF - Markten en Foren Gunstig advies
MV - Bevolkingszorg Gunstig onder voorwaarden

Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat bestaat uit 1 hulppost van min. 18 m² met 1 hulpverlener en 1 BLS-ploeg op het terrein.

SW - Milieuvergunningen Gunstig onder voorwaarden

Van zodra het advies, met al dan niet extra voorwaarden, bezorgd wordt, zal het mee opgenomen worden in de toelatingsbrief.

Brandweer - preventie Gunstig onder voorwaarden

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven. 

Link naar standaardvoorwaarden: https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen 

Extra voorwaarde bij standaardvoorwaarde nr. 2283 - potentieel risico-evenement

  • De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.
  • De organisator heeft op elk moment een indicatie van hoeveel publiek aanwezig is op de site.
  • De nooduitgangen dienen op afdoende hoogte aangeduid te worden opdat ze duidelijk leesbaar zijn. 
  • De podiumconstructie moet afgeschermd worden van publiek om opklimmen te voorkomen. De constructie moet voor de start van het evenement gekeurd worden door een erkend onafhankelijk keuringsorganisme. Het gunstig keuringsverslag moet ten allen tijde op eenvoudige vraag kunnen worden voorgelegd.
SB - EFMF - District Antwerpen Gunstig advies
Politiezone Antwerpen/Openbare Orde/Evenementen Gunstig onder voorwaarden

BETREFT:

NAAM EVENEMENT: Students on Stage

LOCATIE: Sint-Jansplein, 2060 Antwerpen

DATUM: maandag 26/09/2022

De organisatie dient zich op de locatie Sint-Jansplein aan volgende voorwaarden te houden:

  • Geen gebruik van de rijbaan, alle opstellingen dienen op het plein zelf te staan
  • Inrit van de ondergrondse parking ter hoogte van de Lange Dijkstraat dient vrij te blijven
  • De volledige eventsite dient afgeschermd te worden met Heras-hekken of nadars. Hierdoor kunnen zowel passanten als bezoekers duidelijk zien waar het evenemententerrein zich bevindt.
  • Op de volledige evenementensite dient professionele security aanwezig te zijn.
  • De organisator voorziet duidelijke communicatie, zowel voorafgaand als tijdens het evenement, om het gebruik van rugzakken zoveel mogelijk te beperken.
  • Het aantal aanwezigen monitoren zodat de maximale capaciteit niet wordt overschreden.
  •  Labels voorzien voor de rugzakken van de standhouders zodat deze duidelijk te onderscheiden zijn van eventuele achtergelaten rugzakken.
  • De organisator voorziet in 1 duidelijk herkenbare steward per 300 bezoekers.
  • De organisator voorziet in een permanente medisch preventieve dienst.
  • De organisator voorziet in voldoende sanitaire installaties om wildplassen in de omgeving te voorkomen.
  • De organisator voorziet voldoende vuilbakken om sluikstorten tegen te gaan, en staat na afloop in voor het opkuisen van de site en de onmiddellijke omgeving. Er worden tevens vuilbakken voorzien ter hoogte van de ingang, waar bezoekers de dranken die ze in hun bezit hebben, en die ze niet mogen binnenbrengen, in kunnen wegwerpen voor ze de evenementensite betreden.
  • De organisatie voorziet plattegronden, gedrukt op doeken die bevestigd worden aan Herasafsluitingen. Deze worden geplaatst aan de ingang van het evenement. Op deze plattegronden staan de uitgangen, de EHBO-post, de toiletten en de wisselbekerpunten aangeduid.
  • De organisatie voorziet een duidelijke signalisatie aan de nooduitgangen.
  • De organisatie plaatst schuimblussers in de verschillende kramen en minstens één bij elk kooktoestel dat op gas werkt.
  • De verschillende studentenclubs worden in kennis gesteld van de wet op de beteugeling van dronkenschap en dienen deze na te leven.
  • Het is verboden dranken in glas aan te bieden op het evenement. Hierop staat uitsluiting van het evenement als straf.
SB - Logistiek - Bijzondere opdrachten en feestmateriaal Gunstig onder voorwaarden

Standaardvoorwaarden 

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 16 en 17 december 2019 (jaarnummers 715 en 716) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname. Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement. 

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname
(de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.

SW - B&O - Interventies Gunstig onder voorwaarden

Er mag geen schade toegebracht worden aan de openbare weg of straatmeubilair en het wegnemen van straatmeubilair dient tijdig aangevraagd worden.

SW - Mobiliteitsadvies en ondersteuning Gunstig onder voorwaarden

Duurzame verplaatsingen naar het evenement extra benadrukken bij bereikbaarheidsinformatie

Beleidsdoelstellingen

7 - Bruisende stad
2BRS03 - Evenementen
2BRS0301 - Reguliere taken
2BRS030101 - Ondersteuning evenementen derden

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van Students on Stage 2022 door Unifac vzw, zoals hierboven beschreven, op 26 september 2022, in de binnenstad van Antwerpen goed. Unifac vzw dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Het evenement wordt georganiseerd conform de corona-protocollen die op het moment van het evenement van kracht zijn.

Artikel 2

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.

Artikel 3

Het college geeft opdracht aan:
DienstTaak
SW/B&O/interventies om de basketbalpalen te verwijderen en nadien terug te plaatsen.
SB/L/BOF
om logistieke ondersteuning te verlenen volgens order 11793.
LP/OO/EV
om toezicht te houden op het evenement en de drukke oversteekplaatsen.