Terug
Gepubliceerd op 05/09/2022

2022_CBS_07140 - Autonoom Gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen - Vastlegging en uitbetaling investeringsbudget werkplek hardware - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 02/09/2022 - 09:00 Stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2022_CBS_07140 - Autonoom Gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen - Vastlegging en uitbetaling investeringsbudget werkplek hardware - Goedkeuring 2022_CBS_07140 - Autonoom Gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen - Vastlegging en uitbetaling investeringsbudget werkplek hardware - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Aanleiding en context

Op 29 juni 2020 (jaarnummer 361) keurde de gemeenteraad de oprichting van het autonoom gemeentebedrijf AG Digipolis Antwerpen goed.

Op 23 november 2020 (jaarnummer 665) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het AG Digipolis Antwerpen voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2025 goed.

Op 18 december 2020 (jaarnummer 10468) nam het college kennis van het nieuwe afsprakenkader omtrent afstandswerken. Dit kader laat toe om, waar mogelijk, meer structureel vanop afstand te werken.

Op 25 juni 2021 (jaarnummer 5203) werd de opstart van het project digitale werkplek principieel goedgekeurd door het college. Met dit project wordt een professionele digitale samenwerking verder gefaciliteerd.  

Op 2 juli 2021 (jaarnummer 5396) werd de digitale transformatiestrategie goedgekeurd door het college. Via de digitale transformatiestrategie zet de stad Antwerpen verder in op de digitale dienstverlening en het digitaal werken. 

Op 20 april 2022 (jaarnummer 43) werd de voorgestelde situatie omtrent werkplek hardware, waarbij meer IT-assets persoonlijk toewijsbaar worden gemaakt, goedgekeurd door het managementteam. 

Op 1 juli 2022 (jaarnummer 5435) keurde het college de investering van 265.760,50 euro voor de aankopen van schermen, toetsenborden, muizen, laptopstands en kabels voor den Bell, de sociale centra, de Hofstraat en het Ecohuis goed.

Op 19 augustus (jaarnummer 6782) keurde het college de interne kredietaanpassing voor de aankopen van schermen, toetsenborden, muizen, laptopstands en kabels voor den Bell, de sociale centra, de Hofstraat en het Ecohuis goed.

Argumentatie

Binnen de digitale transformatiestrategie zet de stad Antwerpen in op een digitaal volwassen organisatie en medewerkers. Om de digitale vaardigheden van de medewerkers te vergroten, rolt de stad de nieuwe digitale werkplek uit en wordt er gewerkt aan een cultuur van kennisdelen en innoveren. De digitale werkplek bestaat uit twee grote luiken, namelijk software en hardware. Het O365-platform wordt momenteel uitgerold voor de stad Antwerpen, Digipolis Antwerpen, AG Vespa, AG MPA en vzw Integratie & Inburgering om medewerkers de juiste tools te bieden om op een kwalitatieve manier tijds- en plaats-onafhankelijk digitaal te kunnen samenwerken. 

Om een voldoende professionele digitale samenwerking te faciliteren, is het aanwezige IT-materiaal op de werkplek vandaag echter nog ontoereikend. Dit zorgt voor frustraties op de werkvloer, en vertaalt zich in een stijgend aantal support-tickets met betrekking tot hardware. Door een verspreide aanpak en aanvragen via uiteenlopende kanalen is het op dit moment niet mogelijk om aankopen gericht centraal te voorzien. Bovendien verplaatsen medewerkers op eigen initiatief IT-materiaal, wat een gedegen beheer onmogelijk maakt. Om deze situatie te doorbreken keurde het managementteam op 20 april 2022 het voorstel goed om IT-materiaal zoveel mogelijk persoonlijk toewijsbaar te maken. Het gaat concreet om de volgende IT-assets: laptop, smartphone, headset, laptopstaander, toetsenbord, muis, rugzak/draagtas. Onder de nieuwe situatie kunnen aankopen in bulk gebeuren via gecentraliseerde budgetten en bestaan er duidelijke, stadsbrede afspreken omtrent het in te zetten budget per type toestel. Monitors, tablets en telefoontoestellen worden niet persoonlijk toewijsbaar gemaakt. 

Om deze nieuwe situatie in de praktijk mogelijk te maken was het noodzakelijk om een inventarisatie te maken van de huidige werkplek hardware in Den Bell. Er werd gestart met de locatie den Bell als testcase, en zodat er op korte termijn al een groot aantal medewerkers bediend kan worden. Bedrijfseenheden met locaties buiten den Bell die hun aankopen mee onder dit investeringsdossier wilden plaatsen, konden de inventarisatie zelf maken indien gewenst, dit gebeurde alvast voor de sociale centra, de Hofstraat en het Ecohuis. Voor alle andere locaties wordt in de zomermaanden een plan van aanpak opgesteld, met geleerde lessen uit het traject den Bell. De inventarisatie voor den Bell gebeurde de afgelopen weken door de 'taskforce werkplek hardware': een samenwerking van team CDO, facilitair beheer (SB) en AG Digipolis Antwerpen, in samenspraak met de IT-contactpunten uit de verschillende bedrijven. Digipolis Antwerpen zette hiervoor een assetmanagementtool in om het geïnventariseerde IT-materiaal ook correct te kunnen blijven opvolgen na de inventarisatie. 

Om te weten te komen hoeveel werkplekken in de toekomst nog ingericht moeten worden werd een bevraging opgestart via de IT-contactpunten waarbij elke bedrijfseenheid aangaf hoeveel werkplekken in den Bell zij in de toekomst nog wensen in te richten. Gezien het aantrekken van hybride werken werd een algemene doelstelling vooropgesteld om te streven naar een installatie van 70% van de werkplekken. Van de 2000 werkplekken die in aanmerking kwamen (projectrooms en vergaderzalen buiten beschouwing), zullen er uiteindelijk 1536 werkplekken behouden worden (77%). In bijlage is een argumentatie te vinden voor de plaatsen waar de doelstelling van 70% niet bereikbaar is. 

Met een duidelijk zicht op het aantal in te richten werkplekken en het aanwezige IT-materiaal werd vervolgens berekend welke investering nodig is om de nieuwe situatie te realiseren: 265.760,50 euro. Dit bedrag omvat aankopen van schermen, toetsenborden, muizen, laptopstands en kabels voor den Bell, de sociale centra, de Hofstraat en het Ecohuis. 

Juridische grond

Artikel 30, §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt met betrekking tot in-housetoezicht volgende voorwaarden:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten; 2° meer dan 80% van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; 3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 56, §3, 4° Decreet over het Lokaal Bestuur stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Algemene financiële opmerkingen

Het budget  voor deze bijkomende investering voor hardware werkplekken is voorzien 2200/5380100000/2402/2LWS060201PA6879 (hardware). 

De uitgaven die geregistreerd worden op dit projectbudget, worden uitbetaald op basis van facturen. Hiertoe zal een gedetailleerde rapportering worden opgezet.

Beleidsdoelstellingen

6 - Lerende en werkende stad
2LWS06 - Innovatie/digitalisering

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de vastlegging en uitbetaling  van 265.760,50 (incl BTW) euro voor werkplek hardware aan AG Digipolis Antwerpen goed.

De betreffende locaties zijn den Bell, de sociale centra, de Hofstraat en het Ecohuis. 


Artikel 2

De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
OmschrijvingBedragBoekingsadresBestelbon

AG Digipolis Antwerpen

Generaal Armstrongweg 1,

2020 Antwerpen

Ond.Nr. NBE0751541350

Rek.Nr. BE16 0910 2236 3074

265.760,50 (incl BTW)budgetplaats:5380100000
budgetpositie:2402
functiegebied:2LWS060201PA6879
subsidie:SUB_NR
fonds:INTERN
begrotingsprogramma: 2SA060590
budgetperiode: 2200
4005521413