Terug
Gepubliceerd op 16/01/2023

2022_CBS_09414 - Ondersteuning. Evenementen - Flanders Classics NV - Organisatie en logistieke ondersteuning. Vastlegging nominatief krediet 2022 Wereldbeker Veldrijden. Afsprakennota en uitbetaling - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 25/11/2022 - 09:00 Stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2022_CBS_09414 - Ondersteuning. Evenementen - Flanders Classics NV - Organisatie en logistieke ondersteuning. Vastlegging nominatief krediet 2022 Wereldbeker Veldrijden. Afsprakennota en uitbetaling - Goedkeuring 2022_CBS_09414 - Ondersteuning. Evenementen - Flanders Classics NV - Organisatie en logistieke ondersteuning. Vastlegging nominatief krediet 2022 Wereldbeker Veldrijden. Afsprakennota en uitbetaling - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

Op 7 mei 2021 (jaarnummer 3753) nam het college kennis van de organisatie van de Wereldbeker veldrijden in Antwerpen door Flanders Classics NV op 18 december 2021.

Op 30 mei 2022 (jaarnummer 281) keurde de gemeenteraad de vijfde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 goed.

De wereldbeker veldrijden is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie- en mediawaarde.

Op zondag 4 december 2022 organiseert Flanders Classics NV de Wereldbeker veldrijden in Antwerpen. Op deze dag komen de beste veldrijders van het moment naar Antwerpen en worden er zo'n 5.000 toeschouwers verwacht. De timing ziet er als volgt uit:

tijdstipcategorie
09.30 uurJunioren vrouwen
11.00 uurJunioren mannen
12.30 uurElite vrouwen
14.00 uurElite mannen

Argumentatie

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding en visibiliteit tijdens het evenement).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2019-2024 en meer bepaald de doelstellingen sport en evenementen.

Dit evenement wordt volgens het evenementenkader zoals goedgekeurd door het college op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) ingedeeld in categorie 3 (naamsversterkende evenementen) en wordt dus vrijgesteld van:

  • retributie inname openbaar domein;
  • retributie logistiek materiaal;
  • retributie nutsverbruik;
  • retributie gebruik afvalcontainers.

Volgende kostenposten zullen door de betrokken diensten enkel worden aangerekend indien nodig:

  • ligplaats in de stadshaven;
  • opkuis;
  • retributie parkeerverbodsborden;
  • verwijderen straatmeubilair.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek, promotioneel en financieel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:

  • gratis ter beschikking stellen en leveren van het beschikbare feestmateriaal;
  • gratis leveren van vuilbakken;
  • inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
  • financiële ondersteuning ten bedrage van 50.000,00 EUR van de stad Antwerpen;
  • toelating voor het gebruik van promotiematerialen van Sporting A en stad Antwerpen;
  • afvaardiging van de burgemeester of schepen voor sport voor de prijsuitreiking.

Alle nodige documenten voor de opmaak van de bestelbon zijn door de organisatie aangeleverd en toegevoegd aan de bestelbon.

De gevraagde documenten voor de verantwoording voor de ontvangen ondersteuning zijn opgenomen in de afsprakennota en zullen door de organisatie worden ingediend bij de stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen.

Juridische grond

De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en het kaderbesluit met de basisprincipes van het ondersteuningsbeleid (gemeenteraadsbesluit van 26 oktober 2020, jaarnummer 595) zijn van toepassing.

Op 9 maart 2018 (jaarnummer 2138) keurde het college het gewijzigde evenementenkader goed.

Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 17 december 2019 (jaarnummer 716) keurde de gemeenteraad het retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 17 december 2019 (jaarnummer 772) keurde de gemeenteraad de gewijzigde versie van het retributiereglement voor de tijdelijke inname van parkeerplaatsen door middel van verkeerssignalisatie goed voor de periode van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2025.

Op 17 december 2019 (jaarnummer 775) keurde de gemeenteraad het retributiereglement voor het tijdelijk verwijderen en herplaatsen van straatmeubilair goed voor de periode van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2025.

Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen, en manifestaties 2021-2025 goed. 

Op 27 november 2015 (jaarnummer 09823) keurde het college het algemeen principe uitbetalen toelagekredieten exploitatiebudget aan derden goed.


Algemene financiële opmerkingen

Op 27 november 2015 (jaarnummer 9823) keurde het college het algemeen principe voor het uitbetalen van toelagekredieten exploitatiebudget aan derden goed.

De ondersteuning zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad Antwerpen.

Alle nodige documenten voor de opmaak van de bestelbon zijn door de organisatie aangeleverd en toegevoegd aan de bestelbon.

De ondersteuning zal in een keer worden uitbetaald omdat voor dit evenement reeds alle voorbereidende financiële kosten zijn gemaakt.

De gevraagde documenten voor de verantwoording voor de ontvangen ondersteuning zijn opgenomen in de afsprakennota en zullen door de organisatie worden ingediend bij stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen uiterlijk 31 maart 2023.

Adviezen

SW - Mobiliteitsadvies en ondersteuning Gunstig advies
SB - Groendienst Antwerpen Linkeroever Gunstig advies

mits er rekening wordt gehouden met de voorwaarden in het standaardadvies

OS -Business en innovatie Gunstig advies

Mits de horeca en handelszaken in de omgeving op de hoogte worden gebracht van dit event en de mogelijke implicaties voor hen. Toegang en zicht naar de handel en horecazaken steeds vrijwaren.

AG VESPA - Vastgoedverhuring & Ruimtebeheer Gunstig advies
SB - EFMF - District ANtwerpen Gunstig advies
Politiezon Antwerpen/Openbare Orde/Evenementen Gunstig advies
SB - Logistiek - Bijzondere opdrachten en feestmateriaal Gunstig advies
SB - EFMF - Evenementen Gunstig advies
SB - EFMF Acquisitie Gunstig advies
MV - Bevolkingszorg Gunstig advies
Agev-overleg - Noodplanning Gunstig advies

De voorwaarden en richtlijnen zoals besproken in het AGEV-overleg van 25 oktober 2022 en de eventuele bijkomende voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden.

Brandweer - Preventie Gunstig advies

Beleidsdoelstellingen

7 - Bruisende stad
2BRS03 - Evenementen
2BRS0303 - Gevarieerd evenementenaanbod / promotie A
2BRS030301 - Tradities en sterkhouders

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van Wereldbeker Veldrijden, zoals hierboven beschreven, op 4 december 2022 op Sint-Anna Linkeroever goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld, na te leven.

Het evenement wordt georganiseerd conform de protocollen die op het moment van het evenement van kracht zijn.

Artikel 2

Het college keurt de afsprakennota die loopt van 25 november 2022 tot en met 4 januari 2023  goed met de organisator van het evenement, Flanders Classics NV, Harensesteenweg 228, 1800 Vilvoorde met ondernemingsnummer 0818.388.802.

Artikel 3

Het college keurt de vastlegging en de uitbetaling van de ondersteuning van 50.000,00 EUR goed aan Flanders Classics NV, Harensesteenweg 228, 1800 Vilvoorde met ondernemingsnummer 0818.388.802 voor de organisatie van Wereldbeker veldrijden op 4 december 2022 op Sint-Anna Linkeroever.

Artikel 4

Het college beslist om in afwijking van de betalingsregeling voorzien in het collegepunt van 27 november 2015 (jaarnummer 09823) het toelagebedrag eenmalig volledig uit te betalen.

Artikel 5

Het college keurt de afvaardiging goed van de burgemeester en/of de schepen voor sport voor de prijsuitreiking van de Wereldbeker Veldrijden volgens protocollaire afspraken.

Artikel 6

Het college geeft opdracht aan:
DienstTaak
SB/Bijzondere Opdrachten en Feestmateriaal
  • gratis ter beschikking stellen van het aangevraagde materiaal volgens reglement BOF;
  • gratis transport van het aangevraagde materiaal;
  • gratis ter beschikking stellen van stroom- en watervoorziening volgens reglement BOF.
SW/Beheer en Operaties/ Interventies
  • verwijderen van hinderlijk straatmeubilair op de verschillende sites die worden gebruikt;
  • kosten voor het verwijderen van straatmeubilair factureren aan de organisator;
Lokale Politie Antwerpen / Openbare Orde / Evenementen
  • maatregelen nemen voor het parkeervrij maken van de straten langs het parcours;
  • afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement.

Artikel 7

De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
OmschrijvingBedragBoekingsadresBestelbon
Uitbetaling ondersteuning Wereldbeker Veldrijden

Flanders Classics NV
Harensesteenweg 228
1800 Vilvoorde

Ondernemingsnummer: 0818.388.802
Rekeningnummer: BE71 7310 0505 3469
50.000,00EURbudgetplaats: 5373015000
budgetpositie: 6496600
functiegebied: 2BRS030301A00000
subsidie: SUB_NR
fonds: INTERN
begrotingsprogramma: 2SA070719
budgetperiode:2200
4505145747

Bijlagen

  • Afsprakennota WB Veldrijden.pdf