2022_RVBAGSO_00030 - AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen - IT - Samenwerking AG Digipolis - Werkwijze rond financiële flow (bestelling en facturatie) - Goedkeuring

De raad van bestuur van het AG SO is bevoegd voor uitgaven boven de  250 000 €

Op de raad van bestuur van 25 september 2020 werd de toetreding tot de zelfstandige groepering Digipolis Antwerpen (kostendelende vereniging) beslist.

Op 11/12/2020 keurde de raad van bestuur de overeenkomst goed tot oprichting van de kostendelende vereniging AG Digipolis op voorwaarde dat de stad Antwerpen de kosten, die worden gemaakt ten behoeve van de leden zoals bepaald in artikel 4 van de oprichtingsovereenkomst, opneemt in de dotatie van de stad aan het autonoom gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen.

Deze kosten bestaan uit volgende posten

• Investeringsuitgaven
• Exploitatie uitgaven
1. Personeelskosten AG Digipolis
2. Kosten reguliere werking
3. Contractkosten

In de vernieuwde samenwerking tussen het AG SO en het AG Digipolis moeten afspraken gemaakt worden rond de werkwijze om de besteding (bestelling en facturatie) van het IT budget te doen verlopen conform de financiële goedkeuringsmatrix én met zo weinig mogelijk administratieve planlast. 

Investeringsbudget

Op  basis van het meerjarenplan wordt er jaarlijks 1 bestelbon opgemaakt aan het AG Digipolis. Elk investeringsproject wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bevoegde orgaan volgens de financiële goedkeuringsmatrix. Het AG Digipolis factureert per kwartaal op projectbasis de effectieve omzet/realisatie. Het resterend saldo wordt overgedragen naar het volgende jaar. 

Exploitatiebudget

Jaarlijks maakt het AG SO 1 bestelbon op aan het AG Digipolis met het bedrag dat voorzien werd in het meerjarenplan voor de exploitatie uitgaven. Om de cashflow binnen het AG Digipolis te  garanderen betaalt het AG SO bij de start van elk maand 1/12 van het jaarbedrag. Per kwartaal worden de effectief gerealiseerde uitgaven verrekend met de reeds betaalde voorschotten: een creditnota als er minder gerealiseerd werd, een factuur als er meer gerealiseerd werd.

Bij de goedkeuring van elke aanpassing van het meerjarenplan (AMJP) zullen de details van deze budgetten opgenomen worden, zodat de raad van bestuur deze goedkeurt bij goedkeuring van het AMJP.

Digipolis werd door de stad Antwerpen omgevormd naar een kostendelende vereniging met als doel werkzaamheden te verrichten ten bate van alle leden met betrekking tot enerzijds alle aspecten van informatietechnologie en haar toepassingen en anderzijds alle aspecten rond innovatie, de transformatie naar ‘smart city’ en de digitale transformatie van processen. Digipolis treedt ten aanzien van zijn leden op als dienstverlener. 

Volgens artikel 5 van de overeenkomst tot oprichting van de kostendelende vereniging (2020_RVBAGSO_00125) moeten Digipolis en AG SO facturatie- en betalingsmodaliteiten overeenkomen.