2022_RVBAGSO_00210 - SO2022_1340 - Raamovereenkomst voor het leveren van artistiek pedagogisch materiaal - Gunning - Goedkeuring

Raamovereenkomst SO2018_965 voor het leveren van artistiek pedagogisch materiaal liep af op 18 augustus 2022. Om hierna de continuïteit van de leveringen te verzekeren, werd overheidsopdracht SO2021_1277 uitgeschreven, die geplaatst werd volgens de openbare procedure met Europese bekendmaking. Voor deze opdracht werden enkel onregelmatige offertes ingediend, waardoor de procedure werd stopgezet en heraanbesteed als mededingingsprocedure met onderhandeling SO2022_1340. Hiertoe werd selectieleidraad SO2022_1340 uitgeschreven en ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur. De raad van bestuur keurde de stopzetting van overheidsopdracht SO2021_1277 en keurde eveneens de selectieleidraad en nieuwe procedure SO2022_1340 goed op 26 april 2022 (cf. besluit 2022_RVBAGSO_00092).

Op 24 juni 2022 keurde de raad van bestuur de selectie van de kandidaten en het bestek SO2022_1340 goed (cf. besluit 2022_RVBAGSO_00119).

Op 28 juni 2022 werden de geselecteerde kandidaten uitgenodigd tot het indienen van een offerte op basis van bestek SO2022_1340. 

Deze overheidsopdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst voor het leveren van artistiek pedagogisch materiaal aan de scholen/academies/centra van het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen volgens de technische bepalingen opgenomen in het bestek. 

De opdracht wordt niet in percelen verdeeld om: 

• de beheersbaarheid inzake de uitvoering te garanderen;
• de aansprakelijkheid inzake de uitvoering;
• de administratie en planlast voor de scholen tot een minimum te herleiden.

De raamovereenkomst zal gesloten worden met één enkele deelnemer die de economisch meest voordelige regelmatige offerte (rekening houdend met de gunningscriteria zoals opgenomen in het bestek) heeft ingediend. Alle voorwaarden zijn in de raamovereenkomst bepaald.

De raamovereenkomst wordt gesloten voor een periode van maximum 4 jaar, die ingaat vanaf de datum vermeld bij sluiting van het contract.  

Op 26 juli 2022 diende volgende firma een offerte in:

1. Mac-Inver nv, Berkebossenlaan 3 te 2400 Mol met ondernemingsnummer BE0415 546 020.

De offerte van de inschrijver werd regelmatig bevonden.

Op 26 oktober 2022  werd de inschrijver uitgenodigd tot het indienen van een best and final offer (BAFO), uiterlijk in te dienen op 3 november 2022. De inschrijver bezorgde zijn BAFO tijdig. De inschrijver wenste de prijzen van zijn initiële offerte te behouden. De retourkosten bij foutieve bestellingen van de scholen vervallen. De retour zal steeds kosteloos worden gedaan door Mac-Inver. 

De offerte werd getoetst aan de gunningscriteria zoals bepaald in het bestek:

• Prijs van de producten volgens inventaris – 25 punten
• Prijs van de producten in de catalogus (aan de hand van de beoordelingskorf) – 15 punten
• Aanbod en diversiteit van de catalogus – 25 punten
• Kwaliteit – 20 punten
• Plan van aanpak – 10 punten
• Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en duurzaamheid – 5 punten

Er werd een gemotiveerd verslag van nazicht opgemaakt dat integraal als bijlage bij dit besluit werd gevoegd. Hieruit blijkt de volgende score: 

Op basis van bovenstaande argumentatie stelt Financiën/Aankoop voor deze opdracht te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige offerte (rekening houdend met de gunningscriteria) en tevens enige inschrijver, namelijk Mac-Inver nv, Berkebossenlaan 3, 2400 Mol met ondernemingsnummer BE0415 546 020.

1. In toepassing van artikel 66, §1, 2° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, ziet de aanbestedende overheid erop toe dat de offerte afkomstig is van een inschrijver waaraan de toegang tot de opdracht niet is ontzegd op grond van de uitsluitingsgronden en die voldoet aan de door de aanbestedende overheid vastgestelde selectiecriteria en, in voorkomend geval, de niet-discriminerende regels en criteria inzake de beperking van het aantal aan de selectiecriteria beantwoordende kandidaten.
2. In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.
3. In toepassing van de artikelen 2, 6° en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal AG SO optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aanvullende aankoopactiviteiten verricht die bestemd zijn voor andere aanbesteders die in de opdrachtdocumenten zijn aangeduid.
4. In toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten nadere regels bepalen omtrent de mogelijkheid tot één of meer verlengingen van de opdracht. De volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, moet over het algemeen beperkt blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht. De verlenging mag geen aanleiding geven tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht.
5. In toepassing van artikel 35 van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017, onderwerpt de aanbestedende overheid de ingediende offertes aan een prijs- of kostenonderzoek.

Raad van bestuur conform aankoopprocedures en goedkeuringsmatrix van het AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen.

Sinds de realisatie van Opti-Aankoop wordt extra ingezet op de betrokkenheid van de klant(en). Er werd een aankoopteam samengesteld, bestaande uit Financiën/Aankoop en 3 medewerkers uit het deeltijds kunstonderwijs. Zij hebben de kwaliteit, plan van aanpak en aanbod en diversiteit van de catalogus mee beoordeeld.

De totale geraamde uitgave van de opdracht, voor een looptijd van 4 jaar, bedraagt € 235.889,11 exclusief btw of € 285.425,82 inclusief 21% BTW.

Bij deze raamovereenkomst treedt AGSO op als aankoopcentrale voor de (standaard) aankoopgroep van AGSO Antwerpen. Indien andere entiteiten dan AGSO afnemen op deze raamovereenkomst, zal dat gebeuren in eigen naam en voor eigen rekening. De vastleggingen voor die deelopdrachten zullen dan ook op eigen budgetten gebeuren.