2023_RVBAGSO_00108 - ICT - Optimalisatie Talent management processen - Resultaten studie van de zachte HR processen en hun ondersteunende tools - Opdracht aan Digipolis tot aanbesteding - Goedkeuring

 In 2014-2015 werd het OPTI-HR traject binnen Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen (AGSO) opgestart met als doel de kwaliteit van de HR-processen te professionaliseren. Er werden 4 domeinen in scope genomen:

• Harde HR 
• Instroom /rekrutering 
• Opdrachtverdeling 
• Talent management  

Verdere standaardisering, digitalisering, planlastverlaging en kwaliteitsverbetering werden op elk domein nagestreefd. Voor de harde HR, instroom en rekrutering en de opdrachtverdeling werden tot nu toe belangrijke stappen gezet.

• Harde HR: de hertekening van het dienstverleningsmodel (service desk, personeelsorganisatie en HR-adviseurs) ging samen met een verdere digitalisering en standaardisering van de processen. Voor de ongeveer 560 niet-gesubsidieerde medewerkers aligneert het AGSO zich op de processen en het loonverwerkingssysteem van de stad.  Voor de 5800 gesubsidieerde medewerkers blijven we de huidige wettelijk bepaalde systemen in functie van leerlingen- en leerkrachtenadministratie gebruiken.
• Instroom / rekrutering: de verouderde, op maat gemaakte ‘werken bij’ site werd vervangen door een nieuw software as a service platform (Emply). De implementatie van deze tool werd gekoppeld aan het uitwerken van een toekomstgerichte visie op selectie en rekrutering en geeft AGSO extra handvatten om het aantrekken van talent efficiënter en effectiever te organiseren op maat van elke individuele school.
• Opdrachtverdeling: met het project Intelligent assisted planning werd een belangrijke stap gezet om dit proces verder te standaardiseren, digitaliseren en efficiënter te maken.  

Voor het domein ‘Talent management’ gebruikt AGSO, conform de digitale strategie van de groep Antwerpen, SuccessFactors. Sinds 2019 heeft iedere medewerker toegang tot SuccesFactors maar om diverse redenen beantwoordt deze tool niet altijd aan de noden van AGSO: veranderende wetgeving (decreet rond aanvangsbegeleiding, aanpassing evaluatiecyclus), eerder decentrale organisatiestructuur waarbij de school centraal staat en vele meervoudige arbeidsrelaties. Daardoor wordt de tool in AGSO weinig gebruikt. Ook de bijkomende modules binnen SuccesFactors ‘Selectie en Rekrutering’, ‘Onboarding’ en ‘Employee Central’ die door de stad gegund werden, zijn niet opgezet om in te passen in de architectuur van AGSO. 

‘Talent management’ is een cruciaal domein in functie van retentiebeleid en professionalisering waarin AGSO een toekomstgericht beleid wenst te voeren op maat van onze organisatie. Daarom werd begin april 2022 aan AG Digipolis de opdracht gegeven om een externe partner aan te stellen om een studie te begeleiden waarin de noodzakelijke functionele processen en hun bijbehorende systemen beschreven worden. Aan de partner werd tevens gevraagd een fit-gap analyse te maken over SuccesFactors. Op het directiecomité van AG Digipolis van 13 oktober 2022 werd de opdracht toegewezen aan KPMG.

 AG Digipolis is als aankoopcentrale voor alle digitale trajecten van het AG Stedelijk Onderwijs bevoegd voor deze procedure.

De raad van bestuur van het AGSO is verantwoordelijk voor uitgaven boven de 250 000 €.

Met de studie ‘Optimalisatie talent management’ onderzocht het Stedelijk Onderwijs met de input van verschillende stakeholders en met ondersteuning van een externe partner KPMG hoe de zachte HR-processen (functioneren, evaluatie, aanvangsbegeleiding, opleidingen, …) en de bijhorende systemen beter op elkaar afgestemd kunnen worden. Zowel de processen als het systeem werden opnieuw tegen het licht gehouden en geëvalueerd in de realiteit van vandaag. 

Tijdens deze studie werd, onder impuls van veranderende wetgeving en nieuwe inzichten, een aangepast HR model beschreven (systeem, proces en rollen en verantwoordelijkheden). Op basis van dit model werd een fit-gap analyse uitgevoerd om te onderzoeken of SuccesFactors dit voldoende kan ondersteunen. Aansluitend werd een uitgebreide marktscan uitgevoerd om zicht te krijgen op mogelijke andere ondersteunende systemen. KPMG baseerde zich hiervoor op hun eigen ervaring in soortgelijke organisaties en haar kennis binnen het internationaal netwerk.

Bij deze analyse werd vastgesteld dat de huidige tool ‘SuccessFactors’ onvoldoende aan de noden van de 5800 gesubsidieerde medewerkers van het  AGSO voldoet. Dit zowel op niveau van organisatiestructuur (centrale versus decentrale werking, meervoudige arbeidsrelaties) als wettelijke verwachtingen (decreet rond aanvangsbegeleiding).

Uit de fit-gap analyse, opgemaakt in samenwerking met huidige onderhouds- en implementatiepartner, Deloitte, bleek dat de toekomstige vernieuwingen in SuccessFactors ook eerder beperkt zullen zijn. Als conclusie stelt KPMG dat SuccessFactors zowel nu als in de toekomst onvoldoende aansluit op de noden van AGSO. Bovendien blijkt uit de studie dat er meerdere systemen op de markt zijn die vanwege hun flexibiliteit beter tegemoet komen aan de noden van AGSO.

Geïnspireerd door de studie en de conclusie zijn er voldoende argumenten om SuccesFactors af te bouwen. Dit vormt een gemotiveerde afwijking op de digitale strategie van de groep Antwerpen. Aan AG Digipolis wordt de opdracht gegeven om een aankoopprocedure op te starten voor de gunning van een nieuw systeem voor de ondersteuning van het domein ‘Talent management’

De exploitatiekost voor 4 jaar wordt ingeschat op 240 000 €.

De investeringskost voor configuratie, opleiding en integratie wordt ingeschat op 100 000€