Op 22 april 2022 (jaarnummer 3169) keurde het college het schetsontwerp goed voor de ontwikkeling van de Loodswezensite en het geïntegreerd namenmonument ter herdenking van de slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog.
Er zijn duidelijke richtlijnen nodig voor de schrijfwijze van de namen van de slachtoffers op dit namenmonument en voor de alfabetische ordening van de namen op dit zelfde monument.
Op 1 september 2022 legde het stadsarchief een rapport met richtlijnen voor aan de wetenschappelijke adviesraad voor de herdenking van de slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog. Het rapport wordt als bijlage aan dit besluit toegevoegd. Leden van de adviesraad gaven commentaar en bijkomende suggesties. De adviesraad bevestigde en bekrachtigde de principes die in dit rapport worden uitgelegd.
In dit besluit keurt het college enkele principes goed voor de schrijfwijze en de ordening van de namen. Deze principes zullen toegepast worden door de ontwerpers van het namenmonument en door de medewerkers van het stadsarchief bij hun onderzoek en bij de invulling van de databank.
Vermits het monument zich bevindt op Vlaams grondgebied, zullen de namen genoteerd worden in Latijns schrift en in het Nederlands. De naamgeving op het monument bestaat steeds uit drie onderdelen:
De schrijfwijze van de naam die voorkomt op officiële documenten heeft voorrang op de schrijfwijze in eventuele andere bronnen of lijsten. Conform artikel 370/1 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek moet de schrijfwijze steeds gebaseerd zijn op de geboorteakte. Enkel wanneer de geboorteakte niet gevonden kan worden, komen andere akten van de burgerlijke stand en daarna ook het bevolkingsregister in aanmerking. De enige uitzondering hierop is de toenmalige Duitse verplichting die eiste dat Joodse mensen bij hun voornaam de vermelding “Israël” (mannen) en “Sara” (vrouwen) toevoegden. Deze verplichte toevoeging wordt uiteraard niet gehandhaafd.
Mannen en vrouwen worden op het fysieke monument vernoemd met hun eigen naam. Wanneer ten gevolge van een huwelijk de naam wordt gewijzigd of aangevuld, zal dit geen invloed hebben op de naamsvermelding op het fysieke monument. Men zou kunnen opperen dat voor sommige gehuwde slachtoffers de naam van de partner kan vermeld worden. Vermits het namenmonument evenwel een officiële huldiging is voor alle slachtoffers, verdient het de voorkeur om de algemeen geldende juridische normen, i.c. het Burgerlijk Wetboek, te volgen voor alle slachtoffers.
Voor de alfabetische ordening worden in het rapport duidelijke richtlijnen en voorbeelden gegeven.
Het is van groot belang dat nabestaanden van slachtoffers de namen van hun voorouders gemakkelijk terug kunnen vinden. Daarom moet het digitale namenmonument veel meer gegevens bevatten en de nabestaanden ook toelaten om slachtoffers op te zoeken via hun roepnaam, via de naam van hun partner of via Engelstalige transcripties.
Burgerlijk Wetboek art. 370/1 lid 1: “Niemand mag publiekelijk een andere naam of andere voornamen dragen dan deze vermeld in zijn akte van geboorte”.
Het college neemt kennis van het rapport met de principes over de naamgeving.
Het college beslist om op het fysieke namenmonument steeds in Latijns schrift en in de Nederlandse taal de naam, eerste voornaam en initialen weer te geven zoals ze voorkomen op de geboorteakte, en bij ontstentenis hiervan in andere officiële bronnen zoals aangegeven in het rapport.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| VESPA | de richtlijnen inzake naamgeving en alfabetische ordening uit het rapport door te geven aan de ontwerpers |
| BZ/SA | bij het onderzoek steeds voorrang te geven aan officiële documenten volgens de rangorde aangegeven in het rapport |
| BZ/SA | in de databank die het digitale namenmonument zal voeden, ook eventuele roepnamen en namen van de partners op te nemen |