2023_CBS_00267 - Stedelijk patrimonium. Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving. Cultuur. Arenbergschouwburg. Arenbergstraat 26-28, 2000 Antwerpen - Inrichting en renovatie foyer en sanitaire ruimtes. Addendum samenwerkingsovereenkomst en actualisatie projectbudget. Ondertekening - Goedkeuring

Op 8 januari 2021 (jaarnummer 112) keurde het college dat de opdracht door AG Vespa wordt uitgevoerd, de projectdefinitie en de samenwerkingsovereenkomst tussen AG Vespa, de stad Antwerpen en AG Culturele instellingen Antwerpen/Kunsten goed.

Op 18 maart 2022 (jaarnummer 2210) keurde het college de aanpassing van de samenwerkingsovereenkomst en actualisatie projectbudget goed.

Op 31 mei werd de uitvoeringstermijn voor de renovatie van de foyer en sanitaire ruimtes van de Arenbergschouwburg gestart.

Budgetverhoging

Voor het project was initieel een budget van 1.067.900,00 euro inclusief btw voorzien. Op 18 maart 2021 (jaarnummer 2210) keurde het college een budgetverhoging van 252.273,12 euro inclusief btw goed om de werken te kunnen uitvoeren. Het totaal voorzien budget was 1.320.173,12 euro inclusief btw en 10% marge voor onvoorziene omstandigheden en prijsherzieningen. 

Tijdens de uitvoering van de werken is aan het licht gekomen dat: 

• de compartimenteringswand tussen grote foyer en theaterzaal niet brandwerend blijkt te zijn; 
• er een waterlek in de bestaande dakopbouw aanwezig is; 
• de plannen bestaande toestand niet correct zijn (constructie en ruwbouwmaten). 

Overzicht van de projectkosten:

De realisatie van de opdracht wordt uitgevoerd door AG Vespa.

Addendum samenwerkingsovereenkomst

De samenwerkingsovereenkomst, zoals goedgekeurd door het college op 18 maart 2022, zal worden gewijzigd middels addendum in bijlage.

De totale projectkost voor het Project bedraagt, op basis van de projectraming opgemaakt door AG Vespa, 1.421.373,42 EUR (inclusief btw, erelonen en 10% marge voor onvoorziene omstandigheden en prijsherzieningen):

- Het aandeel van AG CIAK bedraagt: 712.000,00 EUR

- Het aandeel van de Stad (gedeeltelijk vanuit FoCI-middelen) bedraagt: 709.373,42 EUR

Het addendum tussen AG Vespa, de stad Antwerpen en AG Culturele instellingen Antwerpen/Kunsten (zie bijlage) geldt vanaf de datum van ondertekening.

Artikel 30, §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt met betrekking tot in-housetoezicht volgende voorwaarden:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;
2° meer dan 80 % van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; en
3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa goed. Specifiek met betrekking tot realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten  van het stedelijk patrimonium zijn onder andere volgende artikels van toepassing:

• in artikel 6 §3 wordt de opdracht aan AG Vespa voor het patrimoniumbeheer van het stedelijk patrimonium omschreven. De beleidsbeslissing tot het realiseren van bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen. De stad legt tevens het projectbudget vast. 
• artikel 6  §3.4 bepaalt dat AG Vespa instaat voor de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium en dat deze opdracht de beslissingsbevoegdheid inzake het plaatsen en uitvoeren van overheidsopdrachten omvat, in eigen naam en voor rekening van de stad. De stad dient hiervoor de beleidsbeslissing tot realisatie van het project te nemen en het projectbudget vast te leggen.
• in artikel 7, Lastgeving stedelijk patrimonium, verleent de stad een volmacht aan AG Vespa om in de realisatie van bouw-, onderhouds- en publieke domein projecten alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad voor wat betreft het stedelijk patrimonium. Onder deze lastgeving valt expliciet ook de bevoegdheid tot het nemen van alle beslissingen in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot het stedelijk patrimonium;
• in artikel 11 §2 staat dat in uitvoering van de beheersovereenkomst, de stad alle kosten die AG Vespa opneemt, ten laste neemt.

Het goedgekeurde projectbudget voor het project renovatie van de foyer en het sanitair voor de Arenbergschouwburg bedraagt 1.320.173,12 euro inclusief btw. Aan het college wordt geadviseerd om het projectbudget voor de Arenbergschouwburg met 101.200,30 euro te verhogen naar 1.421.373,42 euro inclusief btw, erelonen, marge voor onvoorziene omstandigheden en prijsherzieningen.

*bedragen zijn overal inclusief btw

Aangezien de verhogingen gelieerd zijn aan het eigenaarsonderhoud van het stedelijke gebouw (onder meer brandveiligheid en een waterlek), wordt deze meerkosten 100% gedragen door de stad en niet door AG CIAK.

De 18.559,36 euro uit de financiële tabel is momenteel voorzien op boekingsadres 2022/5325700000/221/2SBS070101PA3691
SUB_NR/2SA080119. Het investeringsbudget zal van 2022 naar 2023 worden overgedragen en via IKA-light verschoven naar 2023/5322600000/221/2SBS070101PA3691/SUB_NR/2SA080119.
Ook de andere investeringsmiddelen hierboven zijn momenteel voorzien in 2022 en kunnen pas na jaaroverdracht vastgelegd worden.

De originele stedelijke bestelbon (4005493263 ter waarde van 395.899,99 euro inclusief btw) werd aangevuld met een nieuwe bestelbon (4005496642 ter waarde van 212.273,12 euro inclusief btw). In dit besluit leggen wij een derde vastlegging voor van 101.200,30 euro inclusief btw. Het investeringsbudget zal van 2022 naar 2023 worden overgedragen; hiervoor zal een bestelbon aangemaakt worden.

AG Vespa zal deze projectkosten maandelijks doorfactureren aan de stad Antwerpen en AG CIAK, overeenkomstig de initiële verdeelsleutel, tot het aandeel van AG CIAK van 712.000,00 euro volledig gefactureerd is. Vervolgens is de verhoging van het projectbudget voor aandeel van de stad Antwerpen (gedeeltelijk vanuit FoCI-middelen).

AG Vespa voert de opdracht uit in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen. Het project zal maar door AG Vespa worden opgenomen voor zover er door de stad Antwerpen tijdig voldoende middelen worden voorzien.

Toekomstige vastleggingen zullen later voorgelegd worden aan het college.