2022_CBS_09678 - Ondersteuningsbeleid - Terbeschikkingstelling vastgoed - Uitwerking van principes - Goedkeuring

Op de zitting van 28 januari 2019 (jaarnummer 42) keurde de gemeenteraad het bestuursakkoord goed voor de periode van 2019 tot 2024. Hierin stonden acht resoluties die betrekking hebben op het ondersteuningsbeleid door de stad.

Tijdens de zitting van 18 oktober 2019 (jaarnummer 8507) nam het college van burgemeester en schepenen kennis van de 15 aanbevelingen uit de procesaudit financiële ondersteuning cultuur & sport (A018029 en A018030).

Op 22 november 2019 (jaarnummer 9543) besliste het college een stuurgroep op te starten onder het voorzitterschap van de bedrijfseenheid Bestuurszaken met als opdracht de algemene krijtlijnen voor een groepsbreed gecoördineerd ondersteuningsbeleid uit te werken, waarbij vertrokken wordt vanuit de beleidsdoelstellingen.

Op 10 juli 2020 (jaarnummer 5908) keurde het college een aantal nieuwe principes goed die het ondersteuningsbeleid richting geven. Deze principes zijn de volgende:

• Ondersteuning gebeurt op een uniforme manier doorheen de organisatie. Ondersteuning op basis van een reglement wordt aangeboden als een ondersteuningsproduct. Een nominatieve subsidie wordt als een ondersteuningsopdracht aangeboden.
• Ondersteuning wordt verleend afhankelijk van de mate waarin de ontvanger bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen.
• Elke ontvanger kan meewerken aan verschillende beleidsdoelstellingen, verspreid over verschillende beleidsdomeinen van de stad Antwerpen en de districten.
• Elk beleidsdomein van de stad en elk district blijft autonoom bevoegd om te beslissen wat er wordt ondersteund en hoe groot de steun is.
• Vormelijke standaardisering is een voorwaarde voor de werking van een digitaal platform dat de in de volgende fase gevraagde subsidielijst en opvolgingstool mogelijk moet maken. Deze standaardisering wordt gerealiseerd door een lijst van ondersteuningsproducten (en -opdrachten), gekoppeld aan een lijst die een overzicht van de verschillende ondersteuningsmaatregelen per ontvanger weergeeft.

Voortvloeiend uit deze principes hebben de gemeenteraad (jaarnummer 595) en de raad voor maatschappelijk welzijn (jaarnummer 445) op 26 oktober 2020 beslist om het algemeen reglement op de toelagen van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) op te heffen en hebben ze een Kaderbesluit met basisprincipes voor het ondersteuningsbeleid goedgekeurd (hierna: het kaderbesluit ondersteuningsbeleid)

Op 4 juni 2021 bevestigde het college de opdracht van de stuurgroep ondersteuningsbeleid om principes van het KBPO toepasbaar te maken op het ter beschikking stellen van patrimonium. Hiertoe werden verschillende werkpakketten uitgevoerd.

• werkpakket 1 : verduidelijken van de relatie tussen de ondersteuningsbasis en vastgoedovereenkomst
• werkpakket 2 : de kost van ondersteuning onder de vorm van vastgoed transparant maken  
• werkpakket 3   : verduidelijken van de voorwaarden voor geschiktheid van vastgoed voor ondersteuning Het resultaat van deze werkpakketten ligt in dit besluit geconsolideerd ter goedkeuring.

Hieronder volgt een vertaling van de principes uit het kaderbesluit ondersteuningsbeleid voor het ter beschikking stellen van patrimonium. De raming van benodigde middelen maakt deel uit van de opdracht tot het maken van een plan van aanpak onderaan dit besluit.

Definities

• Stedelijk patrimonium wordt gedefinieerd conform de beheersovereenkomst tussen stad/OCMW Antwerpen en AG Vespa (afgekort BHO) :

Dit betreft het vastgoed waarop de Stad of OCMW, rechtstreeks of onrechtstreeks, bijvoorbeeld via deelnames, zakelijke rechten, concessierechten of huurrechten bezit of kan doen gelden, met uitzondering van het patrimonium waar     AG VESPA zakelijke- of huurrechten op bezit of kan doen gelden (dit is AG VESPA-patrimonium).

• Ondersteuningsbasis: het document waarin de ondersteuning wordt bepaald en de bijdrage aan één of meerdere beleidsdoelstellingen, dit kan in de vorm van:
1. het ondersteuningsreglement;
2. de afsprakennota;
3. de overeenkomst;
• Ondersteunende bedrijfseenheid: de stedelijke bedrijfseenheid die verantwoordelijk is voor het opmaken van de ondersteuningsbasis.
• AG Vespa: patrimoniumbeheerder van stedelijk- en OCMW-patrimonium, zoals binnen haar opdracht weergegeven in de beheersovereenkomst: Dit omvat uitbouw van een duurzaam portefeuillebeheer, afhandeling zakelijke rechten mbt stedelijk en OCMW- vastgoed,  terbeschikkingstelling en inhuurnemingen voor de stad en OCMW, realisatie bouw en onderhoudsprojecten van stedelijk- en OCMW-patrimonium. AG Vespa kan   in eigendommen van derden, ter beschikking gesteld aan de stad (bijvoorbeeld in erfpacht of in huur genomen) bepaalde beheertaken opnemen voor de stad,  binnen de bepalingen van de vastgoedovereenkomst en binnen de bepalingen in de beheersovereenkomst.
• Vastgoedovereenkomst is de overeenkomst waarbij vastgoed geheel of gedeeltelijk ter beschikking wordt gesteld aan derden voor permanent gebruik tijdens de afgesproken termijn. Een vastgoedovereenkomst is geen gebruiksovereenkomst.
• Een gebruiksovereenkomst betreft kortstondig gebruik en omvat ook afspraken omtrent andere diensten zoals schoonmaak, gezamenlijk gebruik van keuken, sanitair, onthaal, enzovoort.
• Ondersteuningspakket: het geheel van ondersteuningen: bv financiële ondersteuning en ondersteuning onder de vorm van terbeschikkingstelling van vastgoed. Vastgoed dat ter beschikking wordt gesteld tegen een lagere vergoeding dan de geschatte recente marktprijs EN lager dan de Totale Kosten Indicator (zie verder) is een vorm van ondersteuning. Ondersteuning via vastgoed kennen we momenteel al toe, bijvoorbeeld in de vorm van de huidige concessieovereenkomsten (jeugd, sport en sociocultureel).

 1. Toekenning van ondersteuning via vastgoed

Het kaderbesluit ondersteuningsbeleid bepaalt volgende werkwijze: de toekenning van de ondersteuning gebeurt aan de organisatie door de ondersteunende bedrijfseenheid via:

• een ondersteuningsproduct
• een ondersteuningsopdracht

Het ter beschikking stellen van vastgoed als ondersteuning, is enkel mogelijk met een ondersteuningsbasis.

Een district kan geen ondersteuning geven door middel van stedelijk vastgoed, aangezien dit niet tot de districtsbevoegdheden behoort.

 2. Afweging over ondersteuning via vastgoed

Na advies van AG Vespa over de beschikbaarheid van geschikt vastgoed maakt de ondersteunende bedrijfseenheid een afweging over ondersteuning via vastgoed en neemt hierbij in beschouwing:

• de kostenindicatie (zie verder) versus de bijdrage aan de beleidsdoelstelling
• is ondersteuning via vastgoed de meeste aangewezen ondersteuningsvorm
• de expertise en draagkracht van de organisatie

 Op basis van deze afweging zullen ook de voorwaarden in de ondersteuningsbasis en de vastgoedovereenkomst worden bepaald.

3.   Geschiktheid van stedelijk vastgoed

De stad omschrijft de noden en vereisten van het vastgoed in functie van de activiteit en aard van de samenwerking met de ontvangende organisatie.

AG Vespa adviseert over de beschikbaarheid van geschikt vastgoed voor de beoogde activiteit en voor de vooropgestelde exploitatieperiode.

AG Vespa geeft een gemotiveerd advies over wat nodig is om eigendommen van de stad of OCMW Antwerpen geschikt te maken in functie van bepaalde activiteit en tijdsperspectief. AG Vespa maakt ook een ruwe raming voor het benodigd budget op. In samenspraak met de ondersteunende bedrijfseenheid wordt de haalbaarheid geëvalueerd en worden indien nodig alternatieven onderzocht.

Afspraken over de rollen en verantwoordelijkheden, doorlooptijden en organisatie van aanvragen dienen te worden opgemaakt door de taskforce vastgoed.

AG Vespa motiveert de geschiktheid op basis van volgende niet-limitatieve parameters:

• Locatie en omgeving: bereikbaarheid, vergunbaarheid, lucht-geluidskwaliteit en risico’s.
• Gebouwkwaliteit: bouw-technische degelijkheid, veiligheid, energie-efficiëntie en klimaatrobuustheid, erfgoedwaarde en herbestemmingspotentieel,…
• Functiegebonden eisen: ruimtetypes, oppervlaktes, specifieke uitrusting, beheersbaarheid in functie van dagelijks beheer en begeleiding, beveiliging en toegangscontrole,
• Juridisch – financieel aspect: over eigendomsstatus en contractuele context, over beschikbare middelen voor verwerving[4] [5] , geschiktmaking en exploitatie, financieel model voor kosten en baten,…

4. Transparantie over de kost van ondersteuning via vastgoed

Met het oog op meer transparantie en goede afweging van de optimale ondersteuningsvorm werd de methodiek van de theoretische kostenindicator (TKI) ontwikkeld. De kost van ondersteuning door vastgoed kan zodoende gekwantificeerd worden.

De TKI is een dynamisch gegeven en wordt berekend door AG Vespa bij afweging van het ondersteuningspakket, vastgelegd bij opmaak van de vastgoedovereenkomst en herberekend bij herziening van de vastgoedovereenkomst.

De TKI bestaat uit twee typekosten:

• Theoretische gebouwkost. Dit is de theoretische kost voor de stad Antwerpen of het OCMW Antwerpen van het gebouw (of gebouwdeel) dat ter beschikking wordt gesteld.

Dit kengetal wordt berekend vanuit de realisatiekost in functie van de typologie van het gebouw, gecorrigeerd met een factor die de conditiescore, de erfgoedwaarde en de oppervlakte weergeeft. De uitkomst wordt weergegeven in een gemiddeld bedrag per jaar.

• Theoretische onderhoudskost. Dit is de theoretische kost om het gebouw, dat ter beschikking wordt gesteld te onderhouden.

In de TKI wordt rekening gehouden met de contractuele bepaling inzake eigenaars-en huurdersherstelling en onderhoud. De uitkomst wordt teruggerekend in een gemiddeld bedrag per jaar.

De theoretische kostenindicator (TKI) is de som van de jaarlijkse theoretische gebouwkost en de jaarlijkse theoretische onderhoudskost.

In de TKI is de component ‘erfgoed’ meegenomen. Deze component geeft een indicatie van de meerkost ingevolge de specifieke eisen inzake conservatie (instandhoudings- en onderhoudswerken) van erfgoed. Deze berekende meerkost kan per gebouw apart worden aangereikt.

In de TKI is een component ‘conditiestaat’ opgenomen. Deze conditiestaat geeft een indicatie van onderhoudsachterstand.  Deze berekende meerkost kan per gebouw apart worden aangereikt

In de TKI is de grondwaarde niet in rekening gebracht.

De kost van de ondersteuning vastgoed is het verschil tussen de TKI en de te betalen vergoeding aangerekend aan de organisatie, bepaald in de ondersteuningsbasis en opgenomen in de vastgoedovereenkomst.

De TKI wordt niet vermeld in de vastgoedovereenkomst maar wordt wel in de subsidielijst weergegeven. Het bedrag van “de kost ondersteuning vastgoed” wordt ook niet vermeld in de vastgoedovereenkomst maar wel in de subsidielijst en in het collegebesluit. Dit omwille van maximale transparantie en kostenbewustzijn en met voorzichtigheid voor aanwijsbare risico’s.

5. De vastgoed gerelateerde afspraken worden opgenomen in de vastgoedovereenkomst

De vastgoedovereenkomst is aanvullend op de ondersteuningsbasis en er ondergeschikt aan. Zo kiest de stad de partij aan wie vastgoed ter beschikking wordt gesteld.

De gemeenteraad besliste in het kaderbesluit ondersteuningsbeleid om ondersteuning op een uniforme manier uit te rollen doorheen de organisatie. Om deze uniformiteit te bekomen zijn er twee hoofdmodellen van vastgoedovereenkomsten, welke evenwel kunnen aangepast worden aan de bijzondere vereisten van elk dossier. De keuze voor het model wordt bepaald door volgende factoren:

• De (termijn van) beschikbaarheid van het geschikte vastgoed
• Expertise en draagkracht van de organisatie
• Duurtijd van de ondersteuning: In de kortdurende ondersteuning (Model 1) staat AG Vespa in voor eigenaarsonderhoud en waarborgt zodoende het behoud van de waarde voor de opeenvolgende gebruikers. Wegens beperkte looptijd zal de ontvangende organisatie immers zelf niet investeren in het vastgoed. Bij een langdurige ondersteuning (Model 2), heeft de ondersteunde organisatie zelf baat bij goed onderhoud en kunnen -mits heldere afspraken- eigenaarsverantwoordelijkheden geheel of gedeeltelijk ten laste gelegd worden van de ondersteunde organisatie.

Mits motivatie en in overeenstemming tussen stad en AG Vespa kan er dus worden afgeweken van deze verdeling.

Model 1 = vastgoedovereenkomst met een duur van één tot maximaal negen jaar.

De duur van de vastgoedovereenkomst is maximum 9 jaar met opzegmogelijkheid bij einde ondersteuningsbasis.

Model 2 = vastgoedovereenkomst van een duur van meer dan vijftien jaar. Deze overeenkomst kan de vorm aannemen van een zakelijk recht;

De duur van de vastgoedovereenkomst is in model 2 steeds gelijk gesteld met de duur van de ondersteuningsbasis die de bestuursperiode overschrijdt.

In beide modellen wordt het gedeeld gebruik gestipuleerd op verzoek van de ondersteunende bedrijfseenheid. Dit in afwachting van een stadsbreed kader over gedeeld gebruik.

Model 1: krijtlijnen van de vastgoedovereenkomst

1. voorwerp: locatie, identificatie de verhuurbare eenheid en/of van het patrimonium
2. link met ondersteuningsbasis
3. voorwaarden met betrekking tot gebruik van het pand, bestemming of aard van de activiteit waarvoor het pand geschikt is
4. duur van de overeenkomst is minimaal één jaar en maximaal negen jaar; waarbij de overeenkomst een vroegtijdig einde neemt:
• bij niet-naleving van de ondersteuningsbasis of de vastgoedovereenkomst;
• of bij einde van de ondersteuningsbasis.
5. Verdeling onderhoud: Binnen model 1 zijn twee varianten:
6. 1.klassiek-model:

• eigenaarsherstellingen en -onderhoud ten laste van AG Vespa; • huurdersherstellingen en -onderhoud ten laste van de gebruiker.

5.2. casco- model:

• eigenaarsherstellingen en -onderhoud met betrekking tot de structuur van het goed of van zijn inherente bestanddelen, zijn ten laste van AG Vespa;
• activiteit gebonden investeringen zijn ten laste van de gebruiker en gebouw gebonden investeringen zijn ten laste van AG Vespa voor ter beschikking stellingen van   korte termijn;
• de huurdersherstellingen en -onderhoud ten laste van de gebruiker.

            Noot bij het casco-model: het strekt tot aanbeveling om afsprakennota’s met hoge onderhoudskosten ten laste van de                     gebruiker voldoende lang te laten lopen omwille van economische zekerheid, uiteraard steeds met opzeg optie.

Mits motivatie en in overeenstemming tussen stad en AG Vespa kan er worden afgeweken van deze twee standaard varianten.

1. De basisvergoeding wordt bepaald op grond van de ondersteuningsbasis.
2. Opzegclausule: een redelijke opzegtermijn in geval van vroegtijdige beëindiging is 6 maanden, met gebruik van het pand aan dezelfde voorwaarden.
3. Voor het overige zullen de gebruikelijke en wettelijke voorwaarden inzake terbeschikkingstellingen of zakelijk rechten (waarborg, verzekering, aansprakelijkheden etc.) van toepassing zijn.

Model 2: krijtlijnen van de langdurige vastgoedovereenkomst 

1. voorwerp: locatie, identificatie de verhuurbare eenheid en/of van het patrimonium
2. link met ondersteuningsbasis
3. bijkomende voorwaarden met betrekking tot gebruik van het pand, bestemming of aard van de activiteit waarvoor het pand geschikt is.
4. duur van de overeenkomst meer dan vijftien jaar, waarbij de overeenkomst een vroegtijdig einde neemt:
• bij niet-naleving van de ondersteuningsbasis of de vastgoedovereenkomst,
• of bij einde van de ondersteuningsbasis;  
5. verdeling onderhoud:
• Eigenaarsherstellingen en -onderhoud ten laste van de gebruiker, • huurdersherstellingen en -onderhoud ten laste van de gebruiker.

Voor het controleren van de werken ten laste van de gebruikers moet nog een werkmethode worden afgesproken.

 Mits motivatie en in overeenstemming tussen stad en AG Vespa kan er afgeweken worden van deze standaardverdeling van de onderhoudslasten.

1. De basisvergoeding wordt bepaald op grond van de ondersteuningsbasis.
2. Opzegclausule: een redelijke opzegtermijn in geval van vroegtijdige beëindiging is 6 maanden, met gebruik van het pand aan dezelfde voorwaarden.
3. Er zijn twee exit-scenario’s voor teruggave van het pand bij niet-afgeschreven investeringen uitgevoerd door de gebruiker met eigen middelen:
• exit-scenario 1 : kosteloze teruggave (los van feit of het een meerwaarde is of een kost voor de stad)
• exit-scenario 2 : terugbetaling van de niet afgeschreven gebouwgebonden kosten door de stad aan de organisatie. Dit exit-scenario dient te worden vastgelegd in de ondersteuningsbasis voor aanvang van de investeringen.       
4. Voor het overige zullen de gebruikelijke en wettelijke voorwaarden inzake terbeschikkingstellingen of zakelijke rechten (waarborg, verzekering, aansprakelijkheden etc.) van toepassing zijn.

6. Besluitvorming

De ondersteunende bedrijfseenheid maakt de ondersteuningsbasis op en agendeert deze voor goedkeuring op het college en/of gemeenteraad. In de ondersteuningsbasis wordt de ondersteuning door middel van vastgoed vermeld en wordt verwezen naar de vastgoedovereenkomst waarvan het ontwerp als bijlage bij het collegebesluit wordt toegevoegd.

De vastgoedovereenkomst wordt opgemaakt door AG Vespa, en ter goedkeuring voorgelegd aan het directiecomité van AG Vespa. Na goedkeuring dient de vastgoedovereenkomst eenvoudig te raadplegen zijn voor de betrokken stadsdiensten.

De ondersteuningsbasis wordt eerst geagendeerd op het college of in geval van een reglement de gemeenteraad. Na goedkeuring van deze ondersteuningsbasis bij de stad dient de vastgoedovereenkomst op het eerstvolgende Directiecomité van AG Vespa te worden geagendeerd. Voorafgaandelijk aan het agenderen dient er consensus te zijn tussen AG Vespa, de ondersteunende bedrijfseenheid en de ontvangende partij over de goed te keuren documenten.

Soms dienen beide overeenkomsten tegelijk te worden voorgelegd aan het college, namelijk

• wanneer AG Vespa niet gemandateerd is door de stad vanwege het ontbreken van een reglement OF
• bij een open oproep (dan worden sjabloon van ondersteuningsbasis en sjabloon van vastgoedovereenkomst voorafgaandelijk door college goedgekeurd).

7. Evaluatie gedurende de overeenkomst en vroegtijdige beëindiging

Op basis van de evaluatie van de ondersteuningsbasis kan de vastgoedovereenkomst aangepast worden. Bij een negatieve evaluatie van de engagementen wordt er overlegd tussen de ondersteunende bedrijfseenheid en AG Vespa over mogelijke bijsturingsmaatregelen. Voor het agenderen van de sanctie dienen beiden tot een akkoord te komen over de evaluatie, de bijsturingsmaatregelen en desgevallend een vroegtijdige beëindiging. Het mislukken van bijsturingsmaatregelen, kan leiden tot een stopzetting van de vastgoedovereenkomst en eventueel ook de ondersteuningsbasis.

AG Vespa legt, na akkoord van de ondersteunende bedrijfseenheid de beëindiging van de vastgoedovereenkomst ter goedkeuring voor aan het bevoegde stedelijke orgaan. De vastgoedovereenkomst blijft ten allen tijde ondergeschikt aan de ondersteuningsbasis. De ondersteuningsbasis is dus ook leidend bij opzeg.