2023_CBS_00447 - Bestek GAC_2018_00627 - Raamovereenkomst uitgaande post : Perceel 1 - Geadresseerde zendingen - Wijziging van opdracht 2 - Goedkeuring

Op  3 augustus 2018 (jaarnummer 07165) keurde het college de gunning goed voor raamovereenkomst GAC_2018_00250: 'Meld je Aan basisonderwijs en secundair onderwijs: drukwerk en verzending', aan Symeta NV (nu Symeta Hybrid nv), Edingensesteenweg 196, 1500 Halle met ondernemingsnummer 0419.465.612.
Deze overeenkomst liep ten einde op 5 augustus 2022.

Op 31 augustus 2018 (jaarnummer 07859) keurde het college de gunning goed voor raamovereenkomst GAC_2017_00069: 'Retributies, GAS-en LEZ-boetes: printen, verzenden, retourverwerking', aan Joos Hybrid nv (nu Symeta Hybrid nv), Interleuvenlaan 50 te 3001 Leuven, met ondernemingsnummer 0867.583.935.
Deze overeenkomst liep ten einde op 24 september 2022.

Op 27 september 2019 (jaarnummer 07812) keurde het college de gunning goed voor raamovereenkomst GAC_2018_00627: 'Raamovereenkomst voor uitgaande post: Perceel 1 - Geadresseerde zendingen', aan Joos Hybrid nv (nu Symeta Hybrid nv), Interleuvenlaan 50 te 3001 Leuven, met ondernemingsnummer 0867.583.935.
Deze overeenkomst loopt ten einde op 31 december 2023.

Algemeen

De contractant van opdracht GAC_2018_00250 en GAC_2017_00069 is na overname dezelfde als de contractant van GAC_2018_00627 (Symeta Hybrid nv).

GAC_2017_00069

De dienstverlening die onder raamovereenkomst GAC_2017_00069 afgenomen werd, wordt reeds aangeboden onder raamovereenkomst GAC_2018_00627. Het lijkt dan ook opportuun om deze dienstverlening verder af te nemen via raamovereenkomst GAC_2018_00627.

Gezien de contractant geen dubbele kosten wou aanrekenen, heeft deze in zijn offerte voor GAC_2018_00627 een aantal vaste kosten, die reeds via raamovereenkomst GAC_2017_00069 werden aangerekend, op hoeveelheid "0" aangeboden.

Nu raamovereenkomst GAC_2017_00069 is afgelopen, dienen deze vaste kosten via raamovereenkomst GAC_2018_00627 aangerekend te worden. De impact hiervan tot aan de einddatum van GAC_2018_00627 bedraagt 19.219,36 euro. De waarde van de gehele opdracht GAC_2018_00627 bedraagt meer dan 4.500.000 euro. Deze wijziging bedraagt dus minder dan 0,5% van de waarde van de gehele opdracht.

Op 22 april 2022 (jaarnummer 03188) keurde het college een uitzonderlijke tijdelijke prijsherziening goed voor de tarieven uit raamovereenkomst GAC_2018_00627 die rechtstreeks gerelateerd zijn aan papier. Deze prijsherziening was geldig vanaf 1 april 2022 tot en met 30 september 2022. Diezelfde kostenposten werden echter ook aangerekend via raamovereenkomst GAC_2017_00069, maar hier werd deze prijsherziening niet toegepast. Ook daar golden echter dezelfde onvoorzienbare omstandigheden die deze prijsherziening verantwoordden.

Om die ongelijkheid recht te zetten werd er voor dezelfde periode een correctiebestelling opgemaakt, toe te passen op raamovereenkomst GAC_2017_00069. De impact van deze correctiebestelling bedraagt 16.929,70 euro.

GAC_2018_00250

De dienstverlening die onder raamovereenkomst GAC_2018_00250 afgenomen werd, is gelijkaardig aan de dienstverlening die aangeboden wordt onder raamovereenkomst GAC_2018_00627. Het lijkt dan ook opportuun om deze dienstverlening verder af te nemen via raamovereenkomst GAC_2018_00627.

Hiertoe dient de inventaris voor raamovereenkomst GAC_2018_00627 aangevuld te worden met de kostenposten uit de inventaris van raamovereenkomst GAC_2018_00250 die in bijlage van dit besluit is opgenomen. 

De impact van de afname van de dienstverlening uit raamovereenkomst GAC_2018_00250 tot aan de einddatum van GAC_2018_00627 bedraagt 93.312,40 euro. De waarde van de gehele opdracht GAC_2018_00627 bedraagt meer dan 4.500.000 euro. Deze wijziging bedraagt dus minder dan 2,5% van de waarde van de gehele opdracht.

De minimis-regel

Op 22 april 2022 (jaarnummer 03188) keurde het college een uitzonderlijke tijdelijke prijsherziening goed voor de tarieven uit raamovereenkomst GAC_2018_00627 die rechtstreeks gerelateerd zijn aan papier. Deze prijsherziening was geldig vanaf 1 april 2022 tot en met 30 september 2022. De grondstofprijs voor papier is ondertussen echter nog gestegen.

De contractant vraagt daarom om vanaf 1 januari 2023 opnieuw een prijsverhoging te mogen doorvoeren op deze kostenposten.

Artikel 38/9 KB AUR voorziet dat een contractant in het geval van een onvoorzienbare omstandigheid een herziening van de voorwaarden van de opdracht te bekomen. Wat dat betreft, kan een onverwachte stijging van de grondstof- en materiaalprijzen bijvoorbeeld als een onvoorzienbare omstandigheid worden beschouwd. 

De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale van stad Antwerpen heeft de berekening van Symeta Hybrid nv goed ontvangen en grondig onderzocht. Uit hun motivatie blijkt duidelijk dat zij worden geconfronteerd met onvoorzienbare omstandigheden in de prijzen van de grondstoffen.

De Gemeenschappelijk Aankoopcentrale gaat akkoord met de door de firma Symeta Hybrid nv voorgestelde aanpassing van de prijzen conform artikel 38/9 van KB uitvoering voor een periode van 6maanden, van 1 januari 2023 tot 30 juni 2023, als volgt:

Indien de firma Symeta Hybrid nv na 30 juni 2023 nog steeds geconfronteerd wordt met deze onvoorzienbare omstandigheden, dan dienen zij hiervan opnieuw melding te maken (met de nodige argumentatie bijgevoegd).

Ontvangt stad Antwerpen na deze periode geen nieuwe melding, dan zullen de (al dan niet contractueel geïndexeerde) prijzen van inschrijving opnieuw gehanteerd worden.

In toepassing van artikel 38/4 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden doorgevoerd, indien het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan elk van beide volgende bedragen:

    1° de drempel voor de Europese bekendmaking; en

    2° tien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor leveringen en diensten en vijftien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor werken.

Wanneer een aantal opeenvolgende wijzigingen plaatsvinden, wordt het in het eerste lid, bedoelde bedrag bepaald op basis van de netto-cumulatieve waarde van de opeenvolgende wijzigingen.

Voor de berekening van het in het eerste lid, 2°, bedoelde waarde van de aanvankelijke opdracht wordt, voor zover de opdracht een indexeringsclausule bevat, de geactualiseerde waarde als referentiewaarde gehanteerd.

In toepassing van artikel 38/9 van het Koninklijk Besluit Algemene Uitvoeringsregels van de Overheidsopdrachten van 14 februari 2013 kan de opdrachtnemer in het geval van een onvoorzienbare omstandigheid een herziening van de voorwaarden van de opdracht te bekomen. 

Artikel 56, §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De correctiebestelling voor GAC_2017_00069 zal op een later tijdstip ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.