2023_CBS_02606 - Organisatie en logistieke ondersteuning - IIIMAGINE x Port House Antwerp. Live electronic music. Zaha Hadidplein. 29 april 2023 - Goedkeuring

Het advies van MV-Stadshaven werd opgevraagd en zal integraal toegevoegd worden aan de toelatingsbrief van zodra ze wordt ontvangen. 

Het advies wordt toegevoegd als bijlage.

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park & in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur activiteit, milieu veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. Hieronder vindt u de gedetailleerde voorwaarden van de groendienst.

1. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het ingeplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het intplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

Het advies van de dienst SW-Milieuvergunningen werd opgevraagd, van zodra het definitieve advies wordt bezorgd zal het integraal opgenomen worden in de toelatingsbrief.

De toelating voor het gebruik van de drone en de eventuele randvoorwaarden (inzake veiligheid) dienen aangevraagd te worden bij het Directoraat Generaal van de Luchtvaart (DGLV) ingevolge de Europese Verordening 2019/947 en het KB van 18 november 2020, het Koninklijk Besluit met betrekking tot het gebruik van op afstand bestuurde luchtvaartuigen in het Belgisch luchtruim. Onderhavige toelating heeft enkel betrekking op dit evenement en betekent geenszins een vrijstelling van de hogervermelde toelating die voorafgaand vereist is voor het gebruik van een drone.

De richtlijnen vermeld in de Europese Verordening 2019/947, het KB van 18 november 2020, de toelating van het DGLV n Air Traffic Control, en de politiecodex van de stad Antwerpen (Afdeling 17 - Artikel 101bis) dienen strikt opgevolgd te worden.

In voorbereidend overleg werd gesproken over het vliegen boven het publiek. Gelet op de specificaties voor de OPEN-categorie, waarin deze vlucht valt, mag men niet vliegen boven een bijeenkomst van mensen (wat dit evenement is, cfr. politiecodex).

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Link naar standaardvoorwaarden: https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen 

Extra voorwaarde bij standaardvoorwaarde nr. 2383 - potentieel risico-evenement

• De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.
• De organisator heeft op elk moment een indicatie van hoeveel publiek aanwezig is op de site.
• Op de evenementensite dienen de uitgangen en evacuatierichtingen duidelijk zichtbaar (waar nodig op hoogte) met de nodige pictogrammen aangeduid te worden. De pictogrammen dienen ook bij duisternis duidelijk zichtbaar te zijn en dienen indien nodig verlicht te worden.
• De nooduitgangen dienen bemand te worden met stewards, als ook de toegangen voor de hulpdiensten.

Bijkomende voorwaarde op standaardvoorwaarden nr. 2382 - evenement in havengebied - in of nabij de Schelde, een havendok of het Albertkanaal

Over de breedte van de evenementensite moet de organisator een wand of omheining plaatsen om te voorkomen dat het publiek in het water terecht komt. De obstakelvrije 10-meterzone vanaf de blauwe steen, dient afgezet te worden met herashekken of een gelijkaardige omheining.

Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.