Gepubliceerd op 27/03/2023

Besluit

2023_CBS_01823 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Kiesweek. Theaterplein 29 maart 2023 - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 24/03/2023 - 09:00 Stadhuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Verontschuldigd

Erica Caluwaerts, schepen

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Aanleiding en context

Op 26 januari 2023 diende Unifac vzw, de overkoepelende studentenvereniging van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen, Kleine Kauwenberg 22, 2000 Antwerpen, een aanvraag in om de Kiesweek van Unifac op woensdag 29 maart 2023 te organiseren op het Theaterplein.

De opkomende presidia van de studentenverenigingen van de faculteiten en departementen van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen presenteren in de week voor de paasvakantie hun nieuwe team voor het komende academiejaar. Gedurende drie dagen organiseren zij allerhande activiteiten om de studenten van hun faculteit of hun departement te overtuigen om op hun team te stemmen. Het opkomende presidium dat de stemming wint, zal de faculteit of het departement gedurende een jaar vertegenwoordigen.

De eerste twee dagen vinden plaats op de terreinen van de universiteit. Het slotevenement op de derde dag van de Kiesweek gaat door op het Theaterplein. Het evenement wordt helemaal afgezet met nadars en herashekken. Er worden geen omleidingen aangevraagd. De politie houdt toezicht in de Meistraat en op het Theaterplein.

Er staan tentjes opgesteld waarin de opkomende presidia de kiezers gratis eten en drinken aanbieden en hen een laatste maal proberen te overtuigen om op hun vereniging te stemmen.

het evenement start op 29 maart 2023 om 12.30 uur en eindigt om 16.30 uur;
de opbouw start op 29 maart 2023 om 07.00 uur en de afbraak eindigt om 20.00 uur;
het evenement is gratis.

Specifieke voorwaarden

verplicht eigen toezicht op het vermijden van openbare dronkenschap;
er worden voldoende stewards ingezet die de doorgang vrijwaren opdat hulpdiensten steeds doorgang hebben;
voor alle ingezet personeel, medewerkers en vrijwilligers geldt tijdens het volledige evenement een totaal alcoholverbod;
er wordt voldoende sanitair (extra voor dames) voorzien én er wordt extra toezicht gehouden op het gebruik en onderhoud van het sanitair;
er worden voldoende vuilnisbakken voorzien door de organisatie;
het alcoholpercentage van de gratis alcohol die aangeboden wordt is controleerbaar, duidelijk zichtbaar op blikjes en gaat niet boven de 7%.

Specifieke voorwaarden beperking geluidsoverlast

om ervoor te zorgen dat de geluidsoverlast door het weerkaatsen van muziek onder de luifel van het Theaterplein tot een minimum beperkt wordt, dienen alle muziekbronnen en andere opstellingen zo geplaatst te worden dat ze ofwel richting de vloer spelen, ofwel weg van de gebouwen grenzend aan de luifel zoals de stadsschouwburg. De geluidsinstallatie wordt georiënteerd naar het plein (richting Nieuwstad);
de geluidsinstallatie wordt bij voorkeur midden onder de luifel geplaatst;
het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85 dB(A). Het maximum geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92 dB(A);
het aandeel van zware bastonen gemeten 2 meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB;
het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen 1,5 meter vóór de gevels van de dichtstbijzijnde woningen mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C);
de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat om het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (MI@antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (pz.antwerpen.LokaleRecherche.Leefmilieu@police.belgium.eu);
de organisator monitort constant het gebruikte geluidsniveau en zorgt ervoor dat dit de toegelaten DB(A)-niveaus nooit overstijgt;
op verzoek van de politie of een andere handhavende stadsdienst, moet het geluidsniveau onmiddellijk verlaagd worden;
de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van geluidsoverlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.

Argumentatie

Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle studenten van Antwerpen.

De afgelopen edities werden geëvalueerd door de betrokken stadsdiensten en positief geadviseerd mits het naleven van bijkomende voorwaarden.

Dit evenement wordt volgens het evenementenkader ingedeeld in categorie 5, nominatief vrijgestelde evenementen.

Juridische grond

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 17 december 2019 (jaarnummer 716) keurde de gemeenteraad het retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.

Adviezen

BZ - Administratie District Antwerpen Gunstig advies

TV - STAN Gunstig onder voorwaarden

De afspraken rond alcoholbeleid naleven.

verplicht eigen toezicht op het vermijden van openbare dronkenschap;
er worden voldoende stewards ingezet die de doorgang vrijwaren opdat hulpdiensten steeds doorgang hebben;
voor alle ingezet personeel, medewerkers en vrijwilligers geldt tijdens het volledige evenement een totaal alcoholverbod;
er wordt voldoende sanitair (extra voor dames) voorzien n er wordt extra toezicht gehouden op het gebruik en onderhoud van het sanitair;
er worden voldoende vuilnisbakken voorzien door de organisatie;
het alcoholpercentage van de gratis alcohol die aangeboden wordt is controleerbaar, duidelijk zichtbaar op blikjes en gaat niet boven de 7%.

SB - Groendienst Antwerpen Centrum Gunstig onder voorwaarden

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park & in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur activiteit, milieu veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. Hieronder vindt u de gedetailleerde voorwaarden van de groendienst.

1. Vereiste documenten

De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het ingeplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het intplantingsplan.
Er mag geen vuur worden gemaakt.
Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

OS - Business en Innovatie Gunstig advies

SB - EFMF - Ambulante handel Gunstig advies

SB - EFMF - Markten en Foren Gunstig advies

PZA - Openbare Orde Gunstig onder voorwaarden

Gunstig met standaardvoorwaarden.

BW - Brandweer - Preventie Gunstig onder voorwaarden

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Link naar standaardvoorwaarden: https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen

MV - Noodplanning - AGEV overleg Geen advies ontvangen

Het advies werd opgevraagd. Van zodra het advies wordt bezorgd zal het mee opgenomen worden in de toelatingsbrief.

Beleidsdoelstellingen

7 - Bruisende stad

2BRS03 - Evenementen

2BRS0301 - Reguliere taken

2BRS030101 - Ondersteuning evenementen derden

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van de Kiesweek door Unifac vzw, zoals hierboven beschreven, op 29 maart 2023 op het Theaterplein in Antwerpen goed. Unifac vzw dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven, alsook de voorwaarden in de evenemententoelating.

Artikel 2

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.

Artikel 3

Het college geeft opdracht aan:

Dienst	Taak
SB/BOF	om logistieke ondersteuning te verlenen. DUM dossier 14189
LP/OO/EV	om toezicht te houden op het evenement.