2023_CBS_02777 - Het Bollekesfeest 2023 - Concept en aanvullende modaliteiten - Goedkeuring

Op 15 april 2022 (jaarnummer 3079) keurde het college het concept voor Het Bollekesfeest 2022 goed.

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) keurde de gemeenteraad het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed.

Op 15 juli 2022 (jaarnummer 5986) keurde het college het modaliteitenbesluit van de standplaatsen op het Bollekesfeest 2022 goed.

Op 23 december 2022 (jaarnummer 9695) keurde het college van burgemeester en schepenen de strategische marketing & communicatie planning voor 2023 goed.

1. Concept Bollekesfeest 2023

Het Bollekesfeest is hét evenement waarbij Antwerpen als bruisende stad in de kijker wordt gezet. Bezoekers van alle leeftijden kunnen zich laten onderdompelen in al wat de stad te bieden heeft: erfgoed, sterke Antwerpse merken en tradities, een sterk culinair en muzikaal aanbod in een hedendaags tintje. Het evenement is de laatste jaren uitgegroeid tot een vaste waarde en draagt bij tot een brede uitstraling van de stad. De samenwerking met brouwerij Duvel Moortgat NV vormt een essentieel onderdeel van de organisatie. Daarnaast is er ook een samenwerking met vzw Streekproducten waarvan de leden er ook culinair het beste van zichzelf zullen tentoonstellen.

Dit jaar vindt het Bollekesfeest plaats van vrijdag 18 augustus tot en met zondag 20 augustus 2023.

Ook dit jaar pakt het Bollekesfeest uit met een sterk muzikaal programma. Het Bollekesfeest zal ook aangevuld worden met hippe en hedendaagse foodtrucks en de klassieke vis- en schaaldierenmarkt.

Communicatie- en marketingstrategie

Het Bollekesfeest vindt in 2023 opnieuw plaats op de Grote Markt, de Groenplaats en het Steenplein. Vanaf augustus rolt Antwerpen een stadsbrede, activerende campagne uit naar de community van fans van het Bollekesfeest, en belevers uit Antwerpen en randgemeenten, om de doelgroepen maximaal toe te leiden naar het muzikale en culinaire aanbod in het stadscentrum. De stad Antwerpen zet het stedelijke outdoor-netwerk maximaal in en vult aan met gerichte affichage in horeca-netwerken. Daarnaast wordt uiteraard ingezet op een digitale campagne, wordt de mogelijkheid tot gebruik van kanalen van brouwerij Duvel Moortgat NV en de geprogrammeerde artiesten bekeken, en werkt de stad een persaanpak uit.

2. Data en openingsuren Bollekesfeest 2023

Het Bollekesfeest start op vrijdag 18 augustus 2023 en eindigt op zondag 20 augustus 2023.

Openingsuren Grote Markt en Steenplein:

Openingsuren Groenplaats:

 
3.Evenementensite en programma 

De site van het Bollekesfeest bestrijkt volgende straten en pleinen: Grote Markt, Handschoenmarkt, Suikerrui, Steenplein en Groenplaats. Op de Orteliuskaai wordt de logistieke zone ingericht.

Het gedetailleerde inplantingsplan van het Bollekesfeest met aanduiding van de standplaatsen zal bekend gemaakt worden na het veiligheidsoverleg.

Programma

Maandag 14 augustus 2023

Vroegste moment waarop de opbouw kan starten op het Steenplein, de Groenplaats en de logistieke zone.

Woensdag 16 augustus 2023

Vroegste moment waarop de opbouw kan starten op de Grote Markt. 

Vrijdag 18 augustus 2023

• Alle pleinen en activiteiten gaan gelijktijdig open om 16.00 uur en sluiten om 00.00 uur met uitzondering van de Groenplaats, deze sluit om 22.00 uur;
• Grote Markt:
  1. 16.00 uur – 17.00 uur: zomeraperitief: aan de bars op de Grote Markt wordt één uur gratis drank geschonken in samenwerking met de sponsorpartner;
  2. optredens vanaf 16.00 uur op het hoofdpodium;
  3. podium, bar, kassa’s.
• Groenplaats:
  1. bar, kassa’s, podium, toiletten;
  2. tenten streekproducten;
  3. optredens.
• Steenplein:
  1. foodtrucks;
  2. vis- en schaaldierenmarkt;
  3. podium, bar, terras, kassa’s, toiletten;
  4. kinderanimatie en optredens. 
• Suikerrui:
  1. foodtrucks.
• Andere activiteiten:
  1. sponsorstands: maximum een tweetal. Locatie later te bepalen.

 Zaterdag 19 augustus 2023

• Alle pleinen en activiteiten gaan gelijktijdig open om 12.00 uur en sluiten om 00.00 uur met uitzondering van de Groenplaats, deze sluit om 22.00 uur;
• Grote Markt:
  1. optredens vanaf 14.00 uur op het hoofdpodium;
  2. podium, bar, kassa’s.
• Groenplaats:
  1. bar, kassa’s, podium, toiletten;
  2. tenten streekproducten;
  3. optredens.
• Steenplein:
  1. foodtrucks;
  2. vis- en schaaldierenmarkt;
  3. podium, bar, terras, kassa’s, toiletten; 
  4. kinderanimatie en optredens.
• Suikerrui:
  1. foodtrucks.
• Andere activiteiten:
  1. sponsorstands: maximum een tweetal. Locatie later te bepalen.

Zondag 20 augustus 2023

• Alle pleinen en activiteiten gaan gelijktijdig open om 12.00 uur en sluiten om 22.00 uur;
• Grote Markt:
  1. optredens vanaf 14.00 uur op het hoofdpodium;
  2. podium, bar, kassa’s.
• Groenplaats:
  1. bar, kassa’s, podium, toiletten; 
  2. tenten streekproducten;
  3. optredens.
• Steenplein:
  1. foodtrucks;
  2. vis- en schaaldierenmarkt;
  3. podium, bar, terras, kassa’s, toiletten;
  4. kinderanimatie en optredens.
• Suikerrui:
  1. foodtrucks.
• Andere activiteiten:
  1. sponsorstands: maximum een tweetal. Locatie later te bepalen.

Maandag 21 tem donderdag 24 augustus 2023

Afbouw evenement.

4. Modaliteiten standplaatsen tijdens het Bollekesfeest

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) keurde de gemeenteraad het nieuwe reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed.

Het college legt een aantal modaliteiten vast voor de standplaatsen op het Bollekesfeest in Antwerpen, volgens de bepalingen van het nieuwe reglement voor standplaatsen.

4.1 Openingsuren

De openingsuren voor de standplaatsen op het Steenplein, de Suikerrui en de Grote Markt zijn dezelfde als de algemene openingsuren van het Bollekesfeest.

De openingsuren voor de standplaatsen op de Groenplaats zijn dezelfde als de algemene openingsuren van het Bollekesfeest, echter hebben deze standhouders de mogelijkheid om te sluiten vanaf 20.00 uur.

4.2 Productcategorieën

Tijdens het Bollekesfeest zal er één productcategorie aan bod komen: consumptie. Deze productcategorie wordt onderverdeeld in subcategorieën. Het college legt deze subcategorieën vast om een voldoende spreiding van het aanbod te verzekeren.

4.2.1 Consumptie

Consumptie zijn alle bereide voedingswaren en niet-afgesloten dranken, bestemd voor onmiddellijke consumptie ter plaatse.

De subcategorieën voor consumptie zijn:

4.3 Accommodatie

• vis en schaaldieren: accommodatie wordt voorzien door de stad Antwerpen;
• foodtruck: eigen accommodatie;
• streekproducten: accommodatie wordt voorzien door de stad Antwerpen.

Elke standplaats is voorzien van stroom. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten.

Op elk plein voorziet de stad Antwerpen een kraantje waar standhouders stromend water kunnen halen. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten. 

4.4 Inschrijvingen standplaatsen

4.4.1 Subcategorie: vis en schaaldieren en foodtrucks

De inschrijvingen voor de subcategorieën vis en schaaldieren en foodtrucks op het Bollekesfeest 2023 lopen vanaf dinsdag 2 mei 2023 tot en met dinsdag 16 mei 2023.

Kandidaten kunnen zich inschrijven via de website www.ondernemeninantwerpen.be. Op deze website zal ook alle nodige informatie terug te vinden zijn met betrekking tot de standplaatsen op het Bollekesfeest.

4.4.2 Subcategorie: streekproducten

De selectie voor subcategorie streekproducten gebeurt via vzw Streekproducten. Deze selectie wordt afgestemd met de stad Antwerpen. 

4.5 Toewijzing standplaatsen

4.5.1 Subcategorie: vis en schaaldieren en foodtrucks

De toewijzing van de standplaatsen zal gebeuren via een jury op woensdag 17 mei. Na het verstrijken van de inschrijvingsdatum zal een jury oordelen over de kandidaturen op basis van een aantal criteria, die verbonden zijn aan een puntensysteem. Na het beoordelen van de criteria voor alle kandidaten, stelt de jury een puntenrangschikking op. De jury is verplicht tot motivering en toelichting van de score. Het college keurt de uiteindelijke toewijzing goed. 

De kandidaat-standhouder maakt een uitgebreid dossier met alle nodige documenten, foto’s, attesten en certificaten om de kandidatuur te kunnen beoordelen volgens bovenstaande gunningscriteria. Indien het dossier te weinig informatie bevat om te kunnen beoordelen, dan is de inschrijving onvolledig.

4.5.2 Subcategorie: streekproducten

De stad Antwerpen voorziet 13 standplaatsen op de Groenplaats, de selectie voor subcategorie streekproducten gebeurt via vzw Streekproducten. De vzw bekijkt met haar leden de invulling van deze standen en stemt deze verder af met de stad Antwerpen. 

4.6 Standplaatsvergoeding en waarborg

Per subcategorie geldt een vaste standplaatsvergoeding:

Elke standhouder is verplicht om de waarborg te betalen na toewijzing van de standplaats. De waarborg kan door de stad Antwerpen worden aangewend om de eventuele schade aan het openbaar domein en/of de accommodatie te vergoeden.

4.7 Herbruikbaar cateringmateriaal

Om te kunnen voldoen aan de wetgeving Vlarema-7, engageert de stad Antwerpen zich vanaf 1 januari 2020 op alle evenementen van de categorieën 1 en 2 drank en voeding te serveren in herbruikbaar cateringmateriaal. De stad Antwerpen kan er op bepaalde evenementen voor kiezen om herbruikbaar cateringmateriaal in bruikleen aan te bieden. In dat geval bepaalt het college hiervan de specifieke modaliteiten.

De stad Antwerpen zal tijdens het Bollekesfeest de standhouders faciliteren. Dit zowel voor herbruikbaar cateringmateriaal voor dranken, als voor voedsel. Het is de standhouder verboden eigen herbruikbaar cateringmateriaal te voorzien. Dit om een eenduidig en eenvoudig ontleen- en ruilsysteem te voorzien voor de bezoekers, standhouders en organisatie.

Servetten mogen wel nog gebruikt worden als enige uitzondering die de wetgeving toelaat en kunnen de standhouders dus zelf voorzien. De wetgeving laat geen andere wegwerp toe, ook al zijn ze vervaardigd uit dezelfde materialen.

De stad Antwerpen voorziet volgende dienstverlening:

• het voorzien van herbruikbaar cateringmateriaal en voldoende voorraad;
• alle transporten voor levering en ophaling;
• industriële afwas (de afwaskosten worden doorgerekend naar de standhouder);
• belevering herbruikbaar cateringmateriaal tot aan de standplaats op vrijdag 18, zaterdag 19 en zondag 20 augustus op basis van een bestelling. De concrete uren worden gecommuniceerd na toekenning standplaatsen.

De standhouder voorziet het volgende:

• propere, droge en veilige stockageplaats voor het ontleende herbruikbare cateringmateriaal;
• het ontvangen van de waarborg van 2,00 EUR inclusief btw. Deze gelden worden opzij gehouden voor de afrekening achteraf;
• servetten van ecologisch afbreekbaar materiaal;
• betalen van de afwaskosten voor de industriële reiniging.

De stad Antwerpen zal strenge controles uitvoeren op het respecteren van deze Vlaamse wetgeving. De Vlaamse Overheid heeft eveneens aangekondigd eigen controles uit te voeren.

De stad Antwerpen zal een uitgebreide communicatie voeren naar de standhouders over de praktische afhandeling; en eveneens een degelijke communicatie doen naar de bezoekers van het evenement.

Er zal gewerkt worden met vier types herbruikbare bekers en twee types herbruikbare recipiënten voor voedsel. In de tabel worden ook de colliverpakking en afwaskosten per doos meegegeven:

Voor alle herbruikbaar cateringmateriaal (borden, kommetjes) zal een kost worden aangerekend aan de standhouder van 1,65 euro exclusief btw per stuk bij verlies en/of tekorten. Bij verlies of breuk van een opbergbak of deksel (enkel bij borden en bowls) zal er een kost van 20,00 euro exclusief btw worden aangerekend. Dit geheel wordt mee opgenomen in de eindafrekening tussen de standhouders, de concessiehouder, de stad Antwerpen en de externe leverancier.

4.8 Betaling en waarborg 

De standplaatsvergoedingen worden samen met de waarborg gefactureerd na toewijzing van de standplaatsen. Op de standplaatsvergoeding wordt btw aangerekend.

Volgens het reglement voor standplaatsen bedraagt de betalingstermijn 20 dagen. Het reglement voorziet in een procedure bij laattijdige betaling en niet-betaling.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.

Het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen dat door de gemeenteraad op 25 april 2022 (jaarnummer 249) werd goedgekeurd, bepaalt dat het college voor het evenement georganiseerd door de stad een aantal modaliteiten vastlegt.