Op 31 maart 2017 (jaarnummer 3064) gaf het college de opdracht aan de dienst Bestuurszaken/Stadsarchief een wetenschappelijke adviesraad samen te stellen in het kader van de herdenking van de Tweede Wereldoorlog om de herinnering aan de slachtoffers levendig te houden. Het stadsarchief heeft de opdracht om het onderzoek te voeren naar de namen van de slachtoffers die herdacht zullen worden op het namenmonument aan het Loodswezen.
Op 13 januari 2023 (jaarnummer 142) keurde het college de principes goed die bepalen hoe deze namen zullen verzameld en geregistreerd worden. Eén van die principes is de vaststelling dat steeds de officiële naam van het slachtoffer zal gebruikt worden, zoals deze is geregistreerd in de akten van de burgerlijke stand, en bij ontbreken hiervan in het bevolkingsregister.
De toegang tot de gegevens uit de bevolkingsregisters is strikt gereglementeerd. De voorwaarden worden bepaald in het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister. Het gaat om een specifieke reglementering die voorrang heeft op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Een geïntegreerd namenmonument herdenkt alle slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog in Antwerpen en omvat een inclusieve namenlijst van alle slachtoffers, ingedeeld in de verschillende slachtoffergroepen zoals slachtoffers Holocaust, burgerlijke slachtoffers van nazi- en militair geweld en militaire slachtoffers. Deze namen maken in één oogopslag de indrukwekkende aantallen zichtbaar en geven de omvang aan van de slachtoffergroepen.
Conform artikel 370/1 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek moet de schrijfwijze van de naam steeds gebaseerd zijn op de geboorteakte. Bij ontbreken van deze akte kunnen de bevolkingsregisters of de afgeleiden hiervan uitsluitsel geven omdat de namen hierin op dezelfde wijze gehanteerd worden als in de geboorte- of huwelijksakten.
Tot op heden zijn er naar schatting iets meer dan 30.000 namen ingevoerd. Dit wil zeker niet zeggen dat de stad reeds beschikt over evenveel unieke, gecontroleerde en dus ‘zekere’ namen. Deze namen moeten namelijk nog getoetst worden aan de bevolkingsregisters om de opgenomen namen te verifiëren tegenover de vooropgestelde selectiecriteria, om ontbrekende persoonsgegevens aan te vullen, zodat de foutenmarge ingeperkt wordt. Hiertoe dienen de medewerkers die belast zijn met het namenonderzoek, de nodige machtiging te krijgen om de bevolkingsregisters en akten van de burgerlijke stand te raadplegen.
Het college keurt goed dat twee medewerkers van het stadsarchief, Sietske Van den Wyngaert en Frank Seberechts, de bevolkingsregisters en akten van de burgerlijke stand die zij nodig hebben voor de uitvoering van het onderzoek naar de slachtoffers, kunnen raadplegen. Zij zijn daarbij gehouden enkel gegevens te registreren en door te geven over personen die overleden zijn.