2023_CBS_02779 - Winter in Antwerpen 2023-2024 - Concept en modaliteiten - Goedkeuring

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) hief de gemeenteraad het gebruikersreglement betreffende de inschrijving- en exploitatievoorwaarden van de kerstmarkt op, en keurde het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed. Het college legt een aantal modaliteiten vast voor de standplaatsen op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen, volgens de bepalingen van het nieuwe reglement voor standplaatsen.

Op 6 mei 2022 (jaarnummer 3467) keurde het college het concept en de aanvullende modaliteiten, meer bepaald voor de consumptiechalets, goed voor de Winter in Antwerpen 2022-2023.

Op 8 juli 2022 (jaarnummer 5784) nam het college kennis van de toewijzing van de consumptiechalets op basis van een openbare bieding. Het college keurde in een tweede fase de aanvullende modaliteiten van de productcategorie "koopwaar" vast.

Op 10 november 2022 (jaarnummer 9103) keurde het college het definitieve programma voor Winter in Antwerpen 2022-2023 goed.

Op 23 december 2022 (jaarnummer 9695) keurde het college de strategische marketing- en communicatieplanning voor 2023 goed.

1. Concept Winter in Antwerpen 2023 – 2024

Winter in Antwerpen 2023-2024 bouwt strategisch verder op het concept van de voorbije jaren. Ook het campagneconcept van de voorbije twee jaar wordt herhaald wegens groot succes. Op deze manier bouwt de stad Antwerpen op een consequente manier de merkidentiteit van het evenement Winter in Antwerpen verder uit.

Winter in Antwerpen is een betoverend evenement: bezoekers worden ondergedompeld in een feeërieke sfeer. Winter in Antwerpen doet verwonderen en verrassen. De activiteiten hebben een verbindend effect: samen dingen beleven met familie of vrienden, elkaar ontmoeten.

De volgende uitgangspunten zijn bepalend voor de uitwerking van het concept:

• Antwerpen als unieke en magische winterbestemming met een aantrekkelijk aanbod;
• vanuit marketingstrategie wordt er opnieuw een koepelcampagne voorzien voor het concept Winter in Antwerpen;
• het evenement moet imagoversterkend blijven werken, zo houden we Winter in Antwerpen als sterkhouder;
• de horeca in Antwerpen ondersteunen door een mooi event te organiseren en hen uit te nodigen om deel te nemen aan de kerstmarkt;
• lokaal consumeren aanmoedigen;
• doelgroepen: bezoekers uit Antwerpen, België en buurlanden;
• het bezoekersaantal bestendigen en inzetten op terugkerende bezoekers;
• maximaal optimaliseren en vernieuwen zonder aan herkenbaarheid in te boeten;
• unieke en originele elementen onderscheiden Winter in Antwerpen van andere eindejaarsevenementen;
• blijvend inzetten op een kwalitatief en divers aanbod;
• vaste waarden respecteren, zoals de eindejaarsverlichting, kerstbomen, kerstmarkt, enzovoort. Zo blijft Winter in Antwerpen een jaarlijkse traditie;
• elk plein krijgt zijn eigen identiteit, aankleding en accenten; passend binnen het overkoepelende concept;
• de opening start opnieuw op vrijdagavond en zal gepaard gaan met een officiële openingsreceptie en allerlei extra activiteiten en animaties;
• het eindejaarsvuurwerk optimaliseren in functie van de beschikbare locaties, principe van spreiding met aandacht voor veiligheid en crowd management;
• tijdens de nieuwjaarstraktatie op de WIA-site zal het beleid zijn burgers trakteren op een hapje en drankje. Antwerpenaren kunnen terecht bij de standhouders van de kerstmarkt en de winterbars;
• onderzoek naar het duurzaam plaatselijk opwekken van de benodigde energie met oog op beperken van geluidsoverlast en luchtvervuiling (zoeken van alternatieven voor dieselaggregaten).

Communicatie- en marketingstrategie

Ook in 2023 wordt Antwerpen op de kaart gezet als unieke en magische winterbestemming aan de hand van een uitgebreid winteraanbod. Deze sfeer wordt doorgetrokken in het campagnebeeld. Het beeld straalt verwondering uit en warme, winterse gezelligheid.

Met dit beeld zal de stad Antwerpen een activerende campagne voeren van half november tot eind december 2023. Dit door middel van een gevarieerd mediaplan met eigen en aangekochte mediakanalen. Ook wordt ingezet op perswerking en influencers die het verhaal mee uitdragen. In content wordt naast het evenement in de historische binnenstad ook het winteraanbod rond cultuur, gastronomie en shopping meegenomen. De mediacampagne focust op bezoekers uit Antwerpen, België en een deel van de buurlanden. In de perswerking worden waar nodig ook specifieke markten meegenomen. 

Voor de nieuwjaarstraktatie is er een aparte, korte campagnegolf in de eerste week van januari 2024 gericht op bewoners.

2. Data en openingsuren Winter in Antwerpen 2023 – 2024

Winter in Antwerpen start op vrijdag 8 december 2023. Op zondag 7 januari 2023 sluit Winter in Antwerpen af met de Nieuwjaarsdrink.

De openingsuren voor Winter in Antwerpen 2023-2024 zijn:

3. Programma Winter in Antwerpen

4. Evenementensite Winter in Antwerpen 2023 – 2024

De site van Winter in Antwerpen 2023-2024 bestrijkt volgende straten en pleinen: Suikerrui, Grote Markt, Wisselstraat, Kaasrui, Wijngaardstraat, Maalderijstraat, Blauwmoezelstraat, Handschoenmarkt, Quinten Matsijsdoorgang, Tempelstraat, Jan Blomstraat, Papenstraatje, Oude Koornmarkt, Groenplaats en Koningin Astridplein.

Deze editie maakt het Steenplein geen deel uit van de evenementensite, wegens werkzaamheden in het kader van de heraanleg van de Scheldekaaien. Er wordt onderzocht om eventueel het Hendrik Conscienceplein en het Operaplein te betrekken ter uitbreiding van de evenementensite in het kader van veiligheid en crowd management. Om de haalbaarheid van deze pistes te beoordelen, zal dit verder afgestemd worden met de interne diensten en de betrokken externe stakeholders.

Het gedetailleerde inplantingsplan van Winter in Antwerpen met aanduiding van de standplaatsen zal bekend gemaakt worden in september na het veiligheidsoverleg en met goedkeuring van de veiligheidsdiensten.

5. Modaliteiten standplaatsen kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) keurde de gemeenteraad het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed. Hiermee werd het oude gebruikersreglement van de kerstmarkt opgeheven.

Het college legt een aantal modaliteiten vast voor de standplaatsen op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen, volgens de bepalingen van het reglement voor standplaatsen.

5.1. Openingsuren

De openingsuren voor de standplaatsen op de kerstmarkt zijn dezelfde als de algemene openingsuren van Winter in Antwerpen.

5.2. Productcategorieën en subcategorieën

Tijdens de kerstmarkt zullen er twee productcategorieën aan bod komen: consumptie en koopwaar. Beide productcategorieën worden onderverdeeld in subcategorieën. Het college legt deze productcategorieën en subcategorieën vast om voldoende spreiding van het aanbod te verzekeren.

5.2.1. Consumptie

De subcategorieën voor consumptie zijn:

De verkoop van voeding en dranken kan enkel gecombineerd worden in de vooraf bepaalde standplaatsen onder de subcategorieën die onder “foodpairing” vermeld staan.

De subcategorieën voor koopwaar zijn:

 
5.2.3. Wekelijkse standplaatsen

Goede doelen en startende ondernemingen zijn bijzondere subcategorieën binnen de productcategorie koopwaar. Deze organisaties en bedrijven krijgen de kans om op een laagdrempelige wijze deel te nemen aan de kerstmarkt. De toewijzing gebeurt op dezelfde manier en volgens dezelfde gunningscriteria.

De huurperiode is echter voor een kortere termijn dan de volledige periode van de kerstmarkt. De exacte data voor de kortere huurperiodes zijn:

• vrijdag 8 december tot en met donderdag 14 december 2023 (7 dagen);
• vrijdag 15 december tot en met donderdag 21 december 2023 (7 dagen);
• vrijdag 23 december tot en met vrijdag 29 december 2023 (8 dagen);
• zaterdag 30 december 2023 tot en met zondag 7 januari 2024 (9 dagen).

5.3. Accommodatie kerstmarkt 

Tijdens de kerstmarkt wordt de accommodatie door de stad Antwerpen voorzien. Eigen accommodatie is niet toegestaan op de hoofdsite.

De accommodatie voor de kerstmarkt bestaat uit: een houten chalet met verkoopluik, deur en een verwarmingstoestel. Voor de consumptiechalets wordt een kleine, afgebakende opslagruimte achter de chalet voorzien.

Voor elke standplaats wordt er elektriciteit voorzien. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten. Het stroomverbruik is beperkt tot 3.600 Watt per chalet van 3 meter (monofase, 16A – 220V) voor koopwaarchalets. Voor consumptiechalets wordt één aansluiting van 10.000 Watt voorzien (driefasig, 16A - 220V) per stand, ongeacht de grootte. 

Op elk plein voorziet de stad Antwerpen een kraantje waar standhouders stromend water kunnen halen. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten. 

Standhouders van consumptiechalets mogen eigen statafels meebrengen, mits enkele voorwaarden. Drie statafels voor een chalet van 3 meter, zes statafels voor een chalet van 6 meter. Ronde statafels met een diameter van maximaal 90cm zijn toegelaten, alsook vierkante statafels van maximaal 90cmx90cm. De standhouders onderhouden hun statafels: ze ruimen ze af en kuisen ze af op regelmatige tijdstippen tijdens de openingsuren. De standhouders zetten de statafels ’s nachts binnen na sluit.

5.4. Inschrijvingen standplaatsen kerstmarkt

De inschrijvingen voor de productcategorieën consumptie en koopwaar op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen 2023-2024 lopen vanaf vrijdag 26 mei 2023 tot en met maandag 19 juni 2023.

Kandidaten kunnen zich inschrijven via de website www.antwerpen.be. Op deze website zal ook alle nodige informatie terug te vinden zijn met betrekking tot de standplaatsen op de kerstmarkt.

5.5. Toewijzing: modaliteiten consumptie

De toewijzing van de standplaatsen voor de productcategorie “consumptie” gebeurt via een openbare, online bieding onder toezicht van een deurwaarder. De bieding zal plaatsvinden op woensdag 28 juni 2023. Voor kandidaat-standhouders die dit wensen, zal er op dinsdag 27 juni 2023 een proefbieding worden georganiseerd. Tijdens de proefbieding wordt er een demonstratie gegeven en kunnen de geselecteerde deelnemers de werkwijze leren kennen en hun login testen.

Tussen de uiterste inschrijvingsdatum en de dag van de bieding worden de kandidaten gecontroleerd op de voorwaarden voor kandidatuurstelling uit het reglement voor standplaatsen.

De ochtend van de bieding wordt de lijst met loten per mail verzonden naar alle weerhouden kandidaten. De lijst met loten geeft volgende zaken weer: volgorde van de loten tijdens de bieding, grootte van de standplaats, plein, subcategorie, instelprijs en biedstap. Een inplantingsplan met de exacte locatie van de standplaatsen wordt tijdens de bieding nog niet getoond gezien deze nog gevoelig is aan veranderingen op het moment van de bieding.

Een chalet wordt gegund aan de hoogstbiedende. Voor elke standplaats wordt een instelprijs vastgelegd. Per chalet wordt een afzonderlijke bieding gedaan. Er wordt maximaal één chalet toegewezen per uitgereikte online deelnamekaart. Het uitgebrachte bod is bindend.

Standplaatsen die bij de bieding niet toegewezen worden, kunnen worden geschrapt of anders ingevuld worden. Er kan ook een bijkomende bieding georganiseerd worden, indien gewenst.

Na toewijzing van de consumptiechalet bij de elektronische bieding, moet de standhouder zijn aanbod en prijzen concretiseren binnen de subcategorie die is toegekend aan de standplaats. Enkel het goedgekeurde aanbod en prijzen dat op de toelating vermeld staat, mag worden verkocht.

De instelprijzen en biedstap voor consumptiechalets per subcategorie:

5.6. Toewijzing: modaliteiten koopwaar

De toewijzing van de standplaatsen voor de productcategorie “koopwaar” (inclusief voor de standplaatsen "goede doelen" en "startende ondernemingen"), zal gebeuren via een jury op woensdag 28 juni 2023. Na het verstrijken van de inschrijvingsdatum zal een jury oordelen over de kandidaturen op basis van een aantal criteria, die verbonden zijn aan een puntensysteem. Na het beoordelen van de criteria voor alle kandidaten, stelt de jury een puntenrangschikking op. De jury is verplicht tot motivering en toelichting van de score. Het college keurt de uiteindelijke toewijzing goed. 

De kandidaat-standhouder maakt een uitgebreid dossier met alle nodige documenten, foto’s, attesten en certificaten om de kandidatuur te kunnen beoordelen volgens bovenstaande gunningscriteria. Indien het dossier te weinig informatie bevat om te kunnen beoordelen, dan is de inschrijving onvolledig.

Voor de productcategorie koopwaar geldt een vaste standplaatsvergoeding, op basis van de afmeting van de chalet:

5.7. Waarborg

Elke standhouder is verplicht om de waarborg te betalen na toewijzing van de standplaats. De waarborg wordt bepaald op basis van de grootte van de standplaats:

5.8. Herbruikbaar cateringmateriaal

De stad Antwerpen kan er op bepaalde evenementen voor kiezen om herbruikbaar cateringmateriaal in bruikleen aan te bieden. In dat geval bepaalt het college hiervan de specifieke modaliteiten.

De stad Antwerpen zal tijdens Winter in Antwerpen de standhouders van de kerstmarkt faciliteren. Dit zowel voor herbruikbaar cateringmateriaal voor dranken, als voor voedsel. Het is de standhouder verboden eigen herbruikbaar cateringmateriaal te voorzien. Dit om een eenduidig en eenvoudig ontleen- en ruilsysteem te voorzien voor de bezoekers, standhouders en organisatie.

Servetten mogen wel nog gebruikt worden als enige uitzondering die de wetgeving toelaat en kunnen de standhouders dus zelf voorzien. De wetgeving laat geen andere wegwerp toe, ook al zijn ze vervaardigd uit dezelfde materialen.

De stad Antwerpen voorziet volgende dienstverlening:

• gratis ontlenen van herbruikbaar cateringmateriaal en voldoende voorraad;
• alle transporten voor levering en ophaling;
• industriële afwas (de afwaskosten worden doorgerekend naar de standhouder);
• centrale stockage;
• centraal beheerpunt van waaruit er 5 dagen op 7 een distributie wordt gedaan van het herbruikbaar cateringmateriaal naar de standhouders toe op basis van een bestelling.

De standhouder voorziet het volgende:

• propere, droge en veilige stockageplaats voor het ontleende herbruikbare cateringmateriaal;
• aanvaarden van het herbruikbaar cateringmateriaal van elke bezoeker én het terugbetalen van de waarborg (2,00 euro) hiervoor;
• servetten van ecologisch afbreekbaar materiaal (geen enkel ander wegwerp is toegestaan);
• voldoende wisselgeld om de waarborgen terug te betalen of een digitaal betaalsysteem dat de waarborg kan terugstorten op rekening van de bezoeker;
• betalen van de afwaskosten voor de industriële reiniging (tussendoor zelf afwassen kan, maar eindschoonmaak is steeds industrieel omwille van voedselhygiënenormen);
• indien de standhouder zelf afwast, dan moet hij voldoen aan de geldende hygiëneregels.

De stad Antwerpen zal strenge controles uitvoeren op het respecteren van deze Vlaamse wetgeving. De Vlaamse Overheid heeft eveneens aangekondigd eigen controles uit te voeren.

De stad Antwerpen zal een uitgebreide communicatie voeren naar de standhouders over de praktische afhandeling; en eveneens een degelijke communicatie doen naar de bezoekers van het evenement.

Er zal gewerkt worden met vier types herbruikbare bekers en twee types herbruikbare recipiënten voor voedsel. In de tabel worden ook de colliverpakking en afwaskosten per doos meegegeven:

Voor alle herbruikbaar cateringmateriaal (bekers, borden, bowls) zal een kost worden aangerekend aan de standhouder van 1,65 euro exclusief btw per stuk bij verlies en/of tekorten. Bij verlies of breuk van een opbergbak of deksel (enkel bij borden en bowls) zal er een kost van 20,00 euro exclusief btw worden aangerekend aan de standhouder (door de leverancier rechtstreeks aan te rekenen aan de standhouder).

5.9. Veiligheid – glasverbod 

Het is aan standhouders van de kerstmarkt verboden om dranken aan te bieden, te schenken of op enigerlei wijze te verhandelen in glazen en/of stenen recipiënten op de bovenvermelde evenementensite van Winter in Antwerpen.

5.10. Betaling en waarborg 

De standplaatsvergoedingen zullen in twee schijven worden gefactureerd. Na toewijzing van de standplaats zal een eerste factuur worden opgemaakt met een voorschot van 25% van de standplaatsvergoeding, en de waarborg voor de standplaats. Opgelet: op de standplaatsvergoeding wordt btw aangerekend. In september zal er een tweede factuur worden opgemaakt met het saldo.

Volgens het reglement voor standplaatsen bedraagt de betalingstermijn 20 dagen. Het reglement voorziet in een procedure bij laattijdige betaling en niet-betaling.

6. Evenemententerrassen tijdens Winter in Antwerpen

Naast de evenementensite van Winter in Antwerpen bevinden zich tal van horecazaken. Zij genieten mee van de gezelligheid en drukte en van het aanzuigeffect die grote stadsevenementen hebben. Marketingonderzoek bevestigt dit. Eén derde van de kerstmarktbezoekers, die van buiten Antwerpen komen, blijven logeren in de stad. Dit cijfer stijgt jaarlijks. Driekwart van de kerstmarktbezoekers gaan eveneens op café of restaurant voor of na hun kerstmarktbezoek.

Omgekeerd hebben de activiteiten op de terrassen van de aangrenzende horecazaken een rechtstreekse invloed op de uitstraling van het evenement. Bezoekers maken geen onderscheid tussen een terraszone en de evenementenzone.

Daarom wil de stad Antwerpen een aantal extra, tijdelijke, voorwaarden toevoegen aan de toelatingen van evenemententerrassen gelegen op de site van Winter in Antwerpen, tijdens het evenement. Deze bijkomende voorwaarden hebben als doel:

• het evenement versterken met een kwalitatief en gediversifieerd aanbod;
• het bewaken van de openbare orde en veiligheid;
• het bewaken van de gezondheid van de bezoekers en in het bijzonder minderjarigen, door het beperken van het alcoholische aanbod.

Een horecazaak met een evenemententerras vormt een meerwaarde voor Winter in Antwerpen. Zo dragen horecazaken ook bij aan een bruisend evenement. Bezoekers kunnen er even uitrusten, iets drinken en/of eten, en even opwarmen. Het aanbod drinken en/of eten is uitgebreider en anders dan het aanbod op de kerstmarkt. Het evenemententerras buiten geniet mee van de sfeermuziek op de site en een occasioneel liveoptreden, zo hoeft de horecazaak niet te investeren in eigen versterkte muziek. Het terras of de voorgevel van de horecazaak is aantrekkelijk versierd in winters of kerstthema.

De Code van Politiereglementen, laatst gewijzigd en goedgekeurd door de gemeenteraad op 27 maart 2023 (jaarnummer 166), stelt in artikel 130 dat alle horeca uitbaters die beschikken over een vergund open horecaterras op de site van Winter in Antwerpen, en die tijdens de Winter in Antwerpen een evenemententerras willen inrichten, ongeacht de aard van dit terras (klein, middelgroot of groot), hiervoor een toelating burgemeester moeten aanvragen overeenkomstig de voorschriften die gelden voor grote evenemententerrassen zoals opgenomen in artikel 116 van de Code van Politiereglementen. De algemene voorwaarden betreffende evenemententerrassen blijven uiteraard geldig.

Tijdens Winter in Antwerpen 2023-2024 zullen volgende specifieke voorwaarden worden toegevoegd aan de toelating Burgemeester voor alle evenemententerrassen die op de evenementensite gelegen zijn:

• het is niet toegelaten om enige vorm van elektronisch versterkte muziek of live optredens te organiseren op het evenemententerras tijdens de openingsuren van het evenement;
• het is niet toegelaten buiten de vergunde terraszone enige opstellingen te plaatsen die de doorgang belemmeren en zo de veiligheid in gevaar brengen. De horeca-uitbater is ook verantwoordelijk voor het managen van de wachtrijen voor de horecazaak op dergelijke manier dat deze geen belemmering vormen voor de doorgang;
• het is niet toegelaten om vanop de terrassen aan voorbijgangers te serveren, enkel aan het eigen cliënteel op het terras. Opstellingen die bedoeld zijn om dranken of voeding te verkopen aan voorbijgangers zijn dus niet toegelaten.
• een buitentoog of uitgiftepunt voor het eigen, zittend cliënteel kan tot 1,5m van de voorgevel van het horecapand opgesteld worden. Er wordt vanuit het uitgiftepunt geen jenever of glühwein geserveerd.

De Winter in Antwerpen genereert een zeer grote opkomst van mensen die gebruik zullen maken van de horeca en lokale middenstand. We streven dan ook een positieve samenwerking na.

We moedigen de lokale horeca deelnemers daarnaast maximaal aan om deel te nemen aan de bieding. We organiseren hiertoe ook een proefbieding waarop zij alle informatie krijgen en begeleid worden in het proces;

De specifieke voorwaarden voor evenemententerrassen, gelegen op de site van Winter in Antwerpen zullen toegelicht worden aan de omliggende ondernemers van de Winter in Antwerpen site zodat zij tijdig en correct een aanvraag kunnen doen;

In overleg met de omliggende horecaondernemers van de Winter in Antwerpen site wordt bekeken op welke manier zij positief en sterker betrokken kunnen worden bij de Winter in Antwerpen.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.

Het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen, dat door de gemeenteraad op 25 april 2022 (jaarnummer 249) werd goedgekeurd, bepaalt dat het college een aantal modaliteiten vastlegt.