Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) keurde het college goed om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren. Met de centralisatie van het IT-budget werden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd.
Op 18 december 2020 keurde het college goed om alle IT-projecten centraal op te volgen in een projectlevenscyclus (jaarnummer 10471). Het uitgangspunt is dat het eigenaarschap van de projecten bij de bedrijfseenheden ligt. Daarnaast is een centrale regie van de totale projectenportefeuille noodzakelijk om ervoor te zorgen dat:
Op 2 juli 2021 (jaarnummer 5396) keurde het college de digitale transformatiestrategie goed.
Op 6 december 2022 werd de stad getroffen door een cyberaanval met een impact die een grote recovery-operatie vereist. Hiervoor werd een specifiek cyberprogramma 3.0. opgesteld met een aparte eigen financiering.
Toen de cyberaanval de stad bereikte waren er 180 IT-projecten lopende. Deze werden op volgende momenten goedgekeurd door het college: 20 december 2019 (jaarnummer 10727), 13 maart 2020 (jaarnummer 2361), 20 november 2020 (jaarnummer 9665), 5 februari 2021 (jaarnummer 951), 4 juni 2021 (jaarnummer 4447), 25 juni 2021 (jaarnummer 5203), 10 november 2021 (jaarnummer 9018), 25 februari 2022 (jaarnummer 1526), 3 juni 2022 (jaarnummer 4413) en 18 november 2022 (jaarnummer 9198).
Op 8 maart 2023 (jaarnummer 26) nam het managementteam kennis van de projecten die in dit besluit ter goedkeuring voorliggen.
De recovery van de cyberaanval krijgt binnen het programma digitale transformatie de absolute prioriteit.
Toch zijn er een aantal projecten die prioritair dienen uitgevoerd te worden en die qua inzet van middelen voorrang krijgen op de recovery. De selectie van deze projecten is zo beperkt mogelijk gehouden omdat de uitvoering van deze projecten impact heeft op de doorlooptijd van de recovery.
Het gaat om 51 projecten in het tabblad "prioriteiten" van de excel in bijlage.
Daarnaast zijn er ook projecten die minder dan twintig mandagen vergen bij Digipolis en ook van het infrastructuurteam een beperkte inspanning vragen. Deze zijn daarom als opportuniteit aangegeven. Deze projecten kunnen mogelijk tussendoor opgenomen worden met de afspraak dat ze geen impact mogen hebben op de recovery. Deze projecten worden nog verder in detail bekeken en een aantal worden in een later stadium ter goedkeuring voorgelegd aan het college. Het gaat om 37 projecten in het tabblad "opportuniteiten" van de excel in bijlage.
Twee projecten vervangen of verbeteren bestaande toepassingen en worden mee opgenomen in de recovery werking en drie projecten worden als fundamentele bouwstenen opgenomen. Deze vijf projecten staan in het tabblad "recovery & bouwstenen" van de excel in bijlage.
Alle bovenstaande projecten dienen terug ingeschat te worden. Doordat ze stil hebben gelegen en omwille van de nieuwe vereisten op het vlak van veiligheid en architectuur worden ze mogelijk duurder. Digipolis werkt sinds januari 2023 bovendien met een eengemaakte mandagprijs voor internen en externen. Ook dit heeft invloed op het budget van elk project.
Zodra de inschattingen rond zijn, zal er een nieuwe handdruk zijn tussen de betrokken bedrijfseenheid en Digipolis rond scope en budget van de projecten. De rapportering over de projecten (scope, budget en timing) gebeurt tweemaandelijks vanaf de opstart van de projecten.
De andere projecten worden bevroren. Dit betekent dat ook het toegekende budget van deze projecten wordt vrijgegeven. Dit budget wordt in eerste instantie aangewend om de hierboven beschreven meerkosten te financieren. Het eventuele overschot wordt toegevoegd aan het gecentraliseerde IT-budget.
Zodra de de financiële gevolgen op projectniveau in kaart zijn gebracht, worden deze in een aanvullend besluit ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
Het college keurt de bijgevoegde lijst met prioritaire IT-projecten goed.
Het college neemt kennis van de lijst met opportuniteitsprojecten waarvan een selectie in een later stadium ter goedkeuring wordt voorgelegd.
Het college beslist dat de eerder goedgekeurde projecten die niet in dit besluit zijn opgenomen, worden bevroren en de budgetten van deze projecten vrij worden gegeven om in eerste instantie de meerkost van de projecten in dit besluit op te vangen. Het eventuele overschot wordt toegevoegd aan het gecentraliseerde IT-budget.