2023_CBS_01010 - Politiezone Antwerpen - Mededingingsprocedure met onderhandeling PZA/2022/454. Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Selectieleidraad - Goedkeuring

Politiezone Antwerpen maakt gebruik van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW) voor het geven van ondersteuning op afroep bij de uitvoering van de verschillende welzijnsdomeinen op de momenten dat de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPB) hieraan behoefte heeft. Hiervoor heeft Politiezone Antwerpen in 2019 een raamovereenkomst gesloten met een EDPBW. Daar dit contract eindigt op 31 december 2023 en omdat politiezone Antwerpen verplicht is om een EDPBW aan te stellen, dient er een nieuwe raamovereenkomst te worden uitgeschreven.

Specifiek is er ondersteuning nodig op volgende welzijnsdomeinen:

• de arbeidsveiligheid;
• de ergonomie;
• de arbeidshygiëne en de verfraaiing van de werkplaatsen;
• het medisch toezicht;
• de psychosociale belasting op het werk;
• het leefmilieu voor wat betreft de invloed op de bovenstaande punten.

Om dit te realiseren  wenst Politiezone Antwerpen een raamovereenkomst op afroep te sluiten voor een periode van vier jaar met maximum zes verlengingen van telkens één jaar die stilzwijgend kan worden verlengd, ingaand vanaf 1 januari 2024 en eindigend op 31 december 2033. Motivatie:

• het duurt een aantal jaren voordat de nieuwe preventiedienst volledig operationeel is, alle personeelsdata en dossiers zijn overgemaakt en er een vertrouwensrelatie is tussen de medewerkers en de arbeidsartsen, psychologen, vertrouwenspersonen, preventieadviseurs… van de firma;

• de externe preventiedienst zal bij aanstelling beschikken over gevoelige personeelsdata. Na het beëindigen van de raamovereenkomst moeten deze data overgemaakt worden aan de nieuwe raamcontractant. Politiezone Antwerpen wilt een te snelle circulatie van deze gegevens inperken;
• het is noodzakelijk dat de vertrouwensbanden die zijn opgebouwd tussen de werknemers en de externe preventiedienst doorheen de looptijd van de raamovereenkomst continueel worden;
• het is noodzakelijk dat de Politiezone voor een langere termijn ondersteuning krijgt voor de tools die door de externe preventiedienst is ontwikkelt.

Hiervoor wordt een mededingingsprocedure met Europese bekendmaking uitgeschreven met referentie PZA/2022/454.

Overeenkomstig artikel 38, § 1, 1° a) en b) van de wet van 17 juni 2016 wordt de opdracht gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling:

• er kan niet worden voorzien in de behoeften van de aanbestedende overheid zonder aanpassing van onmiddellijk beschikbare oplossingen;
• de opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico's.

De procedure zal in twee fases gebeuren:

• fase 1: er wordt een selectieleidraad opgesteld en gepubliceerd. Van de aanvragen die worden ingediend zal Politiezone Antwerpen een selectie maken op basis van de selectiecriteria in de selectieleidraad;
• fase 2: in deze fase wordt het bestek toegezonden aan de geselecteerde deelnemers.

Het college keurt goed dat Politiezone Antwerpen overeenkomstig artikel 2 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken optreedt als aankoopcentrale voor haar klanten.

Worden beschouwd als klanten: zij die bestellingen op dit contract kunnen plaatsen:

• Stad Antwerpen en haar entiteiten (hierna de groep Antwerpen genoemd):
• het OCMW van Antwerpen;
• instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bv. districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enz.);
• instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die:
1. door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enz.) en/of
2. door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen);
• andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW (Port of Antwerp, AG Digipolis, prezone Antwerpen – Zwijndrecht en haar rechtsopvolger, enz.);
• de lokale politiezones van de geïntegreerde politie.

De juridische situatie van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgend criterium (uitsluitingscriterium):

Het UEA, waarmee de inschrijver verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• beschikken over een totale omzet van minstens twee miljoen euro per jaar in de afgelopen drie jaar voor wat betreft het voorwerp van de overheidsopdracht;
• een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen.

Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Op grond van artikel 236 van de Nieuwe Gemeentewet stelt het college de gunningsprocedure in en gunt zij de opdracht.

De totale uitgave kan verrekend worden op de gewone politiebegroting. Op budgetpositie 33000_ 12314 zal voor de dienstjaren 2024 tot en met 2033 voldoende krediet worden voorzien onder voorbehoud van goedkeuring van de politiebegroting door college, gemeenteraad en hogere overheid.