2023_CBS_01193 - Backlog omgevingsvergunningen - Noodplan - Goedkeuring

De cyberaanval van 6 december 2022 heeft impact op de doorlooptijden van het verwerken van de omgevingsvergunningen.Het omgevingsloket Vlaanderen bleef al die tijd open waardoor klanten omgevingsvergunningsaanvragen zijn kunnen blijven indienen.

De digitale platformen van de stad Antwerpen zijn tot op heden nog steeds niet in de normale situatie wat betreft het proces van de omgevingsvergunning. Gefaseerd maar zeer langzaam verbetert de doorlooptijd van de verwerking van dossiers, maar een substantiële achterstand (backlog) in verwerking is opgebouwd en blijft zich verder opbouwen. 

Naarmate de digitale platformen van de stad verder hersteld worden, zal de backlog minder snel aangroeien. 

Onder backlog verstaan we het aantal opgebouwde openstaande dossiers verminderd met de openstaande dossiers in gewone omstandigheden.

Op 14 februari 2023 bedroeg de backlog omgevingsvergunningen 720 dossiers.

Om deze backlog  versneld te kunnen wegwerken wordt gekeken naar de parameters die de backlog bepalen: 

• instroom;
• verwerkingscapaciteit;
• personeelscapaciteit.

De bedrijfseenheid Stadsontwikkeling maakte met deze parameters het rekenmodel dat op basis van een aantal assumpties deze backlog uitzet in functie van de tijd.

1 Instroom

De stad kan niet ingrijpen op het aantal aangevraagde omgevingsvergunningen (behoudens door aanpassing handhavingsbeleid). Dit is afhankelijk van de externe dynamiek die er is met betrekking tot vergunningsplichtige bouw- en verbouwingswerken in de stad Antwerpen.

Als assumptie worden dezelfde cijfers voor instroom meegenomen als de reële instroom van 2022.

Elke wijziging van de reële instroom van dossiers ten opzichte van de geschatte instroom heeft impact op de backlog en de doorlooptijden.

2 Verwerkingscapaciteit (aantal dossiers/VTE)

De werklast om het product omgevingsvergunning te kunnen afleveren kan verminderd worden door tijdelijk in te grijpen in een aantal processtappen: 

• geen adviesvragen hogere overheden;
• focus op de verordenende beoordelingsgronden (niet richtlijnen / aanbevelingen);
• enkel bevraging van de meest essentiële interne adviesinstanties;
• korte en beknopte verslagen omgevingsambtenaar; 
• enkel projectinhoudversies aanvaarden die een duidelijke meerwaarde hebben voor het behandelen van de vergunningsaanvraag;
• tijdelijke opschorting overhead.

Ingeschat wordt dat dit een tijdelijke verhoging van de verwerkingscapaciteit betekent met 17%. 

Deze aangepaste werkwijze heeft ongetwijfeld impact op de klant. Door de versnelde afbouw van de backlog en de versnelde terugkeer naar normalere behandeltermijnen te realiseren, zal in het algemeen de impact op de burger evenwel verkleind worden.  

3 Capaciteit (VTE)

Door in te grijpen in de processtappen wordt er verwacht dat er 10 VTE, waaronder tijdelijk 2,5 VTE op het Uniek Loket Haven, kunnen worden vrijgemaakt (mogelijk extra door meerinspanning en flexibiliteit van de medewerkers). 

Er wordt maximaal beroep gedaan op externe ondersteuning door Sweco en Bova binnen de raamovereenkomsten die in 2021, na de goedkeuring van de gunning door het college op 19 februari 2021 (jaarnummer 1425 / bestek GAC_2020_01419), met hen werden afgesloten voor externe bijstand voor het behandelen van vergunninsaanvragen. Zij voorzien een extra capaciteit van 1,5 VTE in februari en maart, en 2,5 VTE van april tot en met november.

Contracten van bepaalde duur en interimcontracten worden snel in de markt gezet voor de specifieke functieprofielen: architecten en deskundigen. Voorgesteld wordt om het maximaal capteerbare binnen de huidige werking na te streven, namelijk 1 VTE per leidinggevende (het maximum is 5 architecten en 3 deskundigen). De ingeschatte capaciteit is 8 VTE, waarvan 1,9 VTE reeds voorzien wordt vanuit de toepassing van het collegebesluit ivm het fluctuerend kader Vergunningen voor 2023 (principe collegebesluit 02/07/2021 jaarnummer 5524). 

Ingeschat wordt dat de impact van de backlog het sterkst zal aangevoeld worden (wel in mindere mate zoals bij afdeling Omgeving) bij de brandweer, afdeling Mobiliteit en afdeling Monumentenzorg. De brandweer maakt een eigen plan op. Voor de interne diensten Mobiliteit en Monumentenzorg worden telkens 0,5VTE voor een periode van 6 maanden ingeschat.

Concreet

Het extra benodigde budget voor de bijkomende externe ondersteuning wordt ingeschat als volgt: 

De geraamde meerkost van 758.830 euro dient opgedeeld te worden als volgt:

Deze extra uitgaven worden voorgeschoten op de bestaande personeelskredieten 2023 in afwachting van de aanpassing van het meerjarenplan in het najaar 2023 waar deze terugkomen naar de personeelslijn indien nodig.

Voor het gedeelte werkingsmiddelen noodzakelijk voor de externe ondersteuning in 2023 (consultancy en interimarbeid), keurt het college een IKA-light goed voor het bedrag van 291.162,30 euro vanuit de personeelsijn:

Van SUB_NR/INTERN/2300/5152000000/6202/2WNS039901A00000/2SA050600 

naar SUB_NR/INTERN/2300/5151500000/613/2WNS030101A00000/2SA050600.

Met dit besluit wordt meteen een eerste periode aan externe ondersteuning vastgelegd:

• BOVA ENVIRO+ - offerte dd 15/02/2023  – 47.712,72 euro (incl btw) – ondersteuning periode februari – augustus 2023.
• SWECO – offerte dd 02/02/2023 – 195.225,71 euro (incl btw) – ondersteuning periode februari – augustus 2023.

De inzet van interimkrachten zal via de raamovereenkomst voor interimarbeid opgestart worden. De vastlegging hiervoor zal via bestelbon apart vastgelegd worden op basis van een concreet aanbod uit de pool van aanbieders uit deze raamovereenkomst.