Terug
Gepubliceerd op 06/04/2023

2023_CBS_01998 - Dossier GAC_2023_02651. Raamovereenkomst voor de uitvoering van organisatie-audits - Afroepen op perceel 2 van de opdracht 2019/HFB/OP/52630 van de Vlaamse Overheid - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 31/03/2023 - 09:00 Stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2023_CBS_01998 - Dossier GAC_2023_02651. Raamovereenkomst voor de uitvoering van organisatie-audits - Afroepen op perceel 2 van de opdracht 2019/HFB/OP/52630 van de Vlaamse Overheid - Goedkeuring 2023_CBS_01998 - Dossier GAC_2023_02651. Raamovereenkomst voor de uitvoering van organisatie-audits - Afroepen op perceel 2 van de opdracht 2019/HFB/OP/52630 van de Vlaamse Overheid - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context

Op 4 maart 2020 gunde de Vlaamse Overheid (Agentschap Facilitair Bedrijf, Afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten) perceel 2 ‘Organisatie-audits bij lokale besturen’ van de opdracht 2019/HFB/OP/52630 ‘Ondersteuning bij de uitvoering van auditopdrachten of zelfstandig uitvoeren van auditopdrachten’, aan volgende firma’s op basis van de hierna vermelde rangschikking (cascadevolgorde):

  • 1e gerangschikte: Deloitte Consulting & Advisory BV, Gateway Building, Luchthaven Brussel Nationaal 1J, 1930, Zaventem, met ondernemingsnummer 0474.429.572;
  • 2e gerangschikte: Ernst & Young Consulting BV, De Kleetlaan 2, 1831 Diegem, met ondernemingsnummer 0471.938.850.

De Vlaamse Overheid treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale voor o.m. de lokale overheden in Vlaanderen. Perceel 2 van deze opdracht werd gesloten op 20 april 2020 en heeft een looptijd van vier jaar. 

Conform perceel 2 van deze opdracht 2019/HFB/OP/52630, beogen organisatie-audits de adequaatheid van de sturings- en ondersteunende processen op het niveau van bepaalde entiteiten in hun geheel na te gaan (o.a. hoe matuur de organisatiebeheersing van de desbetreffende organisatie is m.b.t. de doelstellingen effectiviteit, integriteit, kwaliteit en integriteit voortgaande op een inschatting van de diverse thema’s van de toepasselijke leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen). Hierbij worden niet noodzakelijk alle thema’s bekeken. 

Stad Antwerpen (Interne Audit) wenst governance audits uit te voeren op haar verzelfstandigde entiteiten om o.a. na te gaan hoe de huidige organisatiebeheersing en governance binnen deze entiteiten verloopt, hoe de (financiële) middelen vandaag worden besteed, hoe de rapportering naar de stad Antwerpen loopt, wat de aanbevelingen om bovenstaande elementen te optimaliseren zijn, ect. 

Voor de uitvoering van deze organisatie-audits wenst de stad Antwerpen beroep te doen op perceel 2 van de opdracht 2019/HFB/OP/52630 van de Vlaamse Overheid.

Argumentatie

De bepalingen van de opdrachtdocumenten ‘2019/HFB/OP/52630’ (technische omschrijving, contractuele bepalingen, …) en de daarvoor gegunde offertes van de hogergenoemde firma’s voor perceel 2 voldoen aan de noden en wensen van de stad Antwerpen (Interne Audit). 

Gelet op het voormelde, lijkt het opportuun dat de stad Antwerpen gebruik maakt van perceel 2 van deze opdracht ‘2019/HFB/OP/52630’ om voornoemde organisatie-audits te laten uitvoeren. 

De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale startte hiervoor het dossier GAC_2023_02651 op.

Volgens de bepalingen van de opdrachtdocumenten worden deelopdrachten geplaatst via een cascadesysteem waarbij eerst contact wordt opgenomen met de eerst geplaatste auditfirma (zie hogervermeld rangschikking). De stad Antwerpen nam daarom contact op met de eerste gerangschikte firma, Deloitte Consulting & Advisory BV en vroeg aan deze auditfirma om een offerte op te stellen voor het uitwerken van een werkprogramma, aan de hand waarvan een piloot governance audit bij een eerste nog te bepalen verzelfstandigde entiteit zal worden uitgevoerd.

In een volgende fase zullen governance audits uitgevoerd worden bij de andere verzelfstandigde entiteiten. De selectie van de entiteiten en de wijze waarop de audit zal worden uitgevoerd, zal nog verder bepaald worden in functie van de risicoanalyse die Interne Audit jaarlijks opmaakt in het kader van de opmaak van het auditplan.

Voor de opmaak van het werkprogramma en de piloot governance audit bij een eerste nog te bepalen verzelfstandigde entiteit bedraagt de aangeboden prijs van Deloitte Consulting & Advisory BV 38.687,83 euro (incl. BTW). Deze diensten zullen worden uitgevoerd in de periode mei-juni 2023.

Juridische grond

In toepassing van artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, is een aanbestedende overheid die beroep doet op een aankoopcentrale, vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 56, § 3, 4° van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten. 

Algemene financiƫle opmerkingen

De prijs voor de opmaak van het werkprogramma bedraagt 9.234,11 euro (excl. BTW). 

De prijs voor de governance audit voor een entiteit bedraagt 22.739,30 euro (excl. BTW). 

 

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college neemt kennis van de opdracht ‘2019/HFB/OP/52630’ van de Vlaamse Overheid en van de bijhorende gunningsbeslissing voor het perceel 2 aan de volgende firma’s, volgens de hierna vermeld rangschikking (cascadevolgorde):

  • 1e gerangschikte: Deloitte Consulting & Advisory BV, Gateway Building, Luchthaven Brussel Nationaal 1J, 1930, Zaventem, met ondernemingsnummer 0474 429 572;
  • 2e gerangschikte: Ernst & Young Consulting BV, De Kleetlaan 2, 1831 Diegem, met ondernemingsnummer 0471 938 850.

Artikel 2

Het college keurt goed dat deelopdrachten worden geplaatst, op perceel 2 van de opdracht ‘2019/HFB/OP/52630’ van de Vlaamse Overheid, gelet op de in het bestek van deze opdracht voorziene mogelijkheid voor de stad Antwerpen om er gebruik van te maken.

Artikel 3

Het college keurt goed dat een eerste deelopdracht voor 'opmaak van het werkprogramma en governance audit voor een entiteit' bij Deloitte Consulting & Advisory BV wordt geplaatst voor een bedrag van 38.687,83 euro (incl. BTW).  

Artikel 4

De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon
 

Opmaak werkprogramma en uitvoeren van organisatie-audits

Deloitte Consulting & Advisory BV,

Luchthaven Brussel Nationaal 1/J, 1930 Zaventem
BE0474 429 572
Rekeningnummer BE 38 4377 5059 9172

38.687,83 EUR, btw inbegrepen 

budgetplaats: 5240000000
budgetpositie: 613
functiegebied: 2SBS010501A00000
subsidie: SUB_NR
fonds: INTERN
begrotingsprogramma: 2SA080114
budgetperiode: 2300
 4005549111

Bijlagen

  • 52630_bestek audit.pdf
  • Gunningsbeslissing.pdf