2023_CBS_01397 - Autonoom Gemeentebedrijf Digipolis - Algemene werkings- en investeringskosten 2023 - Goedkeuring

Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) besliste het college om  de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren met het oog op het voeren van regie en een kwaliteitsvolle monitoring.

Op  29 juni 2020 (jaarnummer 361) keurde de gemeenteraad de oprichting van het autonoom gemeentebedrijf  Digipolis Antwerpen goed.

Op 23 november 2020 (jaarnummer 00665) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2025 goed.

Op 28 november 2022 (jaarnummer 00665) keurde de gemeenteraad de 6e aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 goed.

Op fiscaal vlak is het autonoom gemeentebedrijf Digipolis gestructureerd als zelfstandige groepering van personen ("kostendelende vereniging") zoals voorzien in artikel 44, §2bis van het Btw-wetboek. Op 20 oktober 2020 leverde de Dienst Voorafgaande Beslissingen een ruling af waarin bevestigd werd dat Digipolis, onder bepaalde voorwaarden, de btw-vrijstelling voor kostendelende verenigingen kan toepassen.

Digipolis zal haar leden factureren voor de geleverde goederen en diensten en voor hun aandeel in de gezamenlijke kosten. 

In de 6de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 (2020_GR_00665) werden voor 2023 algemene werkingskosten en algemene investeringskosten opgenomen voor het stabiel en performant houden van de IT-infrastructuur:

Er werden eveneens specifieke IT-investeringsbudgetten voorzien voor projecten. Deze zullen in afzonderlijke besluiten ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.

Artikel 30, §1 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 in verband met het in-house-toezicht.

Artikel 56, §3, 4° Decreet over het Lokaal Bestuur stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De algemene werkingskosten (contracten, Digipolis eigen kosten en personeel) en de investeringskosten personeel worden uitbetaald op basis van facturen. Hiertoe zal een gedetailleerde rapportering worden opgezet. Digipolis zal per lid een gedetailleerde cashplanning uitwerken.

Voor het eerste kwartaal 2023 zullen de leden  maandelijks een voorschot uitbetalen. Op het einde van het kwartaal zal Digipolis alle gemaakte kosten verantwoorden op basis van de geboekte leveranciersfacturen.

Als blijkt dat het bedrag van de betaalde voorschotten, het bedrag van de gemaakte kosten overstijgt, dan zal Digipolis een creditnota opmaken voor het verschil. Deze zal in mindering gebracht worden van het volgende voorschot.

Als blijkt dat het bedrag van de betaalde voorschotten onvoldoende is om het bedrag van de gemaakte kosten te betalen, dan zal Digipolis een bijkomende factuur opmaken voor het verschil. Deze factuur zal op 30 dagen betaald worden.

Vanaf het 2e kwartaal zal Digipolis Antwerpen haar nieuwe financiële software volledig in gebruik nemen. Op dat moment  zal de maandelijkse facturatie gebeuren op basis van geboekte leveranciersfacturen en komt bovenstaande voorschot regeling te vervallen.

In de mate dat AG Digipolis Antwerpen aan de stad btw aanrekent voor diensten, is deze btw voor de stad aftrekbaar. In dat geval ligt het thesauriebedrag van de uitgave hoger dan het bedrag dat uiteindelijk budgettair zal worden verwerkt.