Samenstelling
Aanwezig
Bart De Wever, burgemeester;
Koen Kennis, schepen;
Jinnih Beels, schepen;
Annick De Ridder, schepen;
Nabilla Ait Daoud, schepen;
Karim Bachar, schepen;
Peter Wouters, schepen;
Elisabeth van Doesburg, schepen;
Erica Caluwaerts, schepen;
Tom Meeuws, schepen;
Sven Cauwelier, algemeen directeur
Secretaris
Sven Cauwelier, algemeen directeur
Voorzitter
Bart De Wever, burgemeester
2023_CBS_03043 - Politiezone Antwerpen - Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking PZA/2022/452. Aanstellen evenementenbureau voor het organiseren van een congres. Sluitingsbrief. Ondertekening. Gunning - Goedkeuring
Motivering
Aanleiding en context
Het college van burgemeester en schepenen keurde op 3 februari 2023 goed dat Politiezone Antwerpen een overheidsopdracht voor het aanstellen van een evenementenbureau voor het organiseren van het derde SHIELD-congres voor de afdeling INTEL zou uitschrijven (jaarnummer 525).
Hiervoor werd een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking uitgeschreven met referentie PZA/2022/452.
Juridische grond
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Regelgeving: bevoegdheid
Op grond van artikel 236 van de Nieuwe Gemeentewet stelt het college de gunningsprocedure in en gunt zij de opdracht.
Argumentatie
Volgende firma's werden aangeschreven om een offerte in te dienen:
| Firma | Adres |
| Beoplus bvba | Rotterdamstraat 73, 2060 Antwerpen |
| JADA events bvba | Scheldestraat 57, 2000 Antwerpen |
| The Oval Office bv | Mechelsesteenweg 271, b10.1, 2018 Antwerpen |
Volgende firma's dienden een offerte in:
| Firma | Adres |
| Beoplus bvba | Rotterdamstraat 73, 2060 Antwerpen |
| JADA events bvba | Scheldestraat 57, 2000 Antwerpen |
Er werd met beide inschrijvers onderhandeld en op 17 april 2023 hebben deze twee firma's een finale offerte ingediend.
Volgens gemotiveerd gunningsverslag werden volgende punten toegekend:
| Firma | Prijs/35 | Plan van aanpak/15 | Communicatieplan/15 | Uitwerking evenement/35 | Totaal/100 |
| Beoplus bvba | 23,17 | 12,75 | 12,75 | 29,75 | 78,42 |
| JADA events bvba | 35,00 | 12,75 | 12,75 | 29,75 | 90,25 |
De firma JADA events bvba diende de meest gunstige offerte in die na nazicht regelmatig werd bevonden. Het aanstellen van een evenementenbureau om het derde SHIELD-congres te organiseren, wordt gegund aan de firma JADA events bvba, Scheldestraat 57 te 2000 Antwerpen, ondernemingsnummer 0811.746.280 tegen een totaalbedrag van 16.106,99 EUR (inclusief 21% btw).
Algemene financiële opmerkingen
De totale uitgave bedraagt 16.106,99 EUR (inclusief 21% btw) en kan verrekend worden op de gewone politiebegroting. Op budgetpositie 33000_12316 is voor het dienstjaar 2023 voldoende krediet beschikbaar.
Besluit
Het college van burgemeester en schepenen beslist:
Artikel 1
Het college keurt goed dat de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking met referentie PZA/2022/452 voor het aanstellen van een evenementenbureau voor het organiseren van het derde SHIELD-congres voor de afdeling INTEL van Politiezone Antwerpen wordt gegund aan de firma JADA events bvba, Scheldestraat 57, 2000 Antwerpen, ondernemingsnummer 0811.746.280.
Artikel 2
De bijzondere rekenplichtige van de politiezone Antwerpen regelt de financiële aspecten als volgt:
Omschrijving
| Bedrag
| Boekingsadres
| Bestelbon |
Organisatie derde Shield-congres 2023 JADA events bvba, Scheldestraat 57, 2000 Antwerpen, ondernemingsnummer 0811.746.280
| 16.106,99 EUR (21% btw)
| budgetplaats: 60010
budgetpositie: 33000_12316
functiegebied: TDLP1SVG080101
subsidie: SUB_NR
fonds: LPA
begrotingsprogramma: NR
budgetperiode: 2300
| 4006063591 |